Tout le monde ne sait pas comment créer une feuille de temps. Cela signifie que les informations à ce sujet seront pertinentes. Regardons les règles de base qui devraient être suivies en 2017.

Un employé des RH ou un comptable doit remplir une feuille de temps chaque jour.

Si une personne a de l'expérience, un tel processus ne sera pas difficile. Mais il est difficile pour les débutants de savoir où et quoi écrire.

La législation de la Fédération de Russie contient toutes les normes nécessaires qui doivent être respectées lors du remplissage d'un tel document.

Moments de base

Tout d’abord, expliquons ce qu’on entend par feuille de temps et quels formulaires doivent être utilisés.

Ce que c'est

La loi oblige chaque employeur à conserver une trace de qui a travaillé pendant combien de temps. Les horaires d'ouverture de l'entreprise sont pris en compte, qu'il s'agisse d'une personne morale ou d'un entrepreneur individuel.

Goskomstat a développé spécialement à ces fins les formulaires T-12, T-13 - feuilles de temps.

Objet du document

Des feuilles de temps sont exigées pour un salarié du service RH ou comptable pour :

La feuille de temps aide le comptable à confirmer si le salaire ou la rémunération de chaque employé a été correctement accumulé.

Avec son aide, un spécialiste RH contrôle les présences et, si nécessaire, justifie les sanctions qui ont été infligées au salarié.

Un tel document est délivré avec le cahier de travail au salarié en cas de démission. Mais pour cela, une personne doit introduire une demande correspondante (article 84.1 du Code général des impôts).

Le formulaire du bulletin approuvé au niveau législatif doit être utilisé :

• dans une organisation gouvernementale;
• dans une entreprise unitaire ;
• les entrepreneurs qui exécutent les commandes du gouvernement ;
• certaines sociétés d'État.

Base légale

L'obligation de tenir un registre des heures de travail est établie dans la partie 4 de l'art. 91 du Code du travail de la Russie.

Si une telle exigence n'est pas remplie, l'entreprise devra payer une amende ainsi que déduire les frais de main-d'œuvre. Et l'entreprise se verra refuser la possibilité de rembourser le montant versé en arrêt maladie.

La forme du document lui-même, qui doit être utilisé dans les entreprises, a été approuvée par la résolution n° 1 du Comité national des statistiques du 5 janvier 2004.

Exemple de remplissage d'une feuille de temps de travail

L'entreprise peut utiliser des formulaires standardisés ou développer le formulaire de manière indépendante.

Dans le second cas, vous devrez toujours utiliser les détails de la documentation comptable primaire et les données sur la manière dont les salariés ont utilisé le fonds de temps de travail.

Le plus souvent, la forme unifiée du bulletin est modifiée. Plusieurs graphiques et codes supplémentaires sont ajoutés.

Quelles données sont saisies ?

Dans le document, chaque position est reflétée sur deux lignes. Celui du haut contiendra un symbole sous la forme d'un code, celui du bas contiendra le nombre d'heures travaillées par l'employé.

Si une non-présentation se traduit par des vacances, une maladie ou un voyage d'affaires, seul un code est saisi. La ligne du bas est ignorée.

Chaque type de temps de travail ou de repos a sa propre désignation (alphabétique ou numérique). Les codes de présence/non-apparition sont inscrits sur la page de titre du T-12.

Ils sont également utilisés si le T-13 est rempli. Il est conseillé d'utiliser des codes lettres (ils sont plus faciles à retenir).

Toute note sur les motifs de non-présentation du salarié et sur l’horaire particulier de travail doit être apposée s’il existe une pièce justificative (certificat d’incapacité de travail, arrêté de vacances, etc.).

Par exemple, un salarié ne s’est pas rendu sur son lieu de travail, et vous n’en connaissez pas la raison. Jusqu'à ce que la feuille de temps soit soumise, la colonne de non-présentation reste vide.

Si une personne apporte une pièce justificative, alors un code est placé sur cette base. Si un tel document n'est pas reçu, le code « NN » est inscrit (défaut de comparution pour raison inconnue).

Le bulletin est établi en un seul exemplaire, qui est signé par une personne habilitée, le chef d'unité et un employé du service des ressources humaines.

Le document doit être conservé pendant 5 ans. Si les conditions de travail sont préjudiciables et dangereuses, la période sera de 75 ans. Les documents créés après 2003 sont conservés pendant 50 ans (arrêté n° 558 du 25 août 2010).

Présentons un exemple de remplissage d'une fiche récapitulative du temps de travail. Voyons comment remplir le formulaire T-13 si vous utilisez la méthode continue.

Tout d'abord, indiquez le nom de l'entreprise et la division structurelle :

En haut, ils reflètent le nom de l'entreprise, le nom complet de l'entrepreneur et l'unité structurelle. Il peut s'agir de départements tels que les ventes, le marketing, la production.

Indiquez le numéro d'ordre de la feuille de temps et la date à laquelle elle est établie (généralement le dernier jour du mois, qui est le mois de reporting) :

Le document est établi dans un délai d'un mois (de son début à sa fin). Lors de la réflexion des données sur les employés, une ligne distincte est remplie pour chacun d'eux.

Indiquez un numéro de série attribué à tous les employés et utilisé dans tous les certificats comptables.

Ce numéro restera acquis au citoyen même pendant un certain temps après la rupture du contrat de travail. Écrivez le nom complet et le poste de la personne.

Le tableau indique la fréquentation et le nombre d'heures travaillées. Dans ce cas, il est nécessaire d’utiliser un symbole.

Il est nécessaire d'indiquer le nombre de jours et d'heures au cours de la période de référence.

La cinquième colonne contiendra le nombre de jours et d'heures pendant lesquels l'employé a travaillé pendant la moitié du mois.

La colonne 6 reflète les jours et les heures du mois. Saisissez les données pour calculer les gains comme suit :

Les codes de rubriques déterminent quels transferts auront lieu. Le chiffre utilisé est numérique. Notre exemple reflète les salaires et les indemnités de vacances.

Apprenez-en davantage sur la restructuration des prêts ici.

Les dépenses seront débitées du compte comptable sur le type de paiement indiqué. Ici, le compte est un.

La colonne 9 reflétera le nombre de jours travaillés pour un type de paiement spécifique.

Dans le formulaire de feuille de temps, la cellule du haut contient des données sur les présences et les déplacements professionnels, la cellule du bas contient les jours pendant lesquels la personne était en vacances.

Si tous les employés se voient facturer un type de paiement, son code est inscrit en haut. Les colonnes 7 et 8 sont ignorées et ne saisissent que le nombre de jours et d'heures travaillés dans la colonne 9.

Remplissez les informations concernant la non-présentation. Les codes sont définis pour refléter la raison de l'absence de la personne.

Qui le dirige dans l'organisation

Ce document doit être rempli par un employé autorisé. Si une entreprise compte plusieurs divisions et que le temps de travail est pris en compte pour chacun de ces départements, plusieurs personnes responsables sont alors nommées.

La législation n'indique pas quel poste doit occuper la personne responsable de la tenue de la feuille de temps.

Le gérant peut désigner tout spécialiste de l'entreprise qu'il souhaite. Même les gardiens peuvent être nommés responsables.

Le salarié qui sera chargé d'établir la feuille comptable doit être nommé par arrêté.

Dans le cas contraire, la direction n'a pas le droit d'exiger du salarié qu'il remplisse un document sur le temps de travail.

Les grandes entreprises désignant plusieurs responsables, elles doivent remplir le document dans un délai d'un mois, puis le soumettre au chef de service pour signature.

Un tel patron revérifiera les informations et transférera le bulletin de notes au service RH. Les agents du personnel vérifieront les informations, rempliront leur documentation sur cette base et remettront les formulaires au comptable.

Si l'entreprise n'est pas grande, une telle chaîne n'est pas suivie. La feuille de temps est tenue par le responsable du personnel. Elle est ensuite transmise au service comptable.

Types de formulaires (T-12, T-13)

Le formulaire T-12 approuvé contient les sections suivantes :

Le formulaire T-13 ne comporte qu'une seule section, dans laquelle la présence des travailleurs est automatiquement enregistrée. Le temps de fonctionnement se reflète de 2 manières, telles que :

L'entreprise choisit elle-même la méthode qui lui convient le mieux. Si l'entreprise a une journée de travail constante, la deuxième option est privilégiée.

Si l'enregistrement du temps de travail est résumé, un enregistrement continu est nécessaire. Le formulaire T-13 est utilisé dans les entreprises dotées de tourniquets spéciaux - des systèmes automatisés qui contrôleront la présence du personnel.

Le formulaire T-12 est universel. La feuille comptable peut être :

• sous forme papier;
• sous forme électronique ;
• rempli dans des programmes de comptabilité spécialisés tels que 1C.

De plus en plus de personnes choisissent le formulaire électronique, car il est plus facile à corriger.

Notes de vacances et de voyages d'affaires

Le code fixé si une personne part en déplacement professionnel est K ou 06. Pendant toute la durée d'absence de l'entreprise pour ce motif, le salarié percevra un salaire moyen (article 167 du Code du travail).

Conformément au document réglementaire n° 749 du 13 octobre 2008, le jour du départ et de l'arrivée, la présence s'effectue conformément aux accords entre le gestionnaire et le salarié.

