Корпоративный интранет-портал - это единое виртуальное информационное пространство компании, проще говоря - вся внутренняя жизнь организации на одном сайте. К «секретному» ресурсу имеют доступ исключительно сотрудники и руководство компании. Внедрение в рабочие процессы этого инструмента увеличивает не только производительность труда. Создав интранет-портал, компания значительно ускоряет свои бизнес-процессы. Портал Rabota.ru решил поинтересоваться, какую информацию содержат интранет-порталы крупнейших российских корпораций.

Компании, принявшие решение в пользу создания корпоративного интранет-портала, значительно увеличивают эффективность работы своего персонала, ведь при помощи этого инструмента буквально за считанные секунды вся необходимая информация становится доступной сотрудникам, что, в свою очередь, существенно экономит время.

Единое информационное пространство - это удобное рабочее поле с широким спектром функций. В интранете, помимо сведений обо всех работниках (фотографии, должности, названия отдела, в котором трудится специалист, номера рабочего телефона, электронной почты), содержатся доступные для всех новости компании, справочная информация - номера телефонов всех подразделений и отделов, информация об открытых вакансиях, о днях рождения сотрудников и знаменательных датах. Кроме того, интранет может содержать различные фотоотчеты о мероприятиях, маркетинговые планы организации. В нем могут размещаться шаблоны оформления документов (например, заявления на отпуск) и инструкция по их заполнению, образцы деловых писем и т. д.

Разумеется, содержание внутреннего информационного ресурса не ограничивается приведенным списком. Мы решили узнать у представителей ведущих компаний о функционале и содержании их интранет-порталов.

Кейс 1. LG Electronics RUS

Александр Карпов, директор по персоналу LG Electronics RUS:

«Главная цель интранет-портала нашей компании - создать максимум возможностей для любого сотрудника получить важную для него информацию.

Информационную открытость мы рассматриваем как важнейший элемент нашей корпоративной культуры, как безусловно необходимое условие для формирования доверия между сотрудниками и компанией.

Цели, которые преследуют руководители, помимо описанной выше общей цели формирования доверия, состоят в устранении внутренних информационных барьеров, обеспечении беспрепятственного и оперативного доступа к информации и повышении скорости и качества коммуникаций для решения любых вопросов - как производственных, так и социальных.

Наше интранет-пространство формирует некую общую для всех сотрудников среду, виртуальное пространство, которое адекватно и полно отражает реалии компании. Задачи, решаемые этим пространством, очень многогранны и постоянно расширяются по мере развития технологий и нашего понимания возникающих дополнительных прикладных возможностей.

Многие процессы, которые раньше было сложно или невозможно реализовать из-за трудоемкости и издержек потери информации, теперь стали частью нашей привычной производственной жизни. Приведу несколько примеров. На заводе работает около 3000 человек из десятков населенных пунктов. Обеспечить их доставку на работу и с работы нам помогает созданная на портале система заказа транспорта, через которую каждый сотрудник прямо со своего рабочего места бронирует себе место в корпоративном автобусе. Другой пример. На портале любой работник может почитать новости компании в корпоративном блоге, а также высказать свое мнение по насущным вопросам на форуме. Ежеквартально мы выбираем и награждаем лучших сотрудников. Портал сделал этот процесс максимально открытым, демократичным. Каждый специалист может узнать, каких выдающихся результатов добился претендент, и проголосовать за наиболее достойного кандидата. Есть на портале и каталог нашей заводской библиотеки, в которой уже более 500 книг. Каждый работник может заказать интересующее его издание. Обращение за поддержкой наших IT-специалистов тоже происходит через портал. Мы придаем очень большое внимание мнению клиентов о нас и нашей продукции. Для многих подразделений клиентами являются другие подразделения. И ежеквартально через портал происходит оценка качества услуг, предоставляемых внутренним клиентам. Через портал мы оцениваем вовлеченность сотрудников. На сайте также размещен наш заводской фотоальбом - в нем можно посмотреть, например, фотографии строительства завода в 2005 году, фото нашего традиционного майского спортивного фестиваля, фото, запечатлевшие участие наших сотрудников в Днях донора, или фото, предоставленные нашими сотрудниками на заводской фотоконкурс. На портале размещены описания всех действующих политик и процедур, которые касаются каждого специалиста, формы и бланки всех стандартных документов. И это далеко не полный перечень того, для чего мы используем наш внутренний сайт. И количество таких ресурсов и сервисов постоянно увеличивается.

Преимущества внедрения корпоративного интранет-портала - это, как я уже сказал, возможность мгновенно получать любую важную информацию как производственного, так и социального характера. Это формирует у сотрудников чувство причастности, вовлеченности в дела компании, ответственности за ее будущее. А эти эмоции мы считаем ключевыми для нашего долговременного развития и процветания.

Как и любой новый канал коммуникации, интранет-портал требует определенной культуры общения. И если все участники такой культурой обладают, то компания получает от портала только плюсы. А культуре общения можно и нужно обучать. И мы это делаем, в том числе с помощью специальных тренингов.

Помимо описанных выше основных сервисов нашего внутреннего сайта, на нем содержится информация о сотрудниках, их контактные телефоны и адреса корпоративной почты. Мы размещаем на портале информацию обо всех открытых на заводе вакансиях, приглашая сотрудников либо сообщить о своей заинтересованности в открытой позиции, либо предложить на вакантную должность кого-то из своих друзей или знакомых. С помощью портала мы информируем сотрудников о возможности приобретения уцененной продукции, проводим ее розыгрыш среди желающих.

В целом же хочу подчеркнуть, что портал является очень мощным инструментом демонстрации всем сотрудникам единства слов и дел компании, уважения компании к сотрудникам, ее стремления создать все условия для того, чтобы каждый ощущал себя членом большой корпоративной семьи».

