Нужны ли бизнес процессы? Зачем нужны бизнес процессы? Бизнес процессы в компании, для чего это нужно? Часто звучат подобные вопросы. Дело не в том, нужны они или нет. Они в компании и так протекают (присутствуют) с момента ее основания. Важнее ответить на вопрос «зачем?». А все очень просто:

1. Для того, чтобы руководители стали управлять более эффективно (проще, дешевле, быстрее).
2. Для того, чтобы снизить затраты.
3. Для того, чтобы улучшить взаимодействие между сотрудниками и подразделениями.
4. Для того, чтобы ваша компания стала реально клиентоориентированной, а не только на словах или в виде деклараций на сайте или в PR-статьях.
5. Для того, чтобы компания стала более гибкой, соответственно, быстро реагирующей на изменения, происходящие на рынке.
6. Для того, чтобы опередить своих конкурентов.

Продолжать можно долго, отвечая на вопрос: «Зачем?». Если вашей компании не важны перечисленные аргументы, то внедрение процессного подхода на данный момент преждевременно. Разработка бизнес процессов, организации требуют осмысленного решения, участия и твердости по достижению намеченной цели со стороны руководства компании.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ МОДЕЛИРОВАНИЕ

Моделирование и оптимизация имеют смысл только тогда, когда руководство компании понимает выгоды от внедрения и не питает иллюзий, что делается все это по принципу «сегодня на вчера» и бесплатно. Даже если , оптимизация процессов и внедрение бизнес процессов осуществляется силами персонала компании, то время на это также тратится, и зарплата платится. Т.е. уже не бесплатно. Дешевле ли, большой вопрос. Можно с уверенностью сказать, что ошибок и граблей будет значительно больше. Консалтинг бизнес процессов позволит минимизировать стандартные ошибки.

Также следует понимать, что существуют разные . Т.е. принято говорить о нотациях (стандартах отображения). Например, межфункциональная блок-схема бизнес процесса – самый, пожалуй, часто используемый вариант. Но вряд ли самый эффективный. Стандарт eEPC описания бизнес процессов более целесообразный. Хотя и он не лишен определенных недостатков. BPMN – в наше время это круто и модно, но о многом Вам случайно забывают рассказать. Искать идеальный/правильный/лучший стандарт описания бизнес процессов – идея заведомо утопическая. Выбрать оптимальный для компании стандарт описания бизнес-процессов – задачка не самая тривиальная. Также бессмысленно искать 12 ключевых бизнес-процессов. Или 13, 14, 15 и т.д. не терпит шаблонных решений. Типовые бизнес-процессы могут сыграть злую шутку с любителями всего «типового», летающими в иллюзиях, что тем самым они сэкономят кучу времени и денег. Скорее всего, будет с точностью до наоборот.

Оптимизация при процессном подходе – это не набор типовых решений. Это каждый раз индивидуальный поиск приемлемого решения (на текущий момент времени), используя принципы и методы оптимизации. Универсальную формулу "счастья" искать бессмысленно, ее просто нет.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ОБУЧЕНИЕ

С чего лучше начать? Не редки случаи, когда в компании начинают какую-то практическую работу, связанную с бизнес-процессами, а потом, сделав кучу ошибок, приходят к осознанию, что сначала стоило бы разобраться в данной теме и приходят на обучение. Поэтому, бизнес процессы – . Оптимизация бизнес процессов – . Этапы оптимизации бизнес процессов – . Моделирование бизнес процессов – практикум (коучинг). Лучше сначала понять, какие выгоды предоставит процессный подход вашей компании и как его внедрить, пройдя корректно основные этапы – только потом начать действовать. В противном случае, телега окажется впереди лошади.

Мы готовы помочь вашей компании стать лучшей!