Habituellement, ces nuances sont prescrites dans la commande. Cela signifie qu’un code peut être inscrit sur le bulletin, qui indique la présence de la personne au travail ou le code de son absence. Ils reflètent également le nombre d’heures travaillées par une personne.

Par exemple, un salarié revient d'un déplacement professionnel et a travaillé 3 heures. Le code « K », « I » et l'heure – « 3 » sont inscrits sur le formulaire.

La personne détachée n'est pas tenue de respecter l'horaire de travail de l'entreprise dans laquelle il est arrivé, ainsi que l'horaire qui a été établi sur le lieu de son travail principal.

Si une personne est absente et que les raisons de sa non-présentation ne sont pas connues, alors un NN est attribué. Après avoir établi le motif de l'absence de travail, le PR est indiqué.

Des feuilles supplémentaires certifiées par la signature du salarié responsable sont jointes aux feuilles de temps. Si aucune journée entière n’est manquée, il est indiqué combien d’heures la personne a travaillé par jour.

Vidéo : procédure de tenue des feuilles de temps

• quel type de vacances ?
• quand commencent et se terminent les vacances du salarié ;
• quelle méthode est utilisée - enregistrement continu des écarts.

Chaque type de vacances a sa propre désignation :

Le code requis est inscrit sur la feuille comptable par un employé habilité pour chaque jour d'absence de la personne.

Si une méthode continue est utilisée, les autres jours refléteront la désignation I (participation). Si la méthode de comptabilisation des écarts est utilisée, les colonnes sont ignorées.

Pourquoi avez-vous besoin d’une option corrective ?

Un bulletin correctif est un document complémentaire qui contient des informations pour chaque salarié. Une note d'une personne autorisée doit être jointe.

Par exemple, une personne n'est pas venue travailler. L'absentéisme était inscrit sur le bulletin scolaire. Pour une telle faute, le salarié peut être licencié.

Plus tard, il a apporté un certificat d'incapacité de travail. Dans ce cas, vous devez remplir une fiche comptable rectificative.

Pour corriger des informations :

1. Déterminez si des modifications doivent être apportées.
2. La personne responsable rédige des notes explicatives.
3. Un rapport correctif est requis. Il s'agit du même formulaire que le bulletin scolaire principal. Mais la colonne « Type » aura l'inscription « Correctif ». Toutes les feuilles de temps avec modifications sont numérotées. La feuille de temps principale n'est pas prise en compte dans la numérotation.

Le formulaire peut être rempli de 2 manières :

Les entreprises choisissent souvent la première option. Les normes législatives de la Fédération de Russie ne contiennent pas d'exigences concernant la forme et les normes de soumission des feuilles de correction.

Cela signifie que la personne responsable a le droit de choisir de manière indépendante comment soumettre les informations. Le document correctif doit contenir une référence au numéro, et non à un employé en particulier. Après tout, les subordonnés peuvent avoir plusieurs cartes et numéros personnels.

Nuances lors de l'élaboration dans une organisation budgétaire

De nombreuses personnes souhaitent savoir si l'utilisation du formulaire T-13 est autorisée dans les institutions budgétaires et s'il est nécessaire de refléter les heures supplémentaires (si la journée est irrégulière).

Comment rédiger un exemple d'ordre de rappel d'un employé de vacances, lisez ici.

Pour un exemple de demande de congé administratif à vos frais, voir ici.

Les organismes budgétaires doivent utiliser un nouvel échantillon pour remplir une feuille de temps, formulaire 0504421.

Ce formulaire est également utilisé pour contrôler le mode de travail. Lors du remplissage, la méthode d'enregistrement continu est utilisée et une note sur les écarts est faite.

Si vous remplissez une feuille de temps pour la première fois, ce sera difficile sans échantillon. Après tout, vous devez comprendre non seulement comment utiliser les codes.

Fiez-vous à l'exemple présenté et tenez compte des règles approuvées au niveau législatif.

Et ils vous aideront à minimiser le nombre de feuilles de correction lors de la correction des inexactitudes.

Exemple de remplissage d'une feuille de temps

les articles les plus importants pour vous

Parmi les formulaires disponibles pour l'enregistrement du temps de travail, vous pouvez utiliser les formulaires unifiés approuvés par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n° 1 :

Formulaire T-12, si la comptabilité est effectuée manuellement

Formulaire T-13, si la comptabilité est tenue automatiquement

Vous pouvez utiliser le formulaire approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 30 mars 2015 n° 52n (code du formulaire selon OKUD 0504421).

Formulaire n° 52n

Il convient de noter que les formulaires du Goskomstat ont été initialement développés pour toutes les organisations, quelle que soit leur forme de propriété, tandis que le formulaire du ministère des Finances a été développé spécifiquement pour les organismes gouvernementaux.

Supposons donc que dans une organisation, le temps de travail soit enregistré manuellement et séparément de la comptabilisation des salaires du personnel, que notre organisation soit commerciale et que le responsable se tourne vers les formulaires du Comité national des statistiques. Par conséquent, nous remplirons uniquement la première partie du formulaire unifié T-12.

Instructions étape par étape pour remplir la feuille de temps

Bloc 1

Nous remplissons la première page du bulletin, qui contient des informations générales sur l'organisation elle-même, la période de déclaration, ainsi que les codes alphabétiques et numériques des symboles utilisés lors du remplissage de la deuxième page de la première section du formulaire comptable.

Nous saisissons des informations sur le nom complet de l'organisation.

Entrez le nom du département ou de la division de l'organisation. Si l'organisation n'a pas de divisions structurelles, laissez le champ vide.

Entrez le code à huit chiffres correspondant.

Nous saisissons des informations sur la période pour laquelle le calendrier a été établi.

Nous attribuons un numéro de série et indiquons la date d'achèvement.

Bloc 2

Nous remplissons la deuxième page (nous vous recommandons de la remplir conformément au planning des effectifs). Théoriquement, cette page doit être remplie au cours de la période de référence, cependant, des situations peuvent survenir directement au cours du travail qu'il ne sera pas tout à fait correct de refléter immédiatement dans le graphique.

Par exemple, l'employé K. n'est pas allé travailler aujourd'hui et n'a pas informé son responsable de son absence. En effet, il s'absente du travail, mais le motif de son absence est inconnu, et la lettre code NN doit être inscrite sur le bulletin (défaut de comparution pour des raisons inconnues, jusqu'à ce que les circonstances soient clarifiées). Supposons que demain il sorte et explique la raison de son absence, donc des modifications seront apportées à l'horaire et le code NN sera remplacé par un autre, en fonction de la raison de l'absence.

Ou il peut arriver que l'employé vienne travailler juste avant de soumettre l'horaire au service comptable, il est donc recommandé de conserver les registres réels soit au crayon, soit dans un document séparé, qui peut être refait dix fois avant la saisie définitive des informations directement. dans le T-12.

Nous attribuons le premier numéro de série.

Nous notons le nom, les initiales et la fonction de l'employé concerné.

Nous saisissons le matricule (figurant dans l’ordre de rendez-vous ou dans la carte personnelle du salarié T-2).

Nous saisissons les informations pertinentes dans les colonnes de présence et d'absence par jour du mois, et ces informations sont reflétées dans deux colonnes :

• dans la colonne du haut est indiqué le code correspondant (alphabétique ou numérique, selon ce que vous aimez) ;
• La durée est indiquée dans la colonne du bas.

On compte pour chaque colonne le nombre de jours et d'heures travaillés dans la première quinzaine du mois.

On compte combien a été travaillé dans la seconde moitié du mois.

Nous comptons le nombre total de jours et d’heures travaillés dans un mois.

Nous inscrivons le nombre de jours d'absence ou de non-présentation, y compris une répartition dans les colonnes appropriées. S'il n'y avait pas de tels jours, nous laissons les cellules vides.

Entrez le nombre de week-ends et de jours fériés.

Nous vérifions les chiffres reçus avec le calendrier de production pour nous assurer que le nombre de jours de congé et les heures de travail correspondent. Si quelque chose ne correspond pas, nous recherchons l’erreur ou nous préparons à en expliquer les raisons à la direction.

Nous le signons nous-mêmes, avec le chef de l'unité structurelle (le cas échéant), avec l'employé RH (si l'employé RH et la personne chargée de remplir le planning sont la même personne, nous signons tous les deux) et l'apportons à la comptabilité département, où, sur la base des données horaires, les employés seront payés.

Quels programmes sont utilisés pour remplir les feuilles de temps ?

Pour remplir automatiquement une feuille de temps, vous devez soit acheter un programme (mais vous devrez toujours y saisir des informations manuellement), soit installer un ensemble de logiciels et de matériel qui collecteront, stockeront et traiteront automatiquement les informations sur la présence des travailleurs à lieux de travail, leur heure d'arrivée et de départ, l'heure de travail et de repos des salariés, etc.

De tels systèmes ont des fonctions d'analyse des informations qu'ils reçoivent et sont donc très pratiques et font gagner beaucoup de temps aux responsables du personnel et aux comptables. Les employeurs sont également ravis, car à tout moment ils peuvent voir : où se trouve Petrov, ce qu'il fait, quand il est parti hier, etc. Cependant, en plus des avantages continus, ces systèmes présentent un inconvénient majeur : la mise en œuvre de de tels programmes coûtent très cher.