Кейс 2. УК «Альфа-Капитал»

Юрий Григорьян, директор по управлению персоналом УК «Альфа-Капитал»:

«Учитывая, что интранет постепенно эволюционирует из простого телефонного справочника в мощный "мультифункциональный" рабочий инструмент, то выделить какую-то одну его цель весьма сложно.

С точки зрения корпоративной культуры, цель нашего интранет-портала - это создание единого корпоративного информационного пространства. Здесь все просто. Мы - компания средних размеров, но при этом наши сотрудники работают в крупнейших городах страны от Южно-Сахалинска и Владивостока до Калининграда и Ростова-на-Дону. И иногда получается, что до ближайшего коллеги - расстояние в сотни километров. Если еще добавить, что часть сотрудников работает в имплант-офисах, на территории других организаций, то задача трансляции корпоративной культуры, миссии и ценностей компании без наличия качественного информационного ресурса будет просто недостижимой. Вот и первая рабочая цель - внутренний сайт позволяет каждому сотруднику ощущать себя частью единого целого, быть активным участником жизни компании вне зависимости от расстояния до центрального офиса, каждый день из различных рубрик проникаться идеей компании.

С точки зрения нашей ежедневной работы, интранет полностью решает вопрос внутренних коммуникаций - это и удобный телефонный справочник с фотографиями коллег, выполняемыми функциями, интересами, и расширенная библиотека документов, информация о новых сотрудниках, днях рождения, календарь отсутствий, многочисленные чаты и форумы, внутренняя программа обмена информационными сообщениями и, конечно, новостной блок. Как мы видим, спектр и направленность коммуникативной составляющей - широкие, что позволяет эффективно решать задачи по внутренним коммуникациям любого уровня сложности.

Главное - это единый инструмент трансляции миссии и корпоративных ценностей компании. Далее полностью решается вопрос создания эффективных внутренних коммуникаций, то есть мы именно управляем информационными потоками, что позволяет их постоянно изменять под актуальные бизнес-задачи. Среди других целей внутреннего сайта: создание и управление рабочими группами, причем здесь нет ограничений по темам - это и группа по оптимизации процессов, и футбольная команда. Но основная цель - создание профессиональных сообществ внутри компании, информационное обеспечение всем спектром инструментов и документов любого сотрудника (от стандартов выполнения работы до клиентских презентаций и тарифов), что особенно актуально для новичков. На внутреннем портале мы создали библиотеку всех документов и сопроводили каждый из них памяткой по заполнению. Например, если вы хотите написать заявление на отпуск - находите в перечне документов трудовые документы, выбираете рубрику "Заявления", открываете нужный вам шаблон, а к нему уже приложена инструкция по заполнению. Также с помощью интранета мы вовлекаем сотрудников в корпоративную жизнь через проведение различных опросов, конкурсов и т. д.

Преимуществ у интранета много, но главное из них - это качественно другой уровень внутренних коммуникаций, что, безусловно, сильно облегчает решение многих как ежедневных, так и стратегических задач. А если идти дальше, то уровень развития внутренних коммуникаций напрямую коррелируется с уровнем развития корпоративной культуры компании, отражает ее подлинные интересы и приоритеты. Как пользователь этой системы, могу сказать, что открываю преимущества каждый день. При этом каждый раз говорю: "Как хорошо, что у нас есть интранет". И несмотря на то, что с момента внедрения прошло более года, посещаемость портала растет. Мы начинали с того, что внутренним сайтом пользовались 50% сотрудников. Благодаря постоянной работе с конечным пользователем мы довели эту цифру до 90%-95%.

Время чтения: 5-6 минут

Юлия Большова - руководитель по автоматизации HR-процессов Авито. Ранее развивала интранеты Билайна, Ламоды и Яндекса.

В предыдущем интервью Юлия как повысить эффективность интранета и дала советы начинающим интранет-менеджерам. В этом выпуске блога - о том, какой у Авито интранет и какие задачи он решает.

Интранет для людей

Факт № 1 . Avito People - интранет для людей. Над названием сервиса думали долго, и оно родилось в результате голосования внутри нашего департамента. Авито - это мы, а People - люди, для которых мы все придумываем и разрабатываем. Все, что мы делаем, делается для удобства и пользы сотрудников.

Факт № 2. В Авито работает больше 1500 сотрудников. Ежемесячно в среднем интранетом пользуются более 70% сотрудников (1100 человек)

Факт № 3. Помимо интранета в компании пользуются и другими сервисами, например, Slack и Workplace от Facebook. Каждый сервис выполняет свою задачу.

Slack - внутренний корпоративный мессенджер. Мы используем его для оперативной коммуникации между коллегами.

Workplace - инструмент для среднесрочной коммуникации. Мы используем его для общения с зарубежными коллегами. Контент в workplace создают лидеры мнений.

Avito People - сервис для рабочих процессов, а также официальной и структурированной информации. Он необходим для публикации и хранения значимых событий, о которых должен знать каждый сотрудник.

От почтовых рассылок мы отказались.

Факт № 4. Наш интранет создала команда разработчиков Авито. Так как мы динамичная компания, процессы и идеи могут часто корректироваться. Нам важно быстро внедрять новое или менять существующее. Если некоторые функции стали неудобными или больше не нужны сотрудникам, мы без сожаления их меняем или удаляем.

Новости в интранете Авито

Соцсети vs. Интранет. Почему интранет?

Для донесения важного контента. Интранет нужен для того, чтобы сотрудники в одном месте видели основные новости и события компании. Мессенджеры - это дополнительные и добровольные каналы, поэтому важная информация может затеряться в обсуждениях. В дополнительных каналах коммуникации сложно создать полноформатные информационные страницы, где сотрудник может ознакомиться с описанием нужных процессов и действий.