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ЭТАПЫ

Для того чтобы эффективно конкурировать и занимать лидирующие позиции на своем рынке, необходимо четко знать какие осуществляются бизнес-процессы в компании и научиться их постоянно улучшать. Для этого надо реализовать несколько этапов:

1. Осуществить по принципу «как есть».
2. Выполнить , который предназначен для поиска «узких» мест. Ряд методов и организационных признаков позволяют достаточно оперативно провести анализ бизнес-процессов и определить будущие точки для совершенствования работы.
3. Когда «узкие» места определены, можно приступать к , т.е. спроектировать процессы по принципу «как должно быть». На данном этапе может применяться целый ряд принципов и .
4. Не менее сложный этап работы – это внедрение новых бизнес-процессов и их последующее совершенствование.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ОШИБКИ

Однако, как показывает наша практика, очень многие компании совершают целый ряд грубых ошибок, которые заведомо приводят к упущенному времени, неэффективно потраченным финансовым ресурсам и снижению мотивации. Также есть ошибки, связанные с непониманием причин, сути, преимуществ процессного подхода в целом и необходимости моделирования бизнес-процессов, в частности. Программа нашего семинара «Бизнес-процессы: описание, анализ, оптимизация, внедрение» разработана таким образом, что освещает распространенные ошибки и, в тоже время, представляет собой алгоритм осуществления проекта по переводу компании на рельсы процессно-ориентированного подхода в управлении.

Итак, на нашем семинаре, рассматриваются все ключевые этапы:

• Подготовка к проекту;
• Описание бизнес-процессов компании по принципу «как есть»;
• Анализ бизнес-процессов;
• Методы оптимизации бизнес-процессов по принципу «как должно быть»;
• Внедрение бизнес-процессов;
• Организационные механизмы постоянного совершенствования бизнес-процессов компании.

МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

– это инструмент, который позволяет решать очень многие организационные задачи (от локальных улучшений до масштабов улучшения всей организации) и на сегодняшний момент является самым эффективным подходом в управлении. Достаточно вспомнить названия некоторых компаний-сторонников данного подхода: Toyota, Motorola, General Electric, IBM, Samsung и многие другие… Также следует понять – , это не удел только крупных компаний. Это вопрос выживания компании на рынке в долгосрочной перспективе. И если в вашей компании от 30-50 сотрудников, самое время начать осваивать процессное управление.

Программа для руководителей высокотехнологичных компаний и собственников бизнеса, бизнес-аналитиков, специалистов в области качества и бизнес-анализа, руководителей стартапов, а также слушателей, изучающих бизнес-дисциплины.

Программа дает:

• Оптимальную по объему теорию и практику
• Реально действующие инструменты для развития бизнеса
• Возможность сделать собственный проект по разработке эффективной системы бизнес-процессов в соответствии со стратегией развития бизнеса, выполняемый под руководством опытного преподавателя
• Информацию о новых IT-продуктах для бизнес-моделирования
• Возможность обучения в комфортном режиме: дистанционный формат, без отрыва от основной деятельности
• Удостоверение установленного образца по итогам

Цель:

Расширить и систематизировать знания методологии бизнес-инжиниринга, получить знания моделирования и оптимизации бизнес-процессов, создания взаимосвязанных регламентов, системных и электронных моделей деятельности организаций. Получение компетенции, необходимой для профессиональной деятельности руководителя структурного подразделения.

Основные темы и план:

Модуль 1. Бизнес-архитектура современной компании

• Эволюция описаний бизнес-архитектуры
• Пошаговое расширение модели деятельности в стандартах ISO
• Модели корпоративной архитектуры и ее частные проекции
• Логика построения бизнес-архитектуры
• Сценарий пошагового расширения корпоративной и бизнес-модели «от стратегии»
• Сценарий пошагового расширения корпоративной и бизнес-модели «от структуры»
• Разработка корпоративной архитектуры «как надо»
• Компоненты электронных моделей и регламентов компаний
• Алгоритм построения системы управления изменениями
• Общая схема начального структурирования компании

Модуль 2. Инструменты процессного подхода

• Текстовый, табличный и графический способы описания бизнес-процесса
• Глубина описания бизнес-процессов
• Программа действий построения сети процессов в организациях
• Формирование модели бизнес-процесса в нотации IDEF0
• Пример описания процесса в нотации IDEF0
• Пример ветвления и слияния стрелок
• «Миграция» и «туннелирование» стрелок, принципы декомпозиции
• Оформление схемы модели. Нумерация объектов
• Взаимодействие на уровне владельцев процессов
• Диаграмма процессов Basic Flow Сhart
• Кросс-функциональная диаграмма (Cross-functional Flow Сhart)
• Горизонтальное и вертикальное взаимодействие
• Описание модели процессов рабочих мест
• Нотация моделирования eEPC. Пример диаграммы. Основные объекты
• Нотация моделирования DFD. Пример диаграммы. Основные объекты
• Нотация моделирования IDEF3. Пример диаграммы. Основные объекты
• Нотация моделирования BPMN. Пример диаграммы. Основные объекты
• Нотация моделирования язык моделирования Тупкало (ЯМТ). Пример диаграммы. Основные объекты