Exemple d'horaire de travail complété

Formulaire d'horaire de travail selon le formulaire T-12

Formulaire d'horaire de travail selon le formulaire T-13

Formulaire d'horaire de travail selon le formulaire 0504421

La Journée de l’unité nationale approche. Dans notre pays, cette fête est célébrée chaque année le 4 novembre. Cette année, la date tombe un samedi. A cet égard, les travailleurs s'intéressent à la question : la journée de travail sera-t-elle raccourcie le 3 novembre ou non ? Nous avons donné la réponse à cette question dans notre article.

Ce mois-ci, les citoyens de notre pays célébreront une fête nationale : la Journée de l'unité nationale. À cet égard, tous les travailleurs bénéficieront d’un jour de repos supplémentaire. Nous vous dirons plus en détail quels sont les jours de congé en novembre.

Le gouvernement a approuvé le transfert des jours l'année prochaine. La plupart des citoyens qui travaillent en 2018 bénéficieront de vacances du Nouvel An d'une durée de 10 jours, de près de 10 jours supplémentaires de repos supplémentaire, mais en même temps de 2 samedis ouvrables.

Dans la pratique, des problèmes liés aux horaires de travail irréguliers se posent souvent. De plus, une mauvaise position peut être prise aussi bien par l'employeur, estimant que le salarié doit travailler pour lui 24 heures sur 24, 7 jours par semaine, que par le salarié qui, étant resté tard après le travail, demande des congés payés ou vient travailler. plus tard. Comment préparer correctement les documents pour éviter les situations controversées ?

La nature du travail peut être différente - avec un lieu de travail stationnaire, avec des déplacements professionnels fréquents, en voyage ou mobile. Essayons de comprendre ce qu'il faut faire si les employés passent la plupart de leur temps en déplacement.

La copie totale ou partielle des documents est interdite,

Comment remplir correctement une feuille de temps

Le suivi du temps est une tâche très importante. L'employé ne veut pas perdre son argent durement gagné et l'organisation, à son tour, ne cherche pas à payer pour l'absentéisme.

La tenue en temps opportun et correcte des documents de déclaration pour l'enregistrement des heures de travail aidera à éviter de tels malentendus.

Pourquoi est-ce?

Une feuille de temps de travail est un document établi qui contient des informations sur le respect des horaires de travail de chaque salarié. En d’autres termes, il s’agit d’un tableau dans lequel sont saisies les données sur la présence ou la non-présentation de chacun des employés de l’organisation.

Sur la base de ce document, les salaires et primes pour les heures supplémentaires sont calculés ou des pénalités sont imposées en cas de retard, d'absentéisme et autres écarts par rapport à l'horaire de travail.

Un tel bulletin doit exister en un seul exemplaire et être conservé par la salariée désignée responsable de sa préparation. Le plus souvent, ce travail est confié au service RH et comptable, parfois au chef de service ou à un cadre supérieur. La nomination au poste de « chronométreur », ou plutôt l'attribution des fonctions correspondantes, doit être reflétée dans le contrat de travail.

Options de formulaire

Vous pouvez prendre en compte le nombre de jours et d'heures travaillés par un employé en utilisant diverses méthodes, mais Roskomstat a préparé des formulaires spéciaux. Ils sont simples et faciles à utiliser, avec leur aide, vous pouvez suivre clairement votre « présence » au travail et ensuite utiliser efficacement les données obtenues.

Pour les organismes budgétaires, une forme particulière de feuille de temps n° 0504421 a été introduite.

Pour toutes les autres organisations et entreprises, les formulaires T-12 et T-13 ont été approuvés. Ces derniers diffèrent les uns des autres en ce que le T-13 est utilisé là où les apparitions et les absences ne sont pas contrôlées par des personnes, mais par des systèmes automatisés (tourniquets). Je suis venu travailler, je me suis enregistré au point de contrôle avec un laissez-passer et j'ai continué. De cette manière, il est facile de contrôler les retards, l’absentéisme et autres écarts par rapport à l’horaire de travail.

Les formulaires du formulaire T-13 sont le plus souvent remplis automatiquement ou avec l'utilisation partielle de moyens techniques.

Les feuilles de temps de travail du formulaire T-12 sont également remplies aux fins du calcul des salaires, il est donc pratique de confier la tenue d'un tel horaire à un comptable.

Vous pouvez télécharger un formulaire Word vierge pour les feuilles de temps T-12 et T-13 respectivement ICI et ICI.

Comment le remplir correctement

Les aspects les plus importants de la tenue des feuilles de temps :

• le tableau existe en un seul exemplaire ;
• rempli quotidiennement sur la base de documents officiels (attestations d'arrêt de travail, arrêtés, instructions, etc.) ;
• Il est interdit de supprimer des colonnes ou des champs du tableau généralement accepté.

Cependant, vous pouvez toujours modifier le tableau. Parfois, des situations surviennent lorsque vous devez ajouter des champs supplémentaires à un formulaire existant. Par exemple, pour prendre en compte certaines heures de travail pour des équipes atypiques. Dans ce cas, apporter des modifications est possible, mais seulement après avoir signé l'arrêté correspondant du gestionnaire.

Avant le début du mois de reporting (2-3 jours à l'avance), l'employé responsable ouvre la feuille de temps. Il est désormais temps de décider quelle méthode de conduite sera choisie. Il peut s'agir d'une inscription complète - présences quotidiennes/non-présentations, ou uniquement de la saisie d'écarts par rapport au régime - retards, quarts de nuit, heures supplémentaires, etc.

Exemple de remplissage d'une feuille de temps en utilisant l'exemple du formulaire T-12

Tout d'abord, l'en-tête et les trois premières colonnes sont remplis. En règle générale, ces informations restent constantes - le nom de l'organisation, l'unité structurelle, les noms complets des employés, les matricules.

Dans les colonnes 4 à 7, sont inscrites quotidiennement les notes d'assiduité, d'absence, de congés et de maladie. A cet effet, des désignations spéciales sont utilisées pour chacune des raisons. Ainsi, les congés de maladie sont désignés par le code B, les jours de congé sont codés PB et les congés annuels sont codés OT. La liste complète des désignations se trouve sous la forme la plus unifiée sur la première feuille.

Il est important de se rappeler que toute note est apposée sur la feuille de temps uniquement sur la base de tout document. Il peut s'agir d'un certificat d'arrêt de travail, d'un arrêté interne ou d'un ordre d'heures supplémentaires signé par un employé familier.

Des situations surviennent souvent où il n'est pas tout à fait clair quel code mettre. Par exemple, un employé est en congé payé et se voit attribuer un code OT. Mais à ce moment-là, il eut l'imprudence de tomber malade et ne se rendit pas au travail à la date fixée.

Si le salarié ne nous a pas prévenu, alors il est conseillé de saisir les codes NN (défaut de comparution pour des raisons inconnues), et après réception de l'attestation d'arrêt maladie, de corriger ces désignations en code « B ». Si un salarié a trouvé le moyen de déclarer sa maladie, il peut immédiatement cocher le code « B ».

Peut-être que dans une telle situation, il est préférable d'écrire d'abord les codes « NN » et « B » au crayon, afin de ne pas gâcher l'apparence du document, qui existe en un seul exemplaire. Si le formulaire est conservé électroniquement, de tels problèmes ne se poseront pas.

Certaines absences sont généralement comptées en « jours », car un salarié ne peut pas être en vacances seulement une demi-journée, ni partir en arrêt maladie pendant trois heures. Dans ce cas, une colonne vide est laissée sous la désignation de la lettre. Si l'employé était en retard de 30 minutes ou a effectué 4 heures supplémentaires, l'heure de l'écart par rapport à l'horaire de travail est indiquée sous la lettre de désignation.

Les colonnes 5 et 7 fournissent un total intermédiaire et final de jours travaillés, et les colonnes 8 à 17 fournissent un rapport complet pour chaque employé - combien il a travaillé, combien il s'est reposé, combien il a manqué et pourquoi. À partir du titre de l’en-tête au-dessus de chaque colonne, il devient clair quelles données résumer.

Un exemple de remplissage de la feuille de temps de travail T-12 peut être trouvé ICI.

Caractéristiques de la maintenance des feuilles de temps dans les organisations budgétaires

Le formulaire n° 0504421 est également utilisé pour contrôler le respect du régime de travail, mais porte un nom légèrement différent « Comptabilisation de l'utilisation du temps de travail », qui reflète les spécificités du travail des organismes budgétaires. Dans ce bulletin, vous pouvez trouver des désignations telles que « jours de congé d'études », « substitution dans un groupe de jour prolongé », « congé d'études ».

La procédure de tenue d'une telle feuille de temps n'est pas différente des formulaires comptables unifiés T-12 et T-13 :

• conservé en un seul exemplaire ;
• ouvre 2-3 jours avant le début de la période de facturation ;
• utilisé sans modification du formulaire standard.

Deux procédures d'enregistrement ont également été adoptées : continue (toutes les apparitions et non-apparitions sont constatées) et avec indication des écarts.

Vous pouvez télécharger un formulaire vierge de la feuille de temps de travail, formulaire 0504421, à partir du LIEN.

Il existe plusieurs différences dans le tableau lui-même. Dans l'en-tête du bulletin, en plus du nom de l'organisation, de l'unité structurelle et de la période de maintenance, son type doit être indiqué par un numéro. Si la feuille de temps est soumise « telle quelle » sans apporter de modifications, elle est alors appelée primaire et est marquée dans cette colonne par « 0 ». A chaque ajustement ultérieur, vous devez indiquer le numéro de changement dans l'ordre.