Для безопасности. В мессенджерах небезопасно пересылать конфиденциальные файлы. Или, например, оперировать такими данными, как зарплаты сотрудников.

Для архивации и легкого поиска. В мессенджерах сложно хранить исторические данные или найти сотрудника. Если вы не знаете к кому обратиться, вам понадобится больше времени.

Для нужных действий. Мы не отделяем сервисы для решения бизнес-задач от интранета. Для нас это одно целое. Самым важным преимуществом интранета должно быть решение рабочих задач: оценить коллегу, отправить заявку на отпуск, получить аналитику по своему подразделению.

Новости в интранете Авито

Какой у Авито интранет?

Наш интранет находится в ведении двух департаментов. Я - менеджер проекта и нахожусь в команде HR, а моя команда разработки - в техническом департаменте.

Платформа. У нас собственная разработка, мы работаем в технологическом стеке компании.

Мобильная версия. Мобильной версии у нас нет, но открыть интранет на мобильном можно. Это выглядит не так красиво, как хотелось бы, но разработку мобильной версии мы пока не ставим в приоритет, так как сотрудники заходят в интранет с офисного компьютера.

Для начала мы возьмем самые востребованные среди сотрудников функции и добавим их в мобильную версию. Позже расширим до полноценного функционала.

Аудитория и запросы. Верхнеуровнево мы выделили три аудитории пользователей интранета: HR, руководители и сотрудники. Основная часть сотрудников в интранете пользуется общим функционалом: читает новости, ищет коллег и прочее. Далее идут запросы от руководителей - более навороченные и специализированные. Руководители ищут информацию о сотрудниках, переведенных в другой отдел, отчеты по выполнению KPI и другие важные для них данные. У HR специфические запросы, которые касаются автоматизации процессов.

Сервис и удобство . Наш интранет - это полноценный сервис и инструмент для работы. Мы не планировали делать сайт, где публикуются только новости и статьи. У нас есть портальная часть (это тот самый интранет в классическом понимании - с новостями, оргструктурой, списками сотрудников, днями рождениями и другими замечательными вещами), а есть микросервисы, которые помогают сотрудникам выполнять определенные задачи.

Например, есть сервис, где сотрудники проходят перформанс-ревью. А есть дашборд для руководителей, где мы выводим самую важную информацию по их подчиненным сотрудникам.

Контент и коммуникация. В интранете мы пока не даем возможности сотрудникам добавлять материалы, кроме заполнения данных в личном профиле. Это не запрещено, просто на текущем этапе не совсем понятно, что конкретно нужно сотрудникам. Быстрые объявления и мини-новости все пишут в Slack. В новостной ленте публикуются официальные материалы, которые готовят внутренние коммуникаторы.

Эффективность. Главные вопросы, которые мы задаем себе, прежде чем что-либо делать: «Правда ли мы экономим время сотрудников?», «Для кого и зачем мы это делаем?», «Какую выгоду мы принесем?».

Например, если мы сделаем заголовки в новостях красными, кому это сэкономит время? А если мы выведем все отпуски сотрудников в виде графика, сэкономит ли это время и деньги?

И, конечно, любой функционал мы стараемся делать удобным и красивым. Мы привлекаем дизайнера интерфейсов и тестируем нововведения до запуска на фокус-группах.

Корпоративный портал нередко путают с корпоративным сайтом. На самом деле, это абсолютно разные инструменты и функции портала намного шире. По сути, портал - это некий виртуальный офис компании, позволяющий всем сотрудникам обмениваться документами и информацией, а также автоматизировать основные бизнес-процессы. А вот понятия корпоративного портала и интранета традиционно используются как синонимы.

Что представляет собой интранет?

Интранет, или корпоративный портал, - весьма объемный и сложный инструмент, позволяющий справиться с решением большого круга задач. Это не просто самостоятельный сайт, а целая совокупность разных продуктов, например, система работы с документами, таск-трекер, ERP-система и множество других в зависимости от потребностей конкретной организации. Портал объединяет функции хранилища файлов и документов, социальной сети и информационного ресурса. При этом главных задач у любого портала всего две: дать сотрудникам возможность коллективно работать над поставленными задачами и обеспечить эффективные внутренние коммуникации.

Для решения этих задач в типовой корпоративный интранет могут входить следующие блоки:

• сведения о компании: устав, структура, должностные инструкции, миссия и мировоззрение компании, корпоративный стиль и т.д.;
• сведения о сотрудниках: персональные данные и страницы, контакты, занимаемая должность, подразделение, достижения;
• обновляемая информация: приказы, распоряжения, объявления о событиях в компании, взыскания и благодарности, новости компании;
• единая база знаний: справочная информация (каталоги продукции, прайс-листы), документы, шаблоны, архив файлов;
• инструменты общения: форумы, опросы, анкеты, связь с руководящим аппаратом и коллегами;
• служебные механизмы: проекты, постановка задач и контроль их выполнения, заявки на приобретение оргтехники, заказ пропусков, транспорта и тому подобное.

Как показывает практика, корпоративный портал способен эффективно решать вопросы рабочего плана, такие как постановка и контроль выполнения задач, аналитика, создание системы хранения важной информации, автоматизация бизнес-процессов и системы управления взаимоотношений с клиентами (CRM).

Достаточно успешно реализуется на порталах и быстрая связь между разными подразделениями компании. Исчезает необходимость, например, уведомлять каждое подразделение о нововведении или важном событии - достаточно разместить информацию на портале, и она тут же станет достоянием общественности. Персонал, кроме того, имеет постоянный доступ к базе знаний компании.

