Formation aux processus métiers de mise en œuvre de l'optimisation de la modélisation. Cours, séminaire, formation Pratique de mise en œuvre du management des processus : description, régulation et optimisation des processus métiers. Optimisation des processus métiers de l'entreprise

28.02.2024

Les processus métier sont-ils nécessaires ? Pourquoi les processus métier sont-ils nécessaires ? Processus métier dans l'entreprise, pourquoi est-ce nécessaire ? Des questions similaires sont souvent posées. La question n’est pas de savoir s’ils sont nécessaires ou non. Ils sont présents dans l'entreprise depuis sa création. Il est plus important de répondre à la question « pourquoi ? » Et tout est très simple :

Pour que les managers commencent à gérer plus efficacement (plus simple, moins cher, plus rapide).
Afin de réduire les coûts.
Afin d'améliorer l'interaction entre les employés et les services.
Pour que votre entreprise soit véritablement orientée client, et pas seulement en paroles ou sous forme de déclarations sur le site Internet ou dans des articles de relations publiques.
Afin que l'entreprise devienne plus flexible et, par conséquent, réagisse rapidement aux changements survenant sur le marché.
Pour devancer vos concurrents.

Vous pouvez continuer longtemps en répondant à la question : « Pourquoi ? Si les arguments énumérés ne sont pas importants pour votre entreprise, l’introduction d’une approche processus est pour le moment prématurée. Le développement de processus commerciaux dans les organisations nécessite des décisions significatives, une participation et une détermination pour atteindre l'objectif visé de la part de la direction de l'entreprise.

MODÉLISATION DES PROCESSUS D'AFFAIRES

La modélisation et l’optimisation n’ont de sens que lorsque la direction de l’entreprise comprend les avantages de la mise en œuvre et n’a pas l’illusion que tout cela est fait selon le principe « aujourd’hui pour hier » et gratuitement. Même si l’optimisation des processus et la mise en œuvre des processus métiers sont effectués par le personnel de l’entreprise, du temps y est également consacré et les salaires sont payés. Ceux. n'est plus gratuit. Est-ce moins cher ? La grande question est. On peut affirmer sans se tromper qu’il y aura beaucoup plus d’erreurs et de commissions. Le conseil en processus métiers vous permettra de minimiser les erreurs standards.

Vous devez également comprendre qu’il en existe différents. Ceux. Il est d'usage de parler de notations (normes d'affichage). Par exemple, un organigramme de processus métier interfonctionnel est peut-être l’option la plus fréquemment utilisée. Mais ce n’est pas le plus efficace. La norme eEPC pour décrire les processus métiers est plus appropriée. Même si cela n’est pas sans certaines lacunes. BPMN – de nos jours, c’est cool et à la mode, mais les gens oublient accidentellement de vous parler de beaucoup de choses. Rechercher le standard idéal/correct/meilleur pour décrire les processus métiers est une idée délibérément utopique. Choisir la norme optimale pour décrire les processus métier d'une entreprise n'est pas la tâche la plus triviale. Il est également inutile de rechercher 12 processus métier clés. Ou 13, 14, 15, etc. ne tolère pas les solutions modèles. Les processus commerciaux standard peuvent jouer une blague cruelle à ceux qui aiment tout ce qui est « standard » et qui ont l'illusion qu'ils économiseront ainsi beaucoup de temps et d'argent. Très probablement, ce sera exactement le contraire.

L’optimisation dans une approche processus n’est pas un ensemble de solutions standards. Il s'agit à chaque fois d'une recherche individuelle d'une solution acceptable (à l'instant présent), en utilisant les principes et méthodes d'optimisation. Il ne sert à rien de chercher une formule universelle pour le « bonheur », elle n’existe tout simplement pas.