Un exemple de remplissage d'une feuille de temps selon le formulaire 0504421 peut être trouvé ICI.

Les quatre premières colonnes sont remplies immédiatement - ce sont les noms complets des employés, les matricules et les postes. Les colonnes suivantes sont remplies au fur et à mesure de l'avancement de la période. Dans la partie supérieure des colonnes, les écarts par rapport au mode de fonctionnement en heures (le cas échéant) sont indiqués, dans la partie inférieure se trouve une lettre indiquant la raison de l'écart. Les colonnes 20 et 37 résument respectivement les résultats intermédiaires et mensuels.

Aucun calcul supplémentaire n'est fourni dans ce formulaire. A la fin de la période de facturation, ce document est transféré au service comptable, où, sur sa base, seront calculés les salaires des employés de l'organisation budgétaire.

La liste des symboles utilisés dans cette feuille de temps de travail (formulaire n° 0504421) se trouve dans le tableau :

Comment sont désignées les vacances ?

Le mot vacances en matière de personnel combine de nombreux concepts. Commençant par le congé annuel payé et se terminant par le congé de maternité. Beaucoup de jeunes mères ne seront pas d'accord, mais ce sont aussi des vacances, même si elles sont prévues pour s'occuper d'un petit enfant.

Chacune de ces vacances est marquée à sa manière sur la feuille de temps et il convient de porter une attention particulière aux types de vacances les plus courants et à leur enregistrement.

Dans les délais

Sur la base du bon de vacances, qui doit comporter la signature du vacancier lui-même, la feuille de temps est marquée du code « OT » s'il s'agit de vacances principales, ou du code « OD » s'il s'agit de vacances supplémentaires.

À vos frais

Il arrive parfois qu’un employé doive prendre plusieurs jours de vacances en dehors de son horaire régulier. Les raisons peuvent être différentes, mais il n'y a qu'une seule solution : le congé sans solde.

La législation prévoit plusieurs motifs pour un tel congé : un mariage, la naissance d'un bébé ou des événements plus tristes, comme le décès d'un proche. Dans ces cas-là, vous devez saisir le code « OZ ».

Si le salarié a un motif différent et qu'il bénéficie d'un tel congé en accord avec le manager, alors le code « AVANT » est utilisé. Dans les deux cas, la notation est effectuée sur la base de l'arrêté correspondant signé par le salarié.

Entraînement

À notre époque, combiner travail et études est plus la norme que l’exception, et la législation en la matière soutient ces travailleurs en garantissant un congé d’études. Après avoir accepté la demande correspondante du salarié et reçu l'arrêté signé par l'étudiant, vous pouvez marquer en toute sécurité le code « U » sur le bulletin pour toute la durée du congé d'études.

Il est à noter que si un salarié tombe malade lors du passage de la session suivante, ce congé n'est pas prolongé pour la durée de l'arrêt maladie et le code « B » ne peut être saisi que dans les jours suivant la fin du congé d'études, dans le cas que le salarié n'a pas eu le temps de récupérer avant la fin du congé et a fourni un certificat d'arrêt de maladie confirmant son absence après la fin de la séance.

Pour la grossesse et l'accouchement

Bien entendu, une telle période de bonheur pour les salariées ne doit pas être éclipsée par les formalités administratives liées aux documents ; c'est pourquoi le congé de maternité est accordé sur la base d'un certificat d'arrêt de maladie, le code sur le bulletin est « P ». Le même code est utilisé en cas d'adoption d'un nouveau-né.

Pour la garde d'enfants

Et après cela, une ordonnance est émise pour un congé parental jusqu'à l'âge de trois ans. Ce congé est marqué du code « OZH ».

Travailler avec des documents est toujours une tâche responsable, mais connaître les bases du remplissage des feuilles de temps vous évitera des litiges lors de la paie et d'autres problèmes mineurs de ce genre.

Nous vous proposons de regarder comment agrafer les documents si nécessaire.

Vidéo - établissement d'une feuille de temps et calcul des salaires en 1C :

En plus de ce qui précède, il ne reste plus qu'à ajouter que vous pouvez vérifier l'efficacité du matériel fourni dans un programme pratique pour remplir une feuille de temps à partir du site ideipro.rf.

Auparavant, il était approuvé par le chef de l'entreprise (institution, organisation), mais maintenant il n'y a plus une telle colonne, n'est-ce pas nécessaire, et si nécessaire, où ?

L'enregistrement des heures de travail des salariés de l'entreprise est une tâche très importante. Comment bien préparer une feuille de temps est expliqué très clairement dans cet article. La classification et l'établissement de désignations uniformes dans la feuille de temps pour l'utilisation du temps de travail (vacances, nuit, etc.) sont particulièrement utiles.

Elena, si le salaire reste le même, alors il est plus logique de marquer OA ou OB. Dans le premier cas, il s'agit de congés supplémentaires, dans le second, de jours de congé supplémentaires avec le même salaire.

Comment le congé payé du poste principal d'une durée pouvant aller jusqu'à 3 jours doit-il être reflété sur le bulletin en cas d'enterrement de proches ?

Feuille de temps pour le gouvernement établissements 0504421

Chaque entreprise doit suivre les heures de travail - enregistrer les jours travaillés, les vacances, les congés de maladie, les voyages d'affaires et autres écarts par rapport à la journée de travail standard. À cette fin, des formulaires de documents unifiés ont été développés - des feuilles de temps. Pour les institutions gouvernementales, un formulaire distinct de bulletin de notes est fourni selon OKUD 0504421.

Vous pouvez télécharger gratuitement ce formulaire au format Excel et un exemple de formulaire à remplir 0504421 en bas de l'article.

D'autres organisations peuvent utiliser l'un des formulaires comptables existants - T-12 ou T-13. La procédure pour remplir le formulaire T-13 peut être consultée ici et télécharger un exemple de remplissage du bulletin.

Nous discutons ci-dessous des caractéristiques du remplissage de la feuille de temps de travail 0504421 pour les agences gouvernementales. Une particularité est que seuls les écarts sont inscrits dans les formulaires 0504421, c'est-à-dire toutes les situations dans lesquelles l'employé était absent du travail pour quelque raison que ce soit (valable ou non).

Les données sur les non-présentations sont saisies dans la partie tabulaire de la feuille de temps tout au long du mois. Chaque inscription est effectuée sur la base d'un document correspondant - il peut s'agir d'un ordre d'envoi en voyage d'affaires, d'un congé, d'un certificat d'incapacité de travail, d'instructions pour les heures supplémentaires, d'ordres de travail. Si un salarié est absent sans motif valable, alors l'absentéisme est constaté sur la base d'un acte.

Remplir la feuille de temps 0504421 est possible par divisions, départements ou pour l'ensemble de l'établissement dans son ensemble.

A la fin du mois, le formulaire complété est transmis au service comptable qui traite la paie. Avec la feuille de temps, toutes les pièces justificatives confirmant les écarts de temps de travail indiqués dans les écarts sont également soumises.

Remplir une feuille de temps selon OKUD 0504421

Pour remplir une feuille de temps, des codes de lettres sont utilisés ; ils se trouvent sur la couverture du formulaire 0504421.

Dans la section tabulaire en face du nom de famille du salarié, une lettre code d'écart est placée s'il existe des motifs. Il n'est pas nécessaire d'enregistrer les présences et les jours de congé. En plus du code, le nombre d'heures correspondant à ce code est également indiqué.

S'il devient nécessaire de constater plus d'un écart en une journée, alors la règle suivante s'applique - s'il y a deux écarts, alors ils sont indiqués par une fraction, s'il y en a plus de deux, alors une nouvelle ligne est remplie pour le même employé .

Les pages d'indication des cumuls utilisées pour le calcul des salaires sont remplies par le service comptable après que la personne responsable de la tenue de la feuille de temps la transfère au service comptable à la fin du mois.

Un exemple de remplissage du formulaire selon OKUD 0504421 peut être téléchargé à partir des liens ci-dessous.

Formulaire et échantillon 2017

Formulaire de feuille de temps selon le formulaire OKUD 0504421 à télécharger à partir du lien.

Exemple de remplissage du formulaire de feuille de temps 0504421 en 2017 - télécharger.

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Formulaire de feuille de temps 0504421

Pour enregistrer les heures de travail, les employeurs remplissent des feuilles de temps. Le formulaire de feuille de temps selon OKUD 0504421 est utilisé pour enregistrer les heures de travail des agences gouvernementales et des entreprises municipales. Le formulaire de rapport actuel 0504421 est approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie n° 173n du 15 décembre 2010.

Le remplissage de ce formulaire de feuille de temps est effectué par un employé responsable, dont les responsabilités professionnelles incluent l'obligation de tenir un registre des heures de travail. Il peut s'agir du chef de service, d'un spécialiste du personnel ou d'une autre personne responsable.

Formulaire de feuille de temps Formulaire 0504421 - télécharger gratuitement.

À titre d'exemple, nous avons rempli le formulaire de feuille de temps spécifié ; vous pouvez télécharger l'exemple de formulaire 0504421 complété à partir du lien au bas de l'article.