На заметку
Один из главных трендов развития интранета - это его упрощение. Если несколько лет назад разработчики пытались оснастить его максимальным количеством функционала, то сегодня они все чаще отказываются от таких решений в пользу более простых социальных интранетов.

Что касается эффективных коммуникаций между сотрудниками, то в теории портал, конечно, дает им возможность мгновенного общения через интегрированную социальную сеть, обсуждения как рабочих, так и личных вопросов на форумах и в группах. Каждый может пообщаться с каждым, задать вопрос, передать и получить нужную информацию... На практике, к сожалению, это работает далеко не всегда или не работает вовсе. Интранет хорош для автоматизации различных операций, упрощения системы документооборота и отчетности, поиска нужной информации, но… не для общения.

Кстати, успешность взаимодействия сотрудников с помощью портала во многом зависит от степени их вовлеченности в общение на всех управленческих уровнях. Открытая организация, где любой может напрямую обратиться к руководителю, намного привлекательнее для действующих и потенциальных сотрудников. Это создает у персонала дополнительную уверенность в том, что топ-менеджмент относится к членам коллектива как к полноправным партнерам и формирует лояльность к компании.

Каким компаниям нужен корпоративный портал

Интранет - это очень удобный, а порой и жизненно необходимый инструмент для компаний, в которых имеются удаленные сотрудники. Для них портал может служить настоящим мобильным рабочим местом. Полезен портал и для крупных фирм, имеющих филиалы в рамках одного населенного пункта или даже в разных городах. Но даже и в том случае, если у фирмы нет филиалов, но имеется большой штат сотрудников, а отделы расположены на разных этажах, портал может стать средством объединения всех в одну команду. При наличии портала исчезает необходимость ходить с бумажными документами из кабинета в кабинет, тратя на это драгоценное рабочее время и отвлекая других сотрудников, или искать клиентскую базу где-то на просторах 1С, с которой работать умеет далеко не каждый. Конечно, если в организации работают два-три человека и в течение рабочего дня они находятся в одном кабинете, то портал в этом случае будет ненужной роскошью.

Иногда руководители компании искренне не понимают, зачем может понадобиться корпоративный портал, считая его установку пустой тратой денег. На самом деле, портал необходим компании, если:

Очень полезен будет портал и тем компаниям, где нужна быстрая адаптация сотрудников или обучение персонала. При наличии интранета новичок гораздо быстрее входит в курс своих обязанностей, поскольку получает доступ ко всей основной информации, имеет возможность получать консультации по любому вопросу у опытных коллег. Для обучения сотрудников не потребуется организовывать очные курсы или тренинги - все это можно сделать онлайн на территории портала. Не придется и надолго отрывать работников от трудового процесса и тратить дополнительные средства на организацию.

Как внедрять интрасеть

Процесс внедрения интранета в компании достаточно сложный и многоэтапный. Первый этап - это всегда решение «сверху». Именно руководство должно принять решение о внедрении и способствовать его продвижению. Но психология людей такова, что любые нововведения и изменения привычного хода работы воспринимаются в штыки, независимо от того, насколько полезными и эффективными они окажутся в будущем.

Итак, допустим, что решение принято. С чего начать?

• Этап 1. Сбор требований и планирование проекта. На этом этапе определяются главные цели внедрения и собираются мнения всех заинтересованных лиц.
• Этап 2. Создание информационной архитектуры портала. Под этим понимается структурирование всех данных на портале, то, как они будут представлены пользователям. Главное назначение структуры - ускорение поиска, самая важная информация должна быть получена не более, чем в три «клика» мышкой.
• Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов. Это нужно для того, чтобы портал был не просто складом информации, но и автоматизировал самые трудоемкие бизнес-процессы компании.
• Этап 4. Создание дизайна портала. В данном случае дизайн - не просто картинка, он серьезно влияет на удобство портала для пользователей. Работа над дизайном обычно ведется параллельно с программной реализацией.
• Этап 5. Информационное наполнение. По мнению специалистов, инициаторами публикаций в начале работы интранета должны быть топ-менеджеры, но от них должно поступать не более 20% постов. Остальное - публикации рядовых сотрудников. Если их количество в дальнейшем окажется менее 80%, то, возможно, портал не является инструментом для персонала. К сожалению, на деле за наполнение обычно отвечает администратор.
• Этап 6. Продвижение среди сотрудников и обучение пользователей. Пожалуй, самый сложный и ответственный этап. Как бы идеально не был создан портал с точки зрения программного обеспечения или дизайнерского оформления, если он не будет востребован сотрудниками компании, ценность его будет равна нулю. Чтобы проинформировать коллектив о запуске интранета, можно разослать информационное письмо с оповещением о сервисе и его самых полезных возможностях, советами по переходу на новую систему. В процессе функционирования портала каждая компания находит свои решения для его популяризации среди работников, например, у кого-то доступ в интернет или электронную почту открывается только через интранет, а кто-то материально поощряет тех, кто регулярно использует портал в работе. Мотивация к использованию этого инструмента - едва ли не самая сложная часть работы по внедрению портала.

Сравниваем решения: топ-3 лучших интранет-портала

Yammer. По заявлению разработчиков, этот корпоративный портал будет полезен всем подразделениями компании - от руководителей до рядовых сотрудников. На сегодня он доступен только в составе еще одного продукта ― Microsoft-Office365 ― и легко интегрируется с SharePoint. При этом они во многом схожи, но Yammer - это облачное решение, а SharePoint - серверное.

Структура портала несколько напоминает популярный Twitter, интранет позволяет сотрудникам обмениваться мгновенными сообщениями, включая текстовые файлы и изображения, формировать рабочие группы, просматривать онлайн-контакты, искать людей, группы или тексты, использовать общую базу данных и принимать участие в ее формировании. Интерфейс портала достаточно прост, разобраться в нем сможет каждый, кто имеет хоть небольшой опыт работы с социальными сетями.