Модуль 3. Использование информационных технологий для регламентации бизнес-процессов

• Проблема создания комплексной регламентирующей документации
• Задачи документирования деятельности
• Система взаимосвязанных информационных моделей организации
• Программное обеспечение для моделирования бизнес-архитектуры организации
• Структура моделей методологии ARIS, диаграммы процессов ARIS и BPWin
• ОргМастер «Профи», матричное моделирование
• Business Studio Общая архитектура и пользовательский интерфейс. Средства описания бизнес-архитектуры компании
• Средства формализации стратегии компании. Средства генерации отчетов
• Публикация бизнес-архитектуры организации в web

После прохождения семинара вы получите ответы на следующие вопросы:

• Какие методы использовать для описания процессов (как вовлекать «владельцев» и исполнителей процессов, проводить интервью);
• Как правильно и быстро описать бизнес-процессы, определить исполнителей;
• В чем суть методологии оптимизации бизнес-процессов,
• Каковы особенности применения специализированных программных продуктов для описания, анализа и совершенствования бизнес-процессов;
• Как установить показатели результативности и эффективности бизнес-процессов;
• Как на основе модели бизнес-процессов получить готовые документы: регламенты процессов, подпроцессов, процедур, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, описание документооборота, отчеты по целям и показателям;
• Как разместить полученные диаграммы и регламенты в корпоративной сети для использования сотрудниками компании;
• Как обновлять информацию при внесении изменений в бизнес-модель;
• Какие особенности документирования бизнес-процессов при внедрении СМК;
• Как масштабировать деятельность по описанию бизнес-процессов на другие структурные подразделения компании (филиалы).

В результате освоения программы слушатель будет

Знать:

• методические основы моделирования бизнес-процессов;
• сущности бизнес-инжиниринга;
• методологию и инструменты проектирования, анализа и оптимизации бизнес-процессов организации;
• сущность, специфику и условия эффективного применения информационных технологий бизнес-инжиниринга;
• различия в применении программных продуктов функционального, процессного, матричного и визуального моделирования;
• различные подходы моделирования бизнес-процессов, их сильных и слабых сторон, условий эффективного применения;
• принципы построения сети бизнес-процессов, приведения ее в соответствие со стратегией, и оптимизации организационной структуры;
• принципы формирования регламентирующей документации организации.

Уметь:

• отбирать подходящие методы моделирования бизнес-процессов и применять их эффективно;
• определять необходимые специальные программные продукты;
• формулировать требования к программному продукту моделирования бизнес-процессов организации.

Иметь навыки:

• построения модели бизнес-процессов верхнего уровня;
• построения модели распределения ответственности;
• формирования классификатора функций организации;
• подготовки регламентов бизнес-процессов и процедур;
• проектирования бизнес-процессов организации в нотациях IDEF0, Process Flow Chart, Cross-functional Flow Сhart.

Документ об окончании:

Удостоверение о повышении квалификации установленного образца от АНО «еНано»

Требования к компьютерному оборудованию и каналам связи

Требования к среде

• Операционная система windows vista/7/8; mac os 10.5+
• Экран с диагональю не менее 15”;
• Процессор pentium 1 гГц или выше;
• Оперативная память 512 мб или выше;
• Свободное дисковое пространство 200 мб;
• Минимальное разрешение дисплея по горизонтали 1024 точек;
• Минимальное разрешение по вертикали 768 точек;
• Глубина цвета дисплея 16 бит (65536 цветов) или выше;
• Звуковая карта 16 бит, совместимая с ос (для аудио сопровождения);
• Браузер Google Chrome версия 26 и выше; IE 8.0 и выше; Safari (Mac) версия 6.0 и выше.

Основные требования

• Компонент Adobe Flash Player, версия не ниже 9 (установить с сайта Adobe).
• Колонки, наушники или встроенный динамик - для звукового сопровождения курса.