FORMATION AUX PROCESSUS COMMERCIAUX

Quel est le meilleur endroit pour commencer ? Il n'est pas rare qu'une entreprise commence des travaux pratiques liés aux processus métier, puis, après avoir commis de nombreuses erreurs, se rende compte qu'il vaudrait la peine de comprendre d'abord ce sujet et de venir suivre une formation. Par conséquent, les processus métiers - . Optimisation des processus métiers – . Étapes de l’optimisation des processus métier – . Modélisation des processus métiers – atelier (coaching). Il est préférable de comprendre d'abord quels avantages l'approche processus apportera à votre entreprise et comment la mettre en œuvre, en passant par les principales étapes, puis seulement commencer à agir. Dans le cas contraire, la charrue sera avant les boeufs.

Nous sommes prêts à aider votre entreprise à devenir la meilleure !

ÉTAPES DU PROCESSUS COMMERCIAL

Afin d'être compétitif de manière efficace et d'occuper une position de leader sur votre marché, vous devez savoir clairement quels processus commerciaux sont exécutés dans l'entreprise et apprendre à les améliorer constamment. Pour ce faire, vous devez mettre en œuvre plusieurs étapes :

Mettre en œuvre « tel quel ».
Run, conçu pour détecter les goulots d'étranglement. Un certain nombre de méthodes et de fonctionnalités organisationnelles vous permettent d'analyser rapidement les processus métier et d'identifier les futurs points d'amélioration du travail.
Lorsque les goulots d'étranglement sont identifiés, vous pouvez procéder, c'est-à-dire : concevoir des processus selon le principe « comme il se doit ». A ce stade, un certain nombre de principes peuvent être appliqués.
Une étape de travail tout aussi difficile est l'introduction de nouveaux processus commerciaux et leur amélioration ultérieure.

ERREURS DE PROCESSUS COMMERCIAUX

Cependant, comme le montre notre pratique, de nombreuses entreprises commettent un certain nombre d'erreurs grossières, qui entraînent évidemment une perte de temps, des ressources financières dépensées de manière inefficace et une diminution de la motivation. Il existe également des erreurs liées au manque de compréhension des raisons, de l'essence, des avantages de l'approche processus en général et de la nécessité de modéliser les processus métier en particulier. Le programme de notre séminaire « Processus métier : description, analyse, optimisation, mise en œuvre » est conçu de telle manière qu'il met en évidence les erreurs courantes et, en même temps, représente un algorithme de mise en œuvre d'un projet de transfert de l'entreprise vers un processus- approche orientée du management.

Ainsi, lors de notre séminaire, toutes les étapes clés sont abordées :

Préparation du projet ;
Description des processus commerciaux de l’entreprise « tels quels » ;
Analyse des processus d'affaires ;
Méthodes d'optimisation des processus métiers basées sur le principe « comme il se doit » ;
Mise en œuvre de processus d'affaires ;
Mécanismes organisationnels pour l'amélioration continue des processus commerciaux de l'entreprise.

LA MODÉLISATION PROCESSUS D'AFFAIRES

est un outil qui vous permet de résoudre de nombreux problèmes organisationnels (des améliorations locales à l'échelle d'amélioration de l'ensemble de l'organisation) et constitue actuellement l'approche de gestion la plus efficace. Il suffit de rappeler les noms de quelques entreprises qui soutiennent cette démarche : Toyota, Motorola, General Electric, IBM, Samsung et bien d'autres... Il faut aussi comprendre que ce n'est pas le lot des seules grandes entreprises. Il s’agit là d’une question de survie à long terme de l’entreprise sur le marché. Et si votre entreprise compte entre 30 et 50 employés, il est temps de commencer à maîtriser la gestion des processus.

Le programme s'adresse aux dirigeants d'entreprises de haute technologie et aux propriétaires d'entreprises, aux analystes commerciaux, aux spécialistes dans le domaine de la qualité et de l'analyse commerciale, aux gestionnaires de startups, ainsi qu'aux étudiants qui étudient les disciplines commerciales.