Кроме создания внутренних коммуникаций между сотрудниками, Yammer также помогает решать бизнес-задачи, такие как создание коммуникаций для руководителей, управление проектами, взаимодействие с бизнес-партнерами, формирование мотивации у персонала, обучение и адаптация сотрудников, повышение эффективности продаж.

Поскольку Yammer на сегодня является составной частью Office365, то установить его отдельно от последнего не представляется возможным. Но зато от добавления Yammer во все тарифы онлайн-офиса цена последнего не изменилась. Кстати, именно невозможность самостоятельной установки Yammer и можно считать одним из его главных недостатком наряду с тем, что Yammer подойдет лишь тем компаниям, которые хотят разработать свой индивидуальный корпоративный портал, поскольку не является готовым коробочным решением.

«Битрикс24» - корпоративный портал с функциями социальной сети. Он содержит микроблоги, мессенджер, хранилище файлов, фотогалереи. С помощью «Битрикс24» можно не только общаться и совместно работать над проектами, но и вести свой CRM, планировать и учитывать рабочее время, автоматизировать бизнес-процессы, управлять персоналом. Всего предлагается 12 рабочих инструментов.

«Битрикс» выглядит как корпоративный Facebook, во всяком случае, интерфейсы у них очень похожи. На главной странице имеется привычная лента, в которой каждый пользователь может писать свои сообщения и комментарии к постам других участников. Эта же лента отражает и все события компании. Существует как коробочный, так и облачный варианта портала. «Битрикс» можно установить как на стационарный компьютер, так и на ноутбук или любое мобильное устройство. Кроме того, интранет легко интегрируется с Google, Apple, Microsoft. Цена ПО зависит от вида выбранного тарифа: пакет «Проект» на 12 пользователей можно установить бесплатно, «Проект+» - за 990 рублей в месяц, «Компания» - за 10 990 рублей. Количество пользователей в двух последних пакетах не ограничено.

По отзывам пользователей - главные минусы портала - неинформативный интерфейс и перегруженность функционалом.

Jive - это готовое решение, которое дает возможность создавать собственный внутрикорпоративный портал в компании. Здесь имеются готовые шаблоны для отдела маркетинга, отдела продаж, HR, службы технической поддержки - запустить и развить портал можно в максимально сжатые сроки Пользователи могут настроить свое индивидуальное рабочее пространство при помощи стартовой страницы. Приложение содержит все необходимые инструменты для управления проектами, корпоративным контентом и задачами.

Для пользователей доступны блоги, профили, обсуждения, группы, календари, умный поиск и многое другое. Jive можно интегрировать с Google и Office365, доступ к порталу возможен с любых устройств, включая мобильные.

Цена приложения зависит от выбранного пакета, на сегодня их предлагается три: Select, Premier или Premier+. Главный недостаток портала - отсутствие локализации на русском языке и отличие навигации от привычных пользователю соцсетей. Из-за большого количества возможностей, процесс адаптации пользователей к интранету может вызвать трудности.

На рынке сегодня представлено достаточно большое количество решений. Понять, какое из них подойдет конкретной компании достаточно сложно. Именно поэтому в разделе об интеграции особое место занимает необходимость постановки четкой цели. Конечно, рабочий функционал представлен практически везде одинаково хорошо, что касается социального - вопрос остается открытым.

Индивидуальный инструмент vs готовое решение

Что предпочесть: разработку индивидуального инструмента или готовое решение? Об этом мы поговорили с Дмитрием Бенцем, разработчиком корпоративной социальной сети LOQUI BUSINESS :

«Если руководство будет понимать, зачем и для кого нужен интранет, то станет ясно и какой именно портал лучше всего установить. Не последнюю роль в выборе, конечно, играют финансовые возможности. Индивидуальное решение всегда будет дороже, чем коробочный вариант, но иногда компании и не нужно это решение. Готовые порталы успешно справляются с возложенными на них задачами, и большинство из них позволяют настроить все функции под специфику компании.

Но очень часто, к сожалению, встречается ситуация, когда портал становится только хранилищем информации, а делу укрепления внутренних коммуникаций он никак не помогает. Это происходит потому, что портал все же официальный рабочий инструмент, а человек психологически не расположен к общению с его помощью. Если компания видит своей основной целью именно укрепление внутренних коммуникаций, то внедрять нужно корпоративную социальную сеть. Именно КСС становится той площадкой, где персонал компании начинает активно общаться по всем вопросам, решать рабочие задачи, обмениваться мнениями, делиться информацией. Сети становятся все более востребованными, и одной из первых отечественных разработок стал наш LOQUI BUSINESS. Мы надеемся, что его ждет большое будущее. По крайней мере, мы постарались внедрить в него самое лучшее от социальной сети и корпоративного портала, чтобы LOQUI стал инструментом, способным решить любые вопросы и задачи компании».

Всеобщая глобализация приводит к тому, что всё больше и больше компаний имеют географически распределённую структуру, офисы и представительства в разных городах и странах. Сотрудники проводят больше времени, работая удалённо , а корпоративный интранет портал становится основным рабочим инструментом .

Времена, когда люди просто приходили на работу в офис и работали только в течение рабочих офисных часов уходят в прошлое. Сотрудники и команды постоянно находятся на связи. Быстрый доступ к информации, задачам и проектам становится неотъемлемым требованием для успешной и высокопродуктивной работы . Компаниям необходима гибкость и не привязка к рабочему месту, если они ставят перед сотрудниками амбициозные цели.