Управление проектами - от устава до отчетов

• Виды проектов. Особенности проектной формы управления
• Критерии успеха проектов. Инициация проекта
• Практикум : Создание Устава проекта
• Управление содержанием проекта. Связь результатов и работ в проекте
• Практикум : Разработка Иерархической структуры работ
• Управление сроками проекта. Метод критического пути, PERT
• Практикум : Разработка сетевого/календарного графика
• Управление рисками проекта
• Контроль: Отчетность и совещания по проекту

Описание, регламентация и оптимизация бизнес-процессов

• Формы управления деятельностью, место процессного подхода
• Понятие клиента и сети процессов. Основные, вспомогательные и управленческие процессыПрактикум : Построение процессного ландшафта
• Инструменты описания процессов: от табличного формата к картам процессовПрактикум : Описание процесса по одному из форматов
• Регламентация процессов и документарное обеспечениеПрактикум : Разработка содержания типового регламента процесса
• Владелец процесса и ключевые показатели эффективности (KPI)Практикум : Разработка KPI процесса

Проекты по автоматизации бизнес-процессов(16:30-19:30)

• Особенности проектов автоматизации бизнес-процессов
• Структура проекта автоматизации
• Команда проекта
• Внедрение и развитие системы
• Типовые ошибки и риски проекта автоматизации

Бизнес-процессы: диагностика и настройка

• Введение в процессный подход, соответствующий стандарту ISO 9001
• Процессы, ориентированные на потребителя (COP - customer oriented process)
• Практика: Идентификация процессов, ориентированных на потребителя (COP - customer oriented process). Диаграмма «Осьминог»
• Процессы системы менеджмента качества
• Результативность процесса
• Практика: Измерение результативности процесса с точки зрения качества
• Практика: Диаграмма «Черепаха»
• Риск-ориентированное мышление в процессном подходе (ISO 9001, п. 6.1)
• Функции отдельных операций, их отказы и последствия
• Практика: Операция → Функция операции → Отказ операции → Последствия
• Причины отказа отдельных операций процесса
• Практика: Определение причин отказа отдельных операций процесса
• Практика: Определение приоритетного числа риска для причин отказа отдельных операций процесса
• Практика: Разработка мероприятий по изменению операций процесса для снижения приоритетного числа риска причин отказов
• Приложение Рождественская история о рисках процесса, изготавливающего табуретки

Практика внедрения процессного подхода и международных стандартов

• Практика: Анализ основной терминологии ISO 9000 в области корректирующих действий
• Операционная стратегия «Решение проблем процесса». ЦИКЛ ДЕМИНГА PDCA и цикл компании форд «8D»
• Практика: Разработка корректирующих действий (цикл PDCA)
• Практика: Анализ поля сил (факторов) движущих и сдерживающих реализацию процесса решения проблем
• Практика: Выбор операционной стратегии процесса
• Последовательность внедрения системы менеджмента качества, отвечающей требованиям ISO 9001:2015
• Приложение 1 Измерение результативности процессов
• Приложение 2 Документирование процессов. Краткий обзор методов стандартизации (регламентации) процессов

Реинжиниринг или начни с чистого листа(16:30-19:30)

• Реинжиниринг как радикальная форма развития процессов
• Понятие идеальной системы, как цели развития процессов
• Системно-функциональный подход для проектирования процесса
• Определение клиента и главной функции (цели) процесса
• Проектирование обязательных подсистем эффективного процесса: процесс, обеспечение, управление
• Внедрение разработанного решения в практику, преодоление сопротивления радикальным изменениям

Нужны ли бизнес процессы? Зачем нужны бизнес процессы? Бизнес процессы в компании, для чего это нужно? Часто звучат подобные вопросы. Дело не в том, нужны они или нет. Они в компании и так протекают (присутствуют) с момента ее основания. Важнее ответить на вопрос «зачем?». А все очень просто:

1. Для того, чтобы руководители стали управлять более эффективно (проще, дешевле, быстрее).
2. Для того, чтобы снизить затраты.
3. Для того, чтобы улучшить взаимодействие между сотрудниками и подразделениями.
4. Для того, чтобы ваша компания стала реально клиентоориентированной, а не только на словах или в виде деклараций на сайте или в PR-статьях.
5. Для того, чтобы компания стала более гибкой, соответственно, быстро реагирующей на изменения, происходящие на рынке.
6. Для того, чтобы опередить своих конкурентов.