Le programme donne :

Théorie et pratique optimales
Des outils vraiment efficaces pour le développement des affaires
La possibilité de réaliser votre propre projet pour développer un système efficace de processus commerciaux conformément à la stratégie de développement commercial, réalisé sous la direction d'un enseignant expérimenté
Informations sur les nouveaux produits informatiques pour la modélisation commerciale
Possibilité d'apprendre dans un mode confortable : format à distance, sans interruption de l'activité principale
Certificat du formulaire établi sur la base des résultats

Cible:

Développez et systématisez les connaissances de la méthodologie de l'ingénierie commerciale, acquérez des connaissances sur la modélisation et l'optimisation des processus commerciaux, en créant des réglementations interconnectées, des modèles système et électroniques des activités organisationnelles. Obtention des compétences nécessaires aux activités professionnelles du chef d'unité structurelle.

Principaux sujets et plan :

Module 1. Architecture commerciale d'une entreprise moderne

L’évolution des descriptions d’architecture d’entreprise
Extension étape par étape du modèle d'activité dans les normes ISO
Maquettes d'architecture d'entreprise et ses projections privées
Logique de construction d’une architecture d’entreprise
Scénario pour l'expansion étape par étape du modèle d'entreprise et d'affaires « à partir de la stratégie »
Scénario pour une expansion étape par étape du modèle d'entreprise et d'affaires « à partir de la structure »
Développement de l’architecture d’entreprise « comme il se doit »
Composants des modèles électroniques et réglementations de l'entreprise
Algorithme pour construire un système de gestion du changement
Schéma général de structuration initiale de l'entreprise

Module 2. Outils de l'approche processus

Méthodes textuelles, tabulaires et graphiques pour décrire un processus métier
Profondeur de la description des processus métier
Programme d'action pour construire un réseau de processus dans les organisations
Formation d'un modèle de processus métier en notation IDEF0
Un exemple de description de processus en notation IDEF0
Exemple de flèches de branchement et de fusion
Flèches « Migration » et « tunneling », principes de décomposition
Conception du schéma du modèle. Numérotation des objets
Interaction au niveau du propriétaire du processus
Diagramme de processus de l'organigramme de base
Organigramme interfonctionnel
Interaction horizontale et verticale
Description du modèle de processus sur le lieu de travail
Notation de modélisation eEPC. Exemple de diagramme. Objets principaux
Notation de modélisation DFD. Exemple de diagramme. Objets principaux
Notation de modélisation IDEF3. Exemple de diagramme. Objets principaux
Notation de modélisation BPMN. Exemple de diagramme. Objets principaux
Notation de modélisation Tupkalo Modeling Language (TML). Exemple de diagramme. Objets principaux

Module 3. Utiliser les technologies de l'information pour réguler les processus métier

Le problème de la création d'une documentation réglementaire complète
Tâches de documentation des activités
Système de modèles d'information interconnectés d'une organisation
Logiciel de modélisation de l'architecture métier d'une organisation
Structure des modèles de méthodologie ARIS, des diagrammes de processus ARIS et BPWin
Master Organisateur « Profi », modélisation matricielle
Business Studio Architecture générale et interface utilisateur. Outils pour décrire l'architecture métier d'une entreprise
Moyens de formaliser la stratégie de l'entreprise. Outils de génération de rapports
Publication de l'architecture métier d'une organisation sur le Web

Après avoir terminé le séminaire, vous recevrez des réponses aux questions suivantes :

Quelles méthodes utiliser pour décrire les processus (comment impliquer les « propriétaires » et les exécutants des processus, mener des entretiens) ;
Comment décrire correctement et rapidement les processus métier et identifier les acteurs ;
Quelle est l'essence de la méthodologie d'optimisation des processus métier,
Quelles sont les caractéristiques de l'utilisation de produits logiciels spécialisés pour décrire, analyser et améliorer les processus métier ;
Comment établir des indicateurs de performance et d'efficacité pour les processus d'affaires ;
Comment obtenir des documents prêts à l'emploi basés sur un modèle de processus métier : réglementations des processus, sous-processus, procédures, réglementations sur les divisions structurelles, descriptions de poste, descriptions du flux de documents, rapports sur les objectifs et les indicateurs ;
Comment placer les schémas et réglementations reçus sur le réseau d'entreprise pour que les employés de l'entreprise puissent les utiliser ;
Comment mettre à jour les informations lorsque des modifications sont apportées au modèle économique ;
Quelles sont les caractéristiques de la documentation des processus métiers lors de la mise en œuvre d'un système de gestion de la qualité ;
Comment étendre l'activité de description des processus métier à d'autres divisions structurelles de l'entreprise (succursales).