Эволюция рабочего пространства

Мы живём во времена интересных перемен и наблюдаем, как меняется рабочее пространство, превращаясь в , объединяя в себе все инструменты, которые используют сотрудники для работы. Начиная от Email и мессенджеров и заканчивая электронным документооборотом и автоматизацией бизнес-процессов. Выражение «цифровое рабочее пространство» плотно вошло в обиход, хотя совсем недавно вызывало массу споров и противоречий.

Термин «интранет портал» , также становится популярнее, его стали чаще гуглить в поисковиках, а его синонимом можно смело назвать «корпоративный портал» , который подразумевает то же предназначение и набор функций.

Рабочее пространство развивается, и в него интегрируются новые цифровые каналы коммуникаций, как внутри компании, так и для общения с клиентами и партнёрами. Хороший интранет – это мощный инструмент современной компании . Он объединяет в себе ресурсы и функции, позволяющие сотрудникам выполнять свою работу быстрее, проще и эффективнее.

Переход на цифровое рабочее пространство позволяет компаниям добиваться высокого уровня вовлеченности сотрудников. Недавнее исследование Deloitte в сфере HR показало, что вовлечённость и заинтересованность сотрудников является проблемой №1 для компаний с распределённой структурой . Вовлечённость начинается с того, что необходимо научиться слушать сотрудников, вовлекать их в принятие решений и наделять полномочиями и ответственностью для решения задач.

Как может помочь интранет портал?

• Гибкость: доступ к информации и документам должен быть гибким и не зависеть от места и устройства, которым пользуется сотрудник.
• Совместная работа: командам необходимо единое пространство, где они могут взаимодействовать и работать над задачами и проектами, при этом быть в курсе всех событий в режиме real-time.
• Вовлечённость и корпоративная культура: удобство, целостность бренда и корпоративного дизайна отражает единство компании и обязательства перед сотрудниками.

Что же такое интранет портал и почему без него не может обойтись не одна современная компания?

Если вы задумались над тем, что такое интранет портал и что он собой представляет, вы определённо не одиноки. Большинство людей не догадываются, что есть такой инструмент, позволяющий им решить проблемы с документооборотом, коммуникациями, бизнес-процессами, контролем выполнения задач и проектами пока они с ними не столкнутся.

Техническое определение: закрытый внутренний портал компании, базирующийся на облачном решении или установленный на локальный сервер.

Общее определение: интранет портал – это внутренний закрытый инструмент автоматизации бизнеса, предоставляющий ряд функций для решения бизнес-задач. Количество и набор этих функций зависит от решения или потребностей бизнеса.

Несмотря на то, что интранет может решать множество различных задач , мы различаем 13 основных и наиболее распространённых инструментов используемых в интранет порталах. Ниже мы подробнее рассказываем о каждом из них и как вы можете применить их в своей компании

1. Социальная сеть

Интранет портал легко заменяет внутреннюю социальную сеть компании без необходимости специально обучаться ей пользоваться, ведь все уже это, итак, давно умеют. Используйте все знакомые вам вещи для того чтобы быть в курсе всех событий или проектов компании, общайтесь, делитесь информацией, комментируйте, ссылайтесь на коллег в сообщениях, рассылайте документы и проводите опросы. Объединяйтесь в группы по интересам или проектам и используйте всю мощь социальной сети для повышения вашей продуктивности .

2. Задачи

Любая работа или проект – это череда задач, как больших, так и не очень, но все они направленны на достижение конечной цели. Человечество пока не придумало инструмента лучше, чтобы отследить эффективность работы и не сбиться с намеченного курса. Задачи – это удобный, простой, а главное всем знакомый способ работы.

Интранет портал позволяет не просто легко и быстро ставить задачи, но и проверять результат и качество их выполнения. Следите за сроками, стройте графики эффективности работы сотрудников , работайте с диаграммой Ганта и другими отчётами, помогающими оценивать результативность и качество работы вашей команды . Создавайте свои собственные чек-листы и шаблоны, чтобы тратить меньше времени на одинаковые и рутинные задачи.

3. Коммуникации и совместная работа

Скорость коммуникации в компании решает очень многое и сильно влияет на её эффективность и гибкость. Времена, когда документы могли путешествовать долгими днями по кабинетам и Email-сообщения превращающиеся в бесконечную череду пересылок, стремительно уходят в прошлое. Сотрудники и компании ищут новые способы ускорить общение и, как правило, в этот момент в компании начинают пользоваться скайпом и другими мессенджерами. Собрать и проанализировать потом всю эту переписку просто невозможно, а угроза утечки данных встаёт ещё острее.

Начните пользоваться единым инструментом для общения и совместной работы. Общайтесь в мессенджере, создавайте группы по интересам и проектам, совершайте бесплатные аудио- и видеозвонки друг другу. Отправляйте файлы и документы. Исключение Email из внутренних коммуникаций компании повышает эффективность сотрудников минимум на 28% . Всё это позволяет делать интранет портал. Более того, вы всегда сможете проконтролировать переписку, и посмотреть её историю.

4. Документы

Документы – неотъемлема часть любой работы и компании. Редко когда документы создаются идеально с первого раза, обычно проходит несколько этапов правок и утверждений, прежде чем документ будет призван рабочим. Во всём этом процессе наверняка участвуют несколько человек, и нет ничего хуже последовательной работы с документами. Такой подход является настоящим врагом эффективности .

Совместная работа над документами – это одно из ключевых и основных преимуществ интранет портала. Вы не просто можете сэкономить на офисных приложениях типа Microsoft Word, но и работать над одним документом одновременно . Контролируйте все правки, отслеживайте историю изменений и версии документов. Открывайте и ограничивайте доступ к документам и папкам, обсуждайте их, утверждайте, и быстро находите. Для всего этого вам нужен лишь один инструмент - интранет портал.