Une particularité du remplissage du formulaire 0504421 est que seuls les écarts par rapport à la journée de travail normale sont inscrits dans la feuille de temps. C'est-à-dire qu'une inscription dans la feuille de temps n'est effectuée que si l'employé était absent du travail pour quelque raison que ce soit (absentéisme, vacances, voyage d'affaires, maladie), a effectué des heures supplémentaires, a travaillé de nuit et d'autres écarts par rapport à sa présence normale.

La feuille de temps est remplie tout au long du mois civil, après quoi elle est certifiée par la signature du responsable et transmise au service comptable pour le calcul des salaires du personnel.

Exemple de feuille de temps à remplir 0504421

Sur la page de titre de la feuille de temps se trouvent des codes qui sont utilisés pour enregistrer les écarts par rapport à la journée de travail normale lors du remplissage de la feuille de temps. Les codes comportent des lettres pour chaque écart en fonction de la cause.

En plus des écarts par rapport à la présence standard au travail, les lettres de désignation des jours calendaires du week-end et des jours fériés sont également inscrites dans la feuille de temps.

Pour afficher le code lettre de l'écart, il existe un tableau dans lequel sont répertoriés séquentiellement tous les salariés dont les heures de travail sont prises en compte dans cette feuille de temps. Pour chaque employé, il existe 31 cellules dans lesquelles les désignations de lettres sont saisies lorsqu'un cas correspondant se produit. En plus du code alphabétique, le nombre d'heures correspondant à cet écart est également indiqué. Pour ce faire, la cellule est divisée en deux parties : le nombre d'heures est écrit en haut et la lettre code en bas.

Afin d'enregistrer un écart dans la feuille de temps de travail 0504421, vous avez besoin d'un document de base. Par exemple, si un employé est enregistré en voyage d'affaires, la base du document sera alors une commande à envoyer en voyage d'affaires. Si un salarié a commis un absentéisme, une inscription à la feuille de temps est effectuée sur la base d'un acte d'absence aux heures de travail. S'il est constaté qu'un salarié est en arrêt maladie, un certificat d'incapacité de travail fait office de pièce justificative.

Il est possible que le même jour, deux codes de lettres doivent être spécifiés pour le même employé - cela peut être fait par fraction ou en remplissant une nouvelle ligne sur la feuille de temps (s'il y a plus de deux codes).

À la fin du mois, les résultats sont récapitulés - le nombre total d'heures supplémentaires et de jours d'absence est calculé.

Ensuite, le comptable calcule les salaires sur le même formulaire, en remplissant les colonnes appropriées. Le calcul du salaire des salariés indiqués dans la feuille de temps est effectué après signature du formulaire de feuille de temps par celui qui l'a rempli dans un délai d'un mois et approbation par le chef de l'établissement.

Les données de la feuille de temps 0504421 sont utilisées lors du remplissage du formulaire de paie 0301010 (pour les agences gouvernementales) et du formulaire de paie 0504401 (pour les agences gouvernementales).

Télécharger un exemple de document

Formulaire de feuille de temps Formulaire 0504421 - télécharger.

Exemple de feuille de temps de travail 0504421 - télécharger.

Comment remplir correctement le bulletin F0504421 pour les enseignants de maternelle s'ils travaillent plus qu'à temps plein ?

L'établissement est-il obligé d'utiliser une feuille de temps dans ses activités (f. 0504421) ? Des modifications peuvent-elles être apportées à ce document ? Comment remplir correctement une feuille de temps si les salariés présentent des écarts par rapport à l'utilisation normale du temps de travail au cours du mois ?

26.07.2017

Conformément aux dispositions de l'art. 91 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur est tenu de tenir un registre du temps réellement travaillé par chaque employé. Les informations relatives à l'enregistrement du temps de travail sur la base des arrêtés (instructions) du chef de l'établissement sont reflétées dans le bulletin d'utilisation du temps de travail (f. 0504421) par la personne chargée de son établissement. La feuille de temps complétée (f. 0504421) et les autres documents signés par les responsables sont remis au service comptable dans les délais impartis pour le calcul des salaires des salariés de l'établissement et pour l'établissement d'une feuille de paie (f. 0504401) ou d'une feuille de paie ( f. 0504402) sur sa base). Regardons les caractéristiques du remplissage de la feuille de temps (f. 0503421).

Pour commencer, notons que toutes les institutions budgétaires de l'État (municipales), en vertu des dispositions de l'art. 9 de la loi sur la comptabilité, ordonnance n° 52n, dans leur travail, ils utilisent une feuille de temps (f. 0504421) pour enregistrer le temps de travail. L'utilisation d'un autre formulaire n'est pas prévue par la législation de la Fédération de Russie. Parallèlement, les informations complémentaires requises par le sujet de la comptabilité peuvent être inscrites dans la feuille de temps (f. 0504421) (cette norme est prévue dans les recommandations méthodologiques approuvées par l'arrêté n° 52n). Il est inacceptable d'exclure les informations (colonnes, lignes) disponibles dans la feuille de temps (f. 0504421).

Concernant les règles de remplissage de ce formulaire, nous notons les suivantes :

Le choix du mode de remplissage de la feuille de temps (f. 0504421) est déterminé par l'acte de l'établissement dans le cadre de l'élaboration de la politique comptable de l'établissement. Parallèlement, les colonnes 20 et 37 du bulletin (f. 0504421) prévoient le reflet des informations dans le contexte uniquement des « apparitions » ou uniquement des « non-apparitions ». Le choix de la méthode appropriée pour refléter les informations dans le bulletin (f. 0504421) est fixé par un acte de l'établissement dans le cadre de l'élaboration de sa politique comptable. Ainsi, lors du remplissage de la feuille de temps (f. 0504421), il est permis d'enregistrer uniquement les cas d'écarts par rapport à l'utilisation normale du temps de travail (week-ends et jours fériés, congés réguliers, supplémentaires, etc.).

Si l'établissement a enregistré dans sa politique comptable le remplissage de la feuille de temps en enregistrant les cas d'écarts, alors pour chaque employé ayant eu des écarts par rapport à l'utilisation normale du temps de travail, sont reflétés les éléments suivants :

• dans la moitié supérieure de la ligne - heures d'écarts ;
• dans la moitié inférieure de la ligne - symboles d'écarts, heures de fonctionnement la nuit.

Lors du remplissage de la feuille de temps (f. 0504421), des symboles sont utilisés, notamment :

REMPLIR UN FRAGMENT DU TABLEAU (F. 0504421) AVEC ENREGISTREMENT DES Écarts.

Le bulletin (f. 0504421), conformément à la politique comptable approuvée de l'établissement, reflète l'enregistrement des écarts. Le chef de service (une journée de travail de 8 heures a été instaurée) était en congé annuel payé du 19/06/2017 au 30/06/2017. Le comptable (une journée de travail de 8 heures a été instaurée) était en déplacement professionnel du 13/06/2017 au 16/06/2017, et a travaillé intégralement les jours restants. L'enseignant (travaillant selon un horaire 2/2 à raison de 12 heures par jour) a bénéficié d'un congé pour raisons familiales sans solde pendant la période du 05/06/2017 au 06/06/2017, le reste du temps il a travaillé à plein temps .

Nous remplissons un fragment de la feuille de temps (f. 0504421) enregistrant les écarts par rapport à l'utilisation normale du temps de travail pour juin 2017 :

Dans ce cas, le bulletin ne contient que des informations sur l'absence de l'employé du lieu de travail pour quelque raison que ce soit, le nombre total de jours (heures) de son absence du travail est inclus.

NOUS REMPLISSONS UN FRAGMENT DU TABLEAU (F. 0504421) ENREGISTRANT LE TEMPS DE TRAVAIL RÉEL DÉPENSÉ.

Supposons que la politique comptable de l’établissement établit : la feuille de temps (f. 0504421) reflète les heures de travail réelles des salariés de l’établissement. En utilisant les conditions données dans l’exemple précédent, considérons à quoi ressemblera un fragment de la feuille de temps (f. 0504421).

Le chef de service (une journée de travail de 8 heures a été instaurée) était en congé annuel payé du 19/06/2017 au 30/06/2017. Le comptable (une journée de travail de 8 heures a été instaurée) était en déplacement professionnel du 13/06/2017 au 16/06/2017, et a travaillé intégralement les jours restants. L'enseignant (travaillant selon un horaire 2/2 à raison de 12 heures par jour) a bénéficié d'un congé pour raisons familiales sans solde pendant la période du 05/06/2017 au 06/06/2017, le reste du temps il a travaillé à plein temps .

Un fragment de la feuille de temps de juin 2017 est rempli comme suit :

Veuillez noter que lorsque vous utilisez cette méthode de remplissage de la feuille de temps (f. 0504421), celle-ci reflète uniquement le temps réellement travaillé. Les jours de non-présentation sont indiqués par le code correspondant.

NOUS REMPLISSONS UN FRAGMENT DU TABLEAU (F. 0504421) SI L'EMPLOYÉ A DEUX ÉVIATIONS EN UNE JOURNÉE.

Lors de l'enregistrement des écarts, si un employé d'un établissement présente deux types d'écarts sur un jour (période), la partie inférieure de la ligne est écrite sous la forme d'une fraction dont le numérateur est le symbole du type d'écart, et le dénominateur est le nombre d'heures de travail. Par exemple, dans le cas où le temps de travail tombe à la fois de jour et de nuit, l'heure réelle de son travail de nuit doit être indiquée par une fraction en face du nom de famille d'un tel salarié (code N).