Продолжать можно долго, отвечая на вопрос: «Зачем?». Если вашей компании не важны перечисленные аргументы, то внедрение процессного подхода на данный момент преждевременно. Разработка бизнес процессов, организации требуют осмысленного решения, участия и твердости по достижению намеченной цели со стороны руководства компании.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ МОДЕЛИРОВАНИЕ

Моделирование и оптимизация имеют смысл только тогда, когда руководство компании понимает выгоды от внедрения и не питает иллюзий, что делается все это по принципу «сегодня на вчера» и бесплатно. Даже если , оптимизация процессов и внедрение бизнес процессов осуществляется силами персонала компании, то время на это также тратится, и зарплата платится. Т.е. уже не бесплатно. Дешевле ли, большой вопрос. Можно с уверенностью сказать, что ошибок и граблей будет значительно больше. Консалтинг бизнес процессов позволит минимизировать стандартные ошибки.

Также следует понимать, что существуют разные . Т.е. принято говорить о нотациях (стандартах отображения). Например, межфункциональная блок-схема бизнес процесса – самый, пожалуй, часто используемый вариант. Но вряд ли самый эффективный. Стандарт eEPC описания бизнес процессов более целесообразный. Хотя и он не лишен определенных недостатков. BPMN – в наше время это круто и модно, но о многом Вам случайно забывают рассказать. Искать идеальный/правильный/лучший стандарт описания бизнес процессов – идея заведомо утопическая. Выбрать оптимальный для компании стандарт описания бизнес-процессов – задачка не самая тривиальная. Также бессмысленно искать 12 ключевых бизнес-процессов. Или 13, 14, 15 и т.д. не терпит шаблонных решений. Типовые бизнес-процессы могут сыграть злую шутку с любителями всего «типового», летающими в иллюзиях, что тем самым они сэкономят кучу времени и денег. Скорее всего, будет с точностью до наоборот.

Оптимизация при процессном подходе – это не набор типовых решений. Это каждый раз индивидуальный поиск приемлемого решения (на текущий момент времени), используя принципы и методы оптимизации. Универсальную формулу "счастья" искать бессмысленно, ее просто нет.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ОБУЧЕНИЕ

С чего лучше начать? Не редки случаи, когда в компании начинают какую-то практическую работу, связанную с бизнес-процессами, а потом, сделав кучу ошибок, приходят к осознанию, что сначала стоило бы разобраться в данной теме и приходят на обучение. Поэтому, бизнес процессы – . Оптимизация бизнес процессов – . Этапы оптимизации бизнес процессов – . Моделирование бизнес процессов – практикум (коучинг). Лучше сначала понять, какие выгоды предоставит процессный подход вашей компании и как его внедрить, пройдя корректно основные этапы – только потом начать действовать. В противном случае, телега окажется впереди лошади.

Мы готовы помочь вашей компании стать лучшей!

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ЭТАПЫ

Для того чтобы эффективно конкурировать и занимать лидирующие позиции на своем рынке, необходимо четко знать какие осуществляются бизнес-процессы в компании и научиться их постоянно улучшать. Для этого надо реализовать несколько этапов:

1. Осуществить по принципу «как есть».
2. Выполнить , который предназначен для поиска «узких» мест. Ряд методов и организационных признаков позволяют достаточно оперативно провести анализ бизнес-процессов и определить будущие точки для совершенствования работы.
3. Когда «узкие» места определены, можно приступать к , т.е. спроектировать процессы по принципу «как должно быть». На данном этапе может применяться целый ряд принципов и .
4. Не менее сложный этап работы – это внедрение новых бизнес-процессов и их последующее совершенствование.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ОШИБКИ

Однако, как показывает наша практика, очень многие компании совершают целый ряд грубых ошибок, которые заведомо приводят к упущенному времени, неэффективно потраченным финансовым ресурсам и снижению мотивации. Также есть ошибки, связанные с непониманием причин, сути, преимуществ процессного подхода в целом и необходимости моделирования бизнес-процессов, в частности. Программа нашего семинара «Бизнес-процессы: описание, анализ, оптимизация, внедрение» разработана таким образом, что освещает распространенные ошибки и, в тоже время, представляет собой алгоритм осуществления проекта по переводу компании на рельсы процессно-ориентированного подхода в управлении.