5. Хранилище файлов

Облачные технологии переворачивают подход, к хранению файлов открывая тем самым большие возможности и удобства для работы с ними. Больше не нужно испытывать неудобства использования USB-флешек и локальных корпоративных дисков.

Храните файлы в облаках. Это даст вам больше гибкости и контроля над ними . Настройте права доступа в соответствии с вашими требованиями и будьте спокойны за их безопасность. Вы больше никогда не потеряете ни один файл или документ. Оправляйте прямые ссылки на ваши файлы и не занимайте место в вашем почтовом приложении.

6. Календари

Ищите способы прозрачной работы со своими календарями и календарями сотрудников? Работа компании подразумевает большое количество событий и мероприятий. Проблема в том, что не всегда понятна доступность того или иного сотрудника в нужное врмя, а возможность планирования превращается в сложную задачу.

Синхронизируйте все свои календари с интранет порталом. Сделав это, вся информация о доступности ваших коллег и переговорок будет как на ладони. Начните эффективнее планировать своё время . Создавайте мероприятия и приглашайте на него участников прямо из календаря и тогда, когда всем это удобно. Проводите собрания и планёрки, формируйте протокол встречи и ставьте задачи участникам прямо в интранет портале.

7. Почта

Почта популярный и эффективный способ общения, хотя он и не очень подходит для внутренних коммуникаций. Всё что касается внешних коммуникаций, почта незаменимый помощник и инструмент.

С почтой эффективнее работать тогда, когда она плотно интегрирована с вашим интранет порталом. Создавайте свои почтовые ящики или подключите свой домен. Вся ваша база контактов под рукой, а вся переписка крепится к карточкам ваших клиентов, партнеров или сделкам. Всевозможные счётчики и аналитика по использованию почты помогут вам понять, насколько вы эффективно умеете пользоваться этим инструментом, для достижения поставленных задач .

8. Телефония

Сколько времени вы тратите на поиск контактов и набор номеров? Телефония неотъемлемая часть любого бизнеса. Если ваш бизнес построен целиком на телефонной связи, то скорость работы и эффективность использования этого инструмента будет являться критическим фактором.

Настройте телефонию в интранет портале и повысьте ваши продажи и эффективность работы сотрудников . Больше не нужно переключать звонящего на нужного менеджера, система сама определит, кто работает с этим клиентом и направит его к нему. Звоните в один клик мышкой, записывайте разговоры, прослушивайте их и оценивайте эффективность работы ваших сотрудников на телефоне.

9. Бизнес-процессы

Нет ничего хуже неавтоматизированных рутинных операций. Время, потраченное на поход по кабинетам, чтобы утвердить счёт на оплату или заявку на командировку, можно потратить с большей пользой. Если компания имеет географически распределённую структуру, то эту проблему можно смело умножить на два. Многие компании по-прежнему тратят массу времени и денег на то, что можно и нужно автоматизировать.

Работайте там, где вам удобно и с любого удобного вам инструмента – планшета, телефона. Интранет портал, имеющий мобильное приложение делает вас гибким и эффективным независимо от вашего местоположения и условий работы . Пользуйтесь всеми преимуществами интранета и будьте всегда в курсе всех событий по вашим задачам и проектам в режиме real-time.

Нужен ли вам интранет портал?

Если какие-то из проблем описанные выше вам знакомы, и вы ищите пути их решения, вам определённо нужно задуматься о том, чтобы начать пользоваться интранет порталом в вашей компании. Если вы не знаете с чего начать, закажите презентацию , на которой вы узнаете, как интранет портал поможет решить ваши проблемы, и какие преимущества вы получите от его использования.

Пользуетесь ли вы интранет порталом в вашей компании? Поделитесь своим опытом в комментариях.

Более 15 лет мы создаем единые информационные и сервисные пространства компании

• Коммуникации и бизнес-процессы
• Задачи и проекты
• База знаний и документов
• Интеграция с внутренними и внешними системами

Функциональные решения для
разработки корпоративных порталов

• Коммуникации и бизнес-процессы
• База знаний и документов
  • Систематизировать информацию о компании с помощью организационной структуры, телефонного и других справочников, учебных материалов, должностных инструкций и т.п
• Задачи и проекты
• Интеграция
• CRM

• Сотрудники смогут общаться и узнавать новую информацию в уже привычном формате «живых» новостных лент, рабочих групп и чатов
• Автоматизация бизнес-процессов компании повысит их прозрачность и четкое понимание текущих статусов

Практически в каждой компании, достаточно давно существующей на рынке, есть проблема разрозненного хранения накопленной экспертизы, документов, справочников и прочих знаний. Внедрение портала позволит:

• Систематизировать информацию о компании с помощью организационной структуры, телефонного справочника, учебных материалов, справочников, должностных инструкций и т.п
• Создать корпоративное облачное хранилище файлов с возможностью разделения по правам доступа, рабочим группам и поиска по документам
• Реализовать возможность быстрого погружения новых сотрудников в рабочий процесс с помощью базы знаний, онлайн-тестов и экзаменов

Отсутствие единой системы постановки и контроля поручений – одна из самых частых проблем в компаниях, не специализирующихся на проектной деятельности. Создание корпоративного портала позволит:

• Использовать грамотную и прозрачную последовательность постановки, контроля и приема задач
• Учитывать затраченное время и эффективность сотрудников
• Четко разделять роли и проекты

Практически для каждой бизнес-задачи существует множество технических решений и продуктов. С развитием компании количество этих решений и подходов к ним только увеличивается, размывая единую структуру процессов. Мы создадим общее хранилище данных, которое позволит стать корпоративному порталу единой точкой для:

• Всех существующих внутренних решений: 1C, SAP, MS и т.п.
• Всех внешних каналов коммуникаций с клиентами, партнерами и подрядчиками

Единое сервисное пространство компании невозможно без современной системы управления взаимоотношениями с потенциальными и существующими клиентами. Мы поможем:

• Создать единую базу клиентов, контактов, сделок и истории коммуникаций с возможностью сегментирования по различным направлениям деятельности
• Автоматизировать процессы продаж
• Рассчитать эффективность различных каналов привлечения клиентов и менеджеров по продажам

Преимущества внедрения корпоративного портала

Улучшается коммуникация во всех подразделений корпорации

Помимо телефонной связи и электронной почты появляются новые средства коммуникации, которые практически снижают на «нет» издержки роста компании и территории ее расположения.