L'enseignant (travaillant selon un horaire 2/2 à raison de 12 heures par jour) a bénéficié d'un congé pour raisons familiales sans solde pendant la période du 05/06/2017 au 06/06/2017, le reste du temps il a travaillé à plein temps . De plus, le 25 juin 2017, il a travaillé 1 heure de nuit. Le bulletin de notes (f. 0504421) reflète l'enregistrement des écarts.

Dans ce cas, la feuille de temps de ce salarié sera remplie comme suit :

S’il y a plus de deux écarts au cours d’une journée, le nom du salarié est répété sur le bulletin (f. 0504421).

REMPLISSEZ UN FRAGMENT DU TABLEAU (F. 0504421) SI L'EMPLOYÉ A PLUS DE DEUX ÉVIATIONS EN UNE JOURNÉE.

Le chef du département, dans la période du 01/06/2017 au 02/06/2017, a exercé des fonctions d'État liées à l'exercice des pouvoirs de député pendant 6 heures par jour. De plus, le 2 juin 2017, il s'est absenté du travail pendant 2 heures avec l'autorisation de son gestionnaire.

Conformément à l'art. 171, 172 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur est tenu de libérer l'employé du travail tout en maintenant son lieu de travail (poste) pendant la durée de l'exercice de ses fonctions publiques ou publiques.

Dans ce cas, la feuille de temps du salarié spécifié sera remplie comme suit :

L'institution a le droit d'introduire des symboles supplémentaires dans le cadre de l'élaboration de ses politiques comptables.

REMPLISSEZ UN FRAGMENT DU TABLEAU (F. 0504421) À L'AIDE DE NOTATIONS SUPPLÉMENTAIRES.

L'employé (caissier) travaille à temps partiel

(4 heures) en raison d'un congé parental. La politique comptable prévoit dans cette situation d'utiliser la désignation « ORF » lors du remplissage de la feuille de temps (formulaire 0504421).

Dans ce cas, la feuille de temps du salarié sera remplie de la manière suivante, à condition d’y enregistrer le temps effectivement travaillé (jours de présence) :

Si l'employé responsable de l'établissement et de la soumission de la feuille de temps (f. 0504421) découvre que les écarts ou le caractère incomplet des informations soumises sur l'enregistrement du temps de travail ne sont pas reflétés, il est nécessaire de prendre en compte ces modifications, d'établir et de soumettre une correction. feuille de temps dans le délai imparti (f. 0504421). De plus, si initialement la feuille de temps (formulaire 0504421) a été soumise pour la période de facturation correspondante en indiquant la valeur « primaire » et le chiffre « 0 », alors lors des modifications nécessaires, la valeur « corrective » est définie, indiquant le numéro de série. de l'ajustement - chiffres à partir de 1. Les informations de la feuille de correction (f. 0504421) servent de base au recalcul des salaires pour les mois civils précédant le mois de paie en cours.

* * *

Formulons les principales réflexions exposées dans l'article :

• l'établissement utilise le bulletin scolaire (f. 0504421) en le remplissant de l'une des manières prévues par l'arrêté n° 52n - en enregistrant la présence ou l'absence du travail ;
• l'établissement a le droit de compléter de manière indépendante les symboles utilisés dans le cadre de l'élaboration de ses politiques comptables ;
• si un employé d'une institution présente deux types d'écarts au cours d'une journée (période), la partie inférieure de la ligne de la feuille de temps (f. 0504421) est écrite sous forme de fraction. S'il y a plus de deux écarts, alors deux lignes de la feuille de temps sont remplies pour le salarié (f. 0504421) ;
• si une erreur est détectée et (ou) des informations incomplètes sont reflétées, l'employé responsable de l'établissement de la feuille de temps effectue des corrections et soumet une feuille de temps rectificative pour la période de facturation correspondante (f. 0504421) en indiquant son type et le numéro de série de la correction .

Loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité ».

Arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 30 mars 2015 n° 52n « Sur l'approbation des formulaires de documents comptables primaires et de registres comptables utilisés par les autorités publiques (organismes de l'État), les collectivités locales, les organes de gestion des fonds extrabudgétaires de l'État , les institutions étatiques (municipales) et les lignes directrices pour leur application."

L'établissement est-il obligé d'utiliser une feuille de temps dans ses activités (f. 0504421) ? Des modifications peuvent-elles être apportées à ce document ? Comment remplir correctement une feuille de temps si les salariés présentent des écarts par rapport à l'utilisation normale du temps de travail au cours du mois ?

Conformément aux dispositions de l'art. 91 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur est tenu de tenir un registre du temps réellement travaillé par chaque employé. Les informations relatives à l'enregistrement du temps de travail sur la base des arrêtés (instructions) du chef de l'établissement sont reflétées dans le bulletin d'utilisation du temps de travail (f. 0504421) par la personne chargée de son établissement. La feuille de temps complétée (f. 0504421) et les autres documents signés par les responsables sont remis au service comptable dans les délais impartis pour le calcul des salaires des salariés de l'établissement et pour l'établissement d'une feuille de paie (f. 0504401) ou d'une feuille de paie ( f. 0504402) sur sa base). Regardons les caractéristiques du remplissage de la feuille de temps (f. 0503421).

Pour commencer, notons que toutes les institutions budgétaires de l'État (municipales), en vertu des dispositions de l'art. 9 de la loi sur la comptabilité, ordonnance n° 52n, dans leur travail, ils utilisent une feuille de temps (f. 0504421) pour enregistrer le temps de travail. L'utilisation d'un autre formulaire n'est pas prévue par la législation de la Fédération de Russie. Parallèlement, les informations complémentaires requises par le sujet de la comptabilité peuvent être inscrites dans la feuille de temps (f. 0504421) (cette norme est prévue dans les recommandations méthodologiques approuvées par l'arrêté n° 52n). Il est inacceptable d'exclure les informations (colonnes, lignes) disponibles dans la feuille de temps (f. 0504421).

Concernant les règles de remplissage de ce formulaire, nous notons les suivantes :

Le choix du mode de remplissage de la feuille de temps (f. 0504421) est déterminé par l'acte de l'établissement dans le cadre de l'élaboration de la politique comptable de l'établissement. Parallèlement, les colonnes 20 et 37 du bulletin (f. 0504421) prévoient le reflet des informations dans le contexte uniquement des « apparitions » ou uniquement des « non-apparitions ». Le choix de la méthode appropriée pour refléter les informations dans le bulletin (f. 0504421) est fixé par un acte de l'établissement dans le cadre de l'élaboration de sa politique comptable. Ainsi, lors du remplissage de la feuille de temps (f. 0504421), il est permis d'enregistrer uniquement les cas d'écarts par rapport à l'utilisation normale du temps de travail (week-ends et jours fériés, congés réguliers, supplémentaires, etc.).

Si l'établissement a enregistré dans sa politique comptable le remplissage de la feuille de temps en enregistrant les cas d'écarts, alors pour chaque employé ayant eu des écarts par rapport à l'utilisation normale du temps de travail, sont reflétés les éléments suivants :

dans la moitié supérieure de la ligne - heures d'écarts ;

dans la moitié inférieure de la ligne - symboles d'écarts, heures de fonctionnement la nuit.

Lors du remplissage de la feuille de temps (f. 0504421), des symboles sont utilisés, notamment :

Nous remplissons un fragment du bulletin (f. 0504421) avec enregistrement des écarts.

Le bulletin (f. 0504421), conformément à la politique comptable approuvée de l'établissement, reflète l'enregistrement des écarts. Le chef de service (une journée de travail de 8 heures a été instaurée) était en congé annuel payé du 19/06/2017 au 30/06/2017. Le comptable (une journée de travail de 8 heures a été instaurée) était en déplacement professionnel du 13/06/2017 au 16/06/2017, et a travaillé intégralement les jours restants. L'enseignant (travaillant selon un horaire 2/2 à raison de 12 heures par jour) a bénéficié d'un congé pour raisons familiales sans solde pendant la période du 05/06/2017 au 06/06/2017, le reste du temps il a travaillé à plein temps .

Nous remplissons un fragment de la feuille de temps (f. 0504421) enregistrant les écarts par rapport à l'utilisation normale du temps de travail pour juin 2017 :

Poste (profession)	Jours du mois
																du 1er au 15
Chef de département
Comptable
Éducateur

Dans ce cas, le bulletin ne contient que des informations sur l'absence de l'employé du lieu de travail pour quelque raison que ce soit, le nombre total de jours (heures) de son absence du travail est inclus.

Nous remplissons un fragment de la feuille de temps (f. 0504421) avec enregistrement des heures de travail effectives.

Supposons que la politique comptable de l’établissement établit : la feuille de temps (f. 0504421) reflète les heures de travail réelles des salariés de l’établissement. En utilisant les conditions données dans l’exemple précédent, considérons à quoi ressemblera un fragment de la feuille de temps (f. 0504421).

Le chef de service (une journée de travail de 8 heures a été instaurée) était en congé annuel payé du 19/06/2017 au 30/06/2017. Le comptable (une journée de travail de 8 heures a été instaurée) était en déplacement professionnel du 13/06/2017 au 16/06/2017, et a travaillé intégralement les jours restants. L'enseignant (travaillant selon un horaire 2/2 à raison de 12 heures par jour) a bénéficié d'un congé pour raisons familiales sans solde pendant la période du 05/06/2017 au 06/06/2017, le reste du temps il a travaillé à plein temps .