Итак, на нашем семинаре, рассматриваются все ключевые этапы:

• Подготовка к проекту;
• Описание бизнес-процессов компании по принципу «как есть»;
• Анализ бизнес-процессов;
• Методы оптимизации бизнес-процессов по принципу «как должно быть»;
• Внедрение бизнес-процессов;
• Организационные механизмы постоянного совершенствования бизнес-процессов компании.

МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

– это инструмент, который позволяет решать очень многие организационные задачи (от локальных улучшений до масштабов улучшения всей организации) и на сегодняшний момент является самым эффективным подходом в управлении. Достаточно вспомнить названия некоторых компаний-сторонников данного подхода: Toyota, Motorola, General Electric, IBM, Samsung и многие другие… Также следует понять – , это не удел только крупных компаний. Это вопрос выживания компании на рынке в долгосрочной перспективе. И если в вашей компании от 30-50 сотрудников, самое время начать осваивать процессное управление.

Во многом успех любой компании зависит от качества выполнения работы каждым сотрудником предприятия. Чем больше компания, тем сложнее руководителю контролировать работу предприятия, и тем чаще он сталкивается с недостаточной производительностью на рабочих местах. Система оптимизации бизнес-процессов может вдохнуть в работу компании новые силы, снизить нагрузку на сотрудников и, как результат, улучшить ключевые показатели. Но следует помнить, что процесс оптимизации на предприятии стоит запускать, только изучив все нюансы и этапы бизнес-процессов.

Многие сотрудники уверены, что «оптимизация» и «сокращение» на предприятии – это одно и то же. Именно из этого убеждения рождается страх перед специалистами, изучающими текущее положение дел в организации. На самом деле, оптимизация бизнес процессов – это усовершенствование действий, направленных на достижение целей компании, путем выбора лучшего пути выполнения. Лучшим считается вариант, максимально удовлетворяющий требованиям цели оптимизации, которая может быть сформулирована следующим образом:

• Сокращение затрачиваемого времени на выполнение операции;
• Снижение себестоимости изделия или услуги;
• Повышение качества конечных товаров и удовлетворенности клиентов;
• Достижение прозрачности бизнес-процессов компании, распределения ресурсов или усиления контроля ее деятельности;
• Высвобождение ресурсов для развития компании;
• Совершенствование управляемости и планирования.

Определение цели оптимизации бизнес-процессов зависит от стратегии компании и ее позиционирования на рынке товаров или услуг. Например, продуктовые супермаркеты эконом сегмента делают ставку на демпинг цены (акции, скидки, товары невысокой ценовой категории), а элитарные магазины – на свежесть, качество и эксклюзив.

Оптимизация бизнес-процессов организации требует участия всех сотрудников, сосредоточения их сил и внимания, поэтому регулярно проводить ее дорого и хлопотно. Но важно не пропустить момент, когда проведение оптимизации позволит вывести деятельность организации на новый уровень эффективности. Существуют определенные признаки-симптомы, говорящие о том, что в компании назрели изменения в устоявшихся процессах:

1. На принятие решений тратиться слишком много времени, а их выполнение затягивается;
2. Отсутствует контроль ключевых операций;
3. Работы выполняются на недостаточном уровне качества;
4. Отсутствие четкого разграничения сфер ответственности на разных уровнях;
5. Связь между подразделениями регулярно дает сбои, что выливается в неверное истолкование или неисполнение части работ;
6. Количество подразделений и сотрудников выросло, но прирост результатов работы отсутствует.

При первых появлениях такой симптоматики стоит хотя бы начать задумываться о том, чтобы провести аудит и последующую оптимизацию бизнес-процессов. Также поводом могут служить существенные изменения в структуре организации или внедрение современной информационной системы. Последнее позволит также провести автоматизацию определенных работ, высвободив рабочую силу (которая ранее принимала участие в рутинных процессах и ручных операциях) для роста производства или освоения новых сфер.