Повышается интерес сотрудников к активной совместной работе

Просматривая корпоративный портал, сотрудники видят не только локальные действия своих ближайших коллег, но и всю общую цепочку, приводящую к конкретным и понятным результатам.

Существенно автоматизируется документооборот и поиск документов

Отпадает необходимость искать следующие звенья в цепочке согласований, все происходит автоматически, в несколько «кликов». Документы теперь можно искать не только по названию, но и по содержимому.

В разы сокращается время на адаптацию новых сотрудников

Единая база знаний, онлайн-тесты, элементы «геймификации» - все это не только сокращает первые шаги новых сотрудников, но увеличивает их мотивацию к наиболее быстрому подключению к процессам компании.

Как итог: повышается общая эффективность работы корпорации

Большинство ежедневных рутинных действий, которые раньше занимали минуты, а то и часы, сокращаются до минимума. Переводя это в годовые оклады сотрудников, получаем довольно внушительную экономию.

Технологии, которые мы применяем

Решения из «коробки»

Битрикс24

Самое популярное решение «отечественного» производителя. Функционал из «коробки» подходит в основном для малого и среднего бизнеса, но в последнее время продукт активно набирает вес и в Enterprise-сегменте.

Гибкие решения

Подходит для проектов, к которым нужен полностью индивидуальный подход как в плане функционала, так и дизайна. Как и Sharepoint, имеет преимущества при интеграции в MS-экосистему. Не требует покупки «коробочной» лицензии.

Решения из «коробки»

Исторически платформа была создана для Enterprise-сегмента, что сказывается на существенной по сравнению с Битрикс 24 стоимости лицензии и установки программы. Серьезные преимущества при интеграции в развитую экосистему из большого набора продуктов Microsoft.

Реализованные проекты

Почему нам стоит доверять?

16
лет
опыта

Более
500
проектов

Более
150
клиентов

3
премии
рунета

2
премии
goldensite

Наша команда сосредоточится на вашем портале и будет вести его с предпроектной аналитики до оптимизации и выгрузки на хостинг. У нас полный комплект сотрудников в штате - аналитики, менеджеры, разработчики, юзабилити-специалисты, тестировщики. На нашем счету более 500 проектов, и это только начало.

Интранет-система для вашей компании

Задумались об открытии офиса в другом городе или стране? Сотрудники на аутсорсе не упрощают работу, а только усложняют? Нам не понаслышке знакома эта ситуация, и мы знаем, как ее решить. Внедрение такого инструмента, как корпоративный портал, поможет собрать всех сотрудников под одной «крышей» - даже если они работают на другом конце мира. Подробнее

Интранет-система для корпорации

Intranet - это внутренний портал компании, который объединит вашу команду в единую сеть. С его помощью можно обмениваться полезной информацией, делиться новостями и в полной безопасности хранить конфиденциальные данные. И это еще не все. Тренд последних лет - объединение корпоративного портала с системой постановки и контроля выполнения задач, работы с документами и другими полезными дополнениями. Это не только позволит быстро делиться информацией с сотрудниками, но и оптимизировать работу компании - например, включить отложенное редактирование документов, если вы находитесь в Москве, а другой ваш офис - в Тайланде.

Создание корпоративного портала: основные принципы

Для того, чтобы создать сайт компании, нужно четко понимать ее структуру. Мы с головой погрузимся в ваш бизнес: вместе с вами определим задачи и проблемы, которые должен решить портал, разберемся в связях между отделами вашей команды, разработаем уникальную концепцию и дизайн портала. Вы сможете выбрать технологии и ПО своего «интранета», чтобы максимально подогнать его под себя. Как только мы определимся с деталями, закипит работа во всех наших офисах - мы тоже используем аутсорсинг, - и мы вместе, слаженно завершим разработку, представив вам рабочий портал.

Почему нам стоит доверять? Мы тоже живем в режиме «удаленных офисов», и понимаем, как важен оперативный обмен информацией и слаженная работа на расстоянии. Мы постоянно держим контакт со всеми своими сотрудниками - и поможем наладить его вам. Мы работаем в web-разработке с 2004 года, и за это время набитые шишки стали бесценным опытом, и мы точно знаем, как надо и не надо. Но багаж наших знаний продолжает расти, мы постоянно учимся и развиваемся, чтобы применять новейшие технологии в наших проектах. Если начали - идем до конца.

Применяем:

Scrum / Agile / Waterfall / .NET / Frontend / Usability / Интерфейсы / Графический дизайн / SEO / ORM / Интернет-реклама / Sketch / Верстка / Invision / Интеграция / / Adobe / Backend / Javascript / CSS / Аналитика / UX / Project / SQL / Xamarin / React / Framework / C# / ASP.NET / MVC / WCF / Bootstrap / Postgres / MONGO DB / ElasticSearch / Redis / React Native / Git / TFS / VSTS / Jira / MS Project / Worksection / Selenium / Jmeter / Axure / Mockflow / Adaptive / HTML / AJAX /