Un fragment de la feuille de temps de juin 2017 est rempli comme suit :

Titre d'emploi	Jours du mois
																Total des jours (heures) de présence (no-show) du 1er au 15
																Total des jours (heures) de présence (no-show)
Chef de département
Comptable
Éducateur

Veuillez noter que lorsque vous utilisez cette méthode de remplissage de la feuille de temps (f. 0504421), celle-ci reflète uniquement le temps réellement travaillé. Les jours de non-présentation sont indiqués par le code correspondant.

Nous remplissons un fragment du bulletin (f. 0504421) si le salarié présente deux écarts en une journée.

Lors de l'enregistrement des écarts, si un employé d'un établissement présente deux types d'écarts le même jour (période), la partie inférieure de la ligne est écrite sous la forme d'une fraction dont le numérateur est le symbole du type d'écart. , et le dénominateur est le nombre d'heures de travail. Par exemple, dans le cas où le temps de travail tombe à la fois de jour et de nuit, l'heure réelle de son travail de nuit doit être indiquée par une fraction en face du nom de famille d'un tel salarié (code N).

L'enseignant (travaillant selon un horaire 2/2 à raison de 12 heures par jour) a bénéficié d'un congé pour raisons familiales sans solde pendant la période du 05/06/2017 au 06/06/2017, le reste du temps il a travaillé à plein temps . De plus, le 25 juin 2017, il a travaillé 1 heure de nuit. Le bulletin de notes (f. 0504421) reflète l'enregistrement des écarts.

Dans ce cas, la feuille de temps de ce salarié sera remplie comme suit :

Titre d'emploi	Jours du mois
																Total des jours (heures) de présence (no-show) du 1er au 15
																Total des jours (heures) de présence (no-show)
Éducateur

S’il y a plus de deux écarts au cours d’une journée, le nom du salarié est répété sur le bulletin (f. 0504421).

Nous remplissons un fragment du bulletin (f. 0504421) si le salarié présente plus de deux écarts en une journée.

Le chef du département, dans la période du 01/06/2017 au 02/06/2017, a exercé des fonctions d'État liées à l'exercice des pouvoirs de député pendant 6 heures par jour. De plus, le 2 juin 2017, il s'est absenté du travail pendant 2 heures avec l'autorisation de son gestionnaire.

Conformément à l'art. 171, 172 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur est tenu de libérer l'employé du travail tout en maintenant son lieu de travail (poste) pendant la durée de l'exercice de ses fonctions publiques ou publiques.

Dans ce cas, la feuille de temps du salarié spécifié sera remplie comme suit :

Titre d'emploi	Jours du mois
																Total des jours (heures) de présence (no-show) du 1er au 15
																Total des jours (heures) de présence (no-show)
Chef de département
Chef de département

L'institution a le droit d'introduire des symboles supplémentaires dans le cadre de l'élaboration de ses politiques comptables.

Nous remplissons un fragment de la feuille de temps (f. 0504421) en utilisant des notations supplémentaires.

L'employé (caissier) travaille à temps partiel
(4 heures) en raison d'un congé parental. La politique comptable prévoit dans cette situation d'utiliser la désignation « ORF » lors du remplissage de la feuille de temps (formulaire 0504421).

Dans ce cas, la feuille de temps du salarié sera remplie de la manière suivante, à condition d’y enregistrer le temps effectivement travaillé (jours de présence) :

Titre d'emploi	Jours du mois
																Total des jours (heures) de présence (no-show) du 1er au 15
																Total des jours (heures) de présence (no-show)

Si l'employé responsable de l'établissement et de la soumission de la feuille de temps (f. 0504421) découvre que les écarts ou le caractère incomplet des informations soumises sur l'enregistrement du temps de travail ne sont pas reflétés, il est nécessaire de prendre en compte ces modifications, d'établir et de soumettre une correction. feuille de temps dans le délai imparti (f. 0504421). De plus, si initialement la feuille de temps (formulaire 0504421) a été soumise pour la période de facturation correspondante en indiquant la valeur « primaire » et le chiffre « 0 », alors lors des modifications nécessaires, la valeur « corrective » est définie, indiquant le numéro de série. de l'ajustement - chiffres à partir de 1. Les informations de la feuille de correction (f. 0504421) servent de base au recalcul des salaires pour les mois civils précédant le mois de paie en cours.

Formulons les principales réflexions exposées dans l'article :

l'établissement utilise la feuille de temps (f. 0504421) en la remplissant de l'une des manières prévues par l'arrêté n° 52n - en enregistrant la présence ou l'absence du travail ;

l'établissement a le droit de compléter de manière indépendante les symboles utilisés dans le cadre de l'élaboration de ses politiques comptables ;

si un employé d'une institution présente deux types d'écarts au cours d'une journée (période), la partie inférieure de la ligne de la feuille de temps (f. 0504421) est écrite sous forme de fraction. S'il y a plus de deux écarts, alors deux lignes de la feuille de temps sont remplies pour le salarié (f. 0504421) ;

si une erreur est détectée et (ou) des informations incomplètes sont reflétées, l'employé responsable de l'établissement de la feuille de temps effectue des corrections et soumet une feuille de temps rectificative pour la période de facturation correspondante (f. 0504421) en indiquant son type et le numéro de série de la correction .

Loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité ».

Arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 30 mars 2015 n° 52n « Sur l'approbation des formulaires de documents comptables primaires et de registres comptables utilisés par les autorités publiques (organismes de l'État), les collectivités locales, les organes de gestion des fonds extrabudgétaires de l'État , les institutions étatiques (municipales) et les lignes directrices pour leur application."

La feuille de temps et la feuille de calcul de la paie permettent d'enregistrer l'utilisation du temps de travail et la paie. Code du formulaire OKUD 0504421.

La feuille de temps est tenue par des personnes désignées par arrêté de l'établissement, mensuellement pour l'ensemble de l'établissement ou dans le cadre de divisions structurelles de divisions distinctes. La feuille de temps s'ouvre mensuellement 2 à 3 jours avant le début de la période de facturation en fonction de la feuille de temps du mois précédent. Les inscriptions dans la feuille de temps des salariés de l'établissement, leur exclusion de la feuille de temps sont effectuées sur la base de documents relatifs à la comptabilité du travail et à la rémunération (comptabilité du personnel, utilisation du temps de travail et règlements avec le personnel pour les salaires).

La feuille de temps n'enregistre que les cas d'écarts par rapport à l'utilisation normale du temps de travail établie par le règlement intérieur du travail. Dans la moitié supérieure de la ligne, pour chaque employé ayant présenté des écarts par rapport à l'utilisation normale du temps de travail, les heures d'écarts sont enregistrées et dans la moitié inférieure, les symboles d'écarts.

Les heures de fonctionnement de nuit sont également enregistrées en bas de la ligne.

Si un employé d'une institution présente deux types d'écarts sur un jour (période), la partie inférieure de la ligne est écrite sous la forme d'une fraction dont le numérateur est un symbole du type d'écart et le dénominateur est heures de travail. S’il y a plus de deux écarts au cours d’une même journée, le nom de l’employé est répété sur la feuille de temps.

A la fin du mois, le salarié chargé de tenir la feuille de temps détermine le nombre total de jours (heures) d'absences, ainsi que le nombre d'heures par type d'heures supplémentaires (remplacement, travail les jours fériés, travail de nuit et autres types d'heures supplémentaires). ) et les enregistrer dans les colonnes appropriées (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). La feuille de temps complétée est signée par la personne chargée de sa tenue.

La feuille de temps complétée et les autres documents, signés avec les signatures appropriées, sont soumis au service comptable dans les délais impartis pour effectuer les calculs dans les colonnes « Montant » correspondantes (41, 44, 46, 48, 50, 52). Après approbation par le chef de l'établissement, la feuille de temps permet d'établir le formulaire de paie selon OKUD 0504401 et le formulaire de paie selon OKUD 0301010.

La feuille de temps est utilisée pour refléter les accumulations de salaires des employés de l'institution, les paiements effectués aux employés de l'institution au cours du mois et le montant dû pour le paiement dans le règlement final, ainsi que pour refléter les impôts retenus sur les montants des accumulations pour les salaires et autres montants de retenues.

Les bases de calcul des salaires sont : l'arrêté du chef d'établissement relatif à l'inscription, au licenciement et à la relocalisation des salariés conformément au tableau des effectifs approuvé (approuvé par les Etats) et aux taux de salaire (tarifs), une feuille de temps pour l'utilisation de temps de travail et calcul du salaire, un formulaire de feuille de temps 0301008, une note de calcul sur le calcul du salaire moyen lors de l'octroi de congés, de licenciement et autres cas, un formulaire 0504425, d'autres documents comptables pour l'enregistrement du travail et son paiement.

Le bulletin de paie 0504401 est établi pour l'établissement, signé par l'exécuteur testamentaire chargé d'établir le relevé et la personne qui l'a vérifié. L'autorisation de payer le salaire est signée par le chef de l'établissement et le chef comptable.