Но существуют и ситуации, когда оптимизация, с большой вероятностью, не принесет ожидаемой пользы. В первую очередь, речь идет о небольших компаниях, где выводы об эффективности работы можно сделать без дорогостоящих длительных работ. В противоположных ситуациях, когда численность сотрудников превышает определенный уровень (в разных источниках приводится точка отсчета от ста до двухсот человек), имеет смысл исследовать и оптимизировать отдельные сферы деятельности.

Необходимо начать с назначения руководителя проекта, от которого на 90% будет зависеть успех оптимизации. Человек, стоящий во главе такой масштабной работы, должен обладать не только соответствующим статусом и ресурсами, но и подходящим характером. Чаще всего в этой роли выступает генеральный директор в небольших компаниях или его заместители по направлениям на крупных предприятиях. Если такие полномочия передаются начальникам отделов, зачастую случаются проблемы с коммуникацией и бюрократией.

Большое значение имеет и состав рабочей группы, занимающейся оптимизацией бизнес-процессов. Наиболее эффективны ситуации, когда над проектом работают и специалисты компании, и внешние консультанты. Чаще всего своим сотрудникам доверяют изучение и совершенствование существующих бизнес процессов, а сторонним специалистам, у которых уже есть готовые методы оптимизации бизнес-процессов – обучение технологиям оптимизации.

Стоит отнестись с большой ответственностью к выбору сторонней организации: обращайте внимание на опыт и положительные отзывы предыдущих клиентов, не соглашайтесь на специальные предложения с низкими ценами, узнайте как можно больше о потенциальном партнере, ведь речь идет о стратегической бизнес-информации, которая может попасть «не в те руки».

Кроме непосредственно аудита и оптимизации бизнес-процессов, консалтинговая организация может помочь существенно повысить профессиональный уровень сотрудников. Несмотря на то, что в интернете много хороших источников информации, богатый опыт специалистов спасет вашу компанию от грубых ошибок самоучек. Самообразование – это замечательно и необходимо, но взаимодействие с профессионалами позволит получить новый опыт в несколько раз быстрее. Обучив сотрудников, вы сможете экономить на будущих подобных работах, задействуя собственных специалистов, изучивших все основные способы оптимизации.

В процессе оптимизации специалисты используют различные инструменты:

• Исключение. Необходимо ликвидировать помехи, излишние траты, необязательные итерации, сократить транспортные пути, если это возможно;
• Изменение. Внедрение новых алгоритмов и объемов работы, совершенствование технологий, используемых на предприятии;
• Упрощение. Уменьшение сложности оформления заказов и организаций работ;
• Ускорение. Автоматизация механических этапов работы, использование современных технологий;
• Стандартизация. Изучение и применение лучших мировых стандартов работы;
• Обеспечение взаимодействия. Улучшение связи между подразделениями, внедрение единой информационной системы на предприятии;
• Добавление. Включение в новые бизнес-процессы необходимых узлов.

Вышеперечисленные инструменты помогут не только усовершенствовать бизнес-процессы компании, но и разграничить сферы ответственности каждого подразделения. Это необходимо знать, так как отсутствие четкого понимания этих границ – первый шаг к снижению эффективности компании. После подготовки персонала к проекту оптимизации, можно начинать первые шаги.

Перед тем как начинать продумывать оптимальные варианты бизнес-процессов, необходимо понять, что привело к недостаточной эффективности. Для этого в большинстве методологий оптимизации используются мероприятия по исследованию существующих процессов в организации. Если отказаться от этого этапа, говорить про полноценную оптимизацию будет нельзя, поскольку сотрудникам придется не просто менять привычный алгоритм действий, оставляя что-то полезное, а просто работать с совершенно новым, хотя и более эффективным, что более походит на революцию, чем на оптимизацию.

Тщательное изучение существующих бизнес-процессов на предприятии поможет и в классификации процессов под оптимизацию. Ведь в любой организации есть ключевые процессы, а есть вспомогательные. Квалифицированные специалисты перед началом проекта распределяют все процессы на три группы:

1. Основные. Необходимы для удовлетворения клиентов и получения прибыли;
2. Вспомогательные. Существуют для стабильной работы предприятия, но не представляют большой ценности для клиентов;
3. Управленческие. Позволяют эффективно управлять, устанавливать цели и задачи, осуществляют контроль исполнения приказов.