Dans les cas où les calculs ponctuels du salaire lors d'un départ en vacances ou d'un licenciement ne coïncident pas avec l'établissement du calcul général, les paiements pendant la période d'interpaiement sont effectués selon la Paie (f. 0504403), un ordre de caisse de dépenses. Les montants accumulés et payés pendant la période d'interpaiement sont inclus dans le relevé de paie (f. 0504401) du mois en cours lors de la génération du calcul global. Dans ce cas, un tiret est fait dans la colonne « Montant à émettre » en regard du nom de famille du salarié, et le montant versé est enregistré dans la colonne « Paiements pendant la période d'interpaiement ».

A la fin du formulaire de paie 0504401, le caissier appose une inscription sur le montant effectivement payé et le montant des salaires non perçus, rapprochés du total du formulaire de paie 0504403, du formulaire de paie 0504401, confirmé par la signature du caissier. Si l'argent n'a pas été émis par le caissier, mais par une autre personne autorisée - le distributeur de l'argent, alors sur le formulaire de paie 0504401, l'inscription « L'argent a été émis conformément au relevé - position, signature, transcription de la signature » ​​est en outre écrit. Après une vérification approfondie des marques faites par le caissier (distributeur d'argent) dans le formulaire de paie 0504401 et le calcul des montants émis et déposés reflétés dans le formulaire de déclaration de paie 0504401, un ordre de dépense en espèces est généré pour le montant du salaire émis. de la caisse, en indiquant ses détails dans le relevé de paie, formulaire 0504401. Le mandat de trésorerie de dépenses spécifié, formulaire 0310002, pour le montant du salaire émis selon le relevé de paie, formulaire 0504401, est soumis à inscription au Journal d'enregistrement de Ordres de réception et de dépenses, formulaire 0310003.

Dans les services comptables centralisés, les relevés de paie 0504401 sont établis séparément pour chaque établissement desservi, signés par le chef de l'établissement desservi correspondant, le chef du groupe comptable et l'exécuteur testamentaire. L'autorisation de payer selon le relevé est signée par le chef de l'établissement (la personne autorisée par lui) et le chef (la personne autorisée par lui) du service comptable centralisé.

Formulaire 0504421 - une feuille de temps spéciale pour un enregistrement précis du temps de travail des employés. Les experts du portail ont expliqué comment le remplir afin de calculer correctement les salaires.

De l'article, vous apprendrez :

Ne manquez pas : l'article principal du mois d'un praticien expert

Cinq conseils sur un horaire de travail lorsqu'on ne sait pas comment remplir une feuille de temps.

Remplir le formulaire de feuille de temps 0504421

L'enregistrement des heures de travail dans les pratiques du personnel et de la comptabilité est une procédure strictement réglementée, qui s'effectue conformément aux exigences des documents réglementaires en vigueur.

Les changements les plus importants ce printemps !

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Ainsi, l'un des plus importants à cet égard est l'arrêté du ministère des Finances de la Russie du 30 mars 2015 N 52n « Sur l'approbation des formes de documents comptables primaires et des registres comptables utilisés par les autorités publiques (organismes de l'État), les collectivités locales. , les organes de gestion des fonds extrabudgétaires de l'État, les institutions publiques (municipales) et les lignes directrices pour leur application."

Téléchargez des documents sur le sujet :

Gardez une trace des heures de travail dans peut être effectué de l’une des manières suivantes :

• de l'utilisation normale du temps de travail ;
• plomb présences et absences réelles au travail.

La feuille de temps sert à enregistrer l'utilisation du temps de travail ou à enregistrer divers cas d'écarts par rapport à l'utilisation normale du temps de travail...

Posez votre question aux experts

Après avoir effectué toutes les opérations nécessaires, le spécialiste doit soumettre le formulaire complété au service comptable pour calculer et cumuler les salaires pour la période spécifiée. Sur la base des données reçues, le personnel comptable établit une feuille de paie sur un formulaire établi conformément au formulaire 0504401, ou une feuille de paie sur un formulaire correspondant au formulaire 0504402.

Note! Le choix de la forme de calcul des salaires est déterminé en fonction des règles de flux documentaires en vigueur dans l'organisation, approuvées par la réglementation locale.

Si, lors du contrôle de l'exactitude des informations saisies dans le formulaire d'enregistrement du temps de travail, un spécialiste agréé a constaté des inexactitudes ou des violations, il n'a pas le droit d'apporter des corrections directement au formulaire en cours de contrôle.

Dans ce cas, il doit établir une fiche dite corrective. Sa particularité est le marquage correspondant dans la colonne « Numéro de réglage ». La première feuille correctrice reçoit le numéro 1, puis la numérotation est apposée en fonction des numéros des feuilles correctrices suivantes.

Note! Si une feuille de temps principale est en cours d'établissement et n'a pas été modifiée, le numéro 0 est inscrit dans cette section.

Remplir un nouveau formulaire de feuille de temps 0504421

En fait, l'échantillon pour remplir le formulaire de feuille de temps 0504421 est utilisé depuis assez longtemps dans la pratique du flux de documents du personnel russe. Ainsi, jusqu'en 2005, les entreprises avaient en circulation la Feuille de temps pour l'utilisation du temps de travail et le calcul des salaires n° 421, à laquelle était attribué le code de formulaire 0504421 selon la norme OKUD.

Ensuite, le nom de ce formulaire a subi quelques changements - le numéro a été supprimé de son nom, mais sinon il est resté le même. Cette version du nom du formulaire était valable jusqu'en 2010.

Après cela, un nouveau document a été mis en pratique - « Tableau de comptabilisation de l'utilisation du temps de travail et calcul des salaires » (formulaire 0504421). Il est utilisé encore aujourd’hui sous ce nom. Dans le même temps, les règles de remplissage du formulaire 0504421 ont également subi quelques modifications et comprennent aujourd'hui un certain nombre d'exigences importantes.

La ligne du haut permet d'indiquer le nombre d'heures d'écart par rapport à l'horaire de travail standard. La ligne du bas contient des désignations codées utilisées pour indiquer la raison d'un tel écart :

• B - les week-ends et jours fériés, qui sont des jours non ouvrables ;
• N - exécution de tâches de travail de nuit ;
• G - l'accomplissement de devoirs à caractère étatique et public ;
• O - être en congé régulier ou supplémentaire ;
• B - état d'incapacité temporaire, y compris les arrêts de maladie délivrés à l'occasion de la grossesse et de l'accouchement ;
• OU - être en congé parental ;
• C - effectuer des heures supplémentaires ;
• P- absentéisme pendant les heures de travail ;
• НН - code temporaire utilisé pour indiquer une absence pour des raisons inconnues (jusqu'à ce que les raisons soient clarifiées) ;
• A - défaut de comparution avec l'autorisation de l'administration ;
• VU - jours de congé accordés dans le cadre de la fin de la formation ;
• OU - congé supplémentaire accordé dans le cadre de la formation ;
• ZN - enseignant suppléant de la 1re à la 3e année ;
• ZP - enseignant suppléant dans les groupes de jour prolongé ;
• ZS - enseignant suppléant de la 4e à la 11e année ;
• RP - exercice de tâches de travail le week-end et les jours fériés chômés ;
• F - heures réellement travaillées ;
• K - être en voyage d'affaires.

Note! Pour un enregistrement plus correct des heures de travail, une entreprise a le droit de compléter indépendamment cette liste avec les codes dont elle a besoin, indiquant certains types d'écarts par rapport à l'horaire de travail standard.

Exemples de remplissage du formulaire de feuille de temps 0504421

En général, s'il y a des écarts par rapport à l'horaire normal de travail, le nombre d'heures de chaque type d'écart est indiqué en haut de la ligne. En bas se trouve une désignation codée utilisée pour un type spécifique d'utilisation non standard du temps de travail.

Dans le même temps, cependant, dans la pratique, des exemples réels de remplissage d'un formulaire de feuille de temps peuvent nécessiter la prise en compte de nuances supplémentaires. Ainsi, par exemple, si un salarié travaillait de nuit, alors ses heures de travail pendant cette période doivent également être inscrites en bas de ligne de la feuille de temps du formulaire 0504421.

Note! Art. 96 du Code du travail de la Fédération de Russie fixe les limites de la nuit dans l'intervalle de 22 à 6 heures.

Dans certains cas, un employeur peut être confronté au fait qu'au cours d'une période comptable, c'est-à-dire un jour calendaire, un employé présente plusieurs types d'écarts par rapport à l'horaire de travail standard. Par exemple, il a d'abord remplacé un enseignant dans un groupe de jour prolongé, puis a travaillé la nuit.

Dans ce cas, vous devez écrire la partie inférieure de la chronologie sous forme de fraction : son numérateur sera la désignation du code du type d'écart, et le dénominateur sera le nombre d'heures consacrées à l'activité correspondante.

Si un salarié présente plus de deux types d'écarts par rapport à l'horaire au cours d'une journée calendaire, son nom doit être à nouveau inscrit sur la feuille de temps de travail pour enregistrer les données nécessaires. Ainsi, le troisième écart et les suivants sont enregistrés dans de nouvelles lignes.

Ainsi, un exemple de remplissage d'une feuille de temps, formulaire 0504421, nécessite la connaissance d'un nombre important de nuances qu'un employé autorisé doit prendre en compte lors de la tenue des relevés de temps.

Pour que les informations nécessaires soient saisies de manière parfaitement correcte dans le formulaire, vous devez être guidé par les recommandations méthodologiques pour remplir le formulaire de feuille de temps 0504421 et par la pratique actuelle de gestion des documents, basée sur les réglementations locales en vigueur de l'entreprise.

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