При изучении и классификации существующих бизнес-процессов важно, чтобы сотрудники компании были настроены на сотрудничество. Как уже отмечалось, отношение персонала предприятия напрямую влияет на эффективность оптимизации, поэтому стоит заранее заручиться поддержкой сотрудников. Следует им объяснить, что после изменений их работа станет проще, а некоторые рабочие обязанности с них снимут.

После того как прошло изучение существующих процессов в компании, последуют анализ и оптимизация. Если составить краткое пошаговое руководство этих процессов, то оно будет включать пять основных шагов:

1. Подсчет ключевых показателей эффективности. Чаще всего в этой роли выступают деньги и время, затраченные на выпуск продукции или оказание услуг. Кроме этого, важно обращать внимание на отзывы сотрудников. Если их будут устраивать эти условия, процесс пойдет эффективнее;
2. Выявление избыточных узлов. В эту категорию обычно относят промежуточные действия, без которых вполне можно обойтись или автоматизировать их. Например, получение информации об остатках на складе, перепись инвентарных номеров в дополнительный перечень кладовщиком или получение дополнительной личной подписи руководителя;
3. Моделирование идеального бизнес-процесса. В нем должны быть учтены потребности предприятия и сотрудника, имеющееся оборудование и конечная цель оптимизации;
4. Внедрение обновленного алгоритма. Важно разъяснить сотрудникам отличия и обучить их. Необходимо, чтобы персонал понимал пользу, которую получит работник и предприятие от изменений;
5. Анализ и фиксация результата. После наблюдения за работой сотрудников по новому алгоритму и отслеживания и анализа показателей можно сделать выводы об эффективности оптимизации.

Масштабы и скорость оптимизации зависят от множества факторов – ресурсов компании, лояльности сотрудников, сплоченности руководства, правильно выбранной стратегии и цели. Главное – постараться не допустить серьезных ошибок, которые могут перечеркнуть весь труд.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Если были допущены грубые ошибки, то никакие системы оптимизации не помогут повысить эффективность сотрудников. Опыт подобных проектов выявил типичные ошибки при оптимизации:

1. Импульсивные решения. Каждое изменение в процессах, протекающих в организации, должно быть основано на изучении и анализе текущей ситуации. Важно бороться с причинами, а не устранять следствия;
2. Работа некомпетентных специалистов. Для максимально эффекта на проекте важно использовать современные технологии и учитывать опыт других компаний. Если за разработку плана оптимизации отвечают люди, путающиеся в понятиях и не использующие лучшие инструменты, то опыт проекта в подавляющем большинстве случаев оказывается отрицательным. В лучшем случае, это займет много времени и ресурсов компании;
3. Предыдущая ошибка часто порождает еще одну – неверный выбор инструментария для оптимизации. Притом что рынок специализированного ПО достаточно широк, и стоимость программ может серьезно варьироваться, важно помнить, для чего приобретается ПО, какой функционал оно должно иметь, как его можно развивать и поддерживать;
4. Начало работ без детального исследования работы компании. Желание руководителей сэкономить очень часто приводит к этому. Полноценной оптимизации без изучения бизнес-процессов не провести;
5. Желание руководителей не управлять, а принимать участие в оптимизации. Без знания технологий крайне сложно вычислить элементы, без которых не пострадает работа предприятия. Руководители должны досконально понимать, что происходит, но не упрямо настаивать на своем видение ситуации. Непосредственное их участие необходимо, когда начнется оптимизация управления бизнес-процессами предприятия;
6. Неверная постановка цели или ее трактовка. Важно в каждый момент оптимизации помнить, для чего выполняется конкретная работа и каков будет эффект от изменений. Также важно, чтобы все изменения были направлены на достижение выбранной цели оптимизации. К примеру, если у компании недостаточно доходов от продаж, то целесообразнее разбираться с процессом реализации товаров, чем с бухгалтерией;
7. Неверное распределение сил рабочей группы. Важно понимать приоритет каждой операции и в первую очередь распределять сотрудников на важные участки.

Соблюдая основные принципы оптимизации бизнес-процессов и не допуская серьезных ошибок, можно добиться очень хорошего результата даже своими силами. В подобных проектах важно досконально понимать все нюансы изменяемых процессов. Если вы будете руководствоваться этим принципом и правильно «поймаете» момент для начала проекта, то эффективность вашего бизнеса существенно повысится.