Grâce à la maîtrise du programme, l'étudiant

Savoir:

fondements méthodologiques de la modélisation des processus métiers ;
essence de l'ingénierie commerciale;
méthodologie et outils pour concevoir, analyser et optimiser les processus métiers de l’organisation ;
l'essence, les spécificités et les conditions d'utilisation efficace des technologies de l'information d'ingénierie commerciale ;
les différences dans l'utilisation de produits logiciels de modélisation fonctionnelle, de processus, matricielle et visuelle ;
diverses approches de modélisation des processus métier, leurs forces et leurs faiblesses, les conditions d'une application efficace ;
les principes de construction d'un réseau de processus métier, de mise en conformité avec la stratégie et d'optimisation de la structure organisationnelle ;
principes de formation de la documentation réglementaire de l'organisation.

Être capable de:

sélectionner des méthodes de modélisation de processus métier appropriées et les appliquer efficacement ;
déterminer les produits logiciels spéciaux requis ;
formuler des exigences pour un produit logiciel permettant de modéliser les processus métier d’une organisation.

Avoir des compétences :

construire un modèle de processus métier de haut niveau ;
construire un modèle de répartition des responsabilités ;
formation d'un classificateur des fonctions de l'organisation ;
préparation de réglementations pour les processus et procédures commerciaux ;
concevoir les processus métier d'une organisation dans les notations IDEF0, Process Flow Chart, Cross-Functional Flow Chart.

Certificat d'achèvement:

Certificat de formation avancée de la forme établie de l'ANO "eNano"

Exigences en matière d'équipement informatique et de canaux de communication

Exigences environnementales

Système d'exploitation Windows Vista/7/8 ; Mac OS 10.5+
Écran d'une diagonale d'au moins 15" ;
Processeur Pentium 1 GHz ou supérieur ;
RAM 512 Mo ou plus ;
Espace disque libre 200 Mo ;
La résolution d'affichage horizontale minimale est de 1 024 pixels ;
Résolution verticale minimale 768 pixels ;
Profondeur de couleur d'affichage 16 bits (65 536 couleurs) ou supérieure ;
Carte son 16 bits, compatible avec OS (pour l'audio) ;
Navigateur Google Chrome version 26 et supérieure ; IE 8.0 et versions ultérieures ; Safari (Mac) version 6.0 et supérieure.

Exigences principales

Composant Adobe Flash Player, version non inférieure à 9 (à installer depuis le site Web d'Adobe).
Haut-parleurs, écouteurs ou haut-parleur intégré - pour l'accompagnement audio du cours.

Gestion de projet - de la charte aux rapports

Types de projets. Caractéristiques de la forme de gestion de projet
Critères de réussite du projet. Lancement du projet
Atelier: Création d'une charte de projet
Gestion de la portée du projet. Relation entre les résultats et le travail dans le projet
Atelier: Développement d'une structure de travail hiérarchique
Gestion du temps projet. Méthode du chemin critique, PERT
Atelier: Développement du réseau/horaires
Gestion des risques du projet
Contrôle : Reporting et réunions de projet

Description, régulation et optimisation des processus métiers

Formes de gestion d'activité, place de l'approche processus
Concept de réseau client et processus. Processus de base, auxiliaires et de gestion Atelier: Construire un paysage de processus
Outils de description de processus : du format tabulaire aux cartes de processus Atelier: Description du processus selon un des formats
Régulation des processus et support documentaire Atelier: Développement du contenu d'une réglementation de processus standard
Propriétaire du processus et indicateurs clés de performance (KPI) Atelier: Développement du processus KPI

Projets d'automatisation des processus métiers (16h30-19h30)

Caractéristiques des projets d'automatisation des processus métier
Structure du projet d'automatisation
L'équipe du projet
Implémentation et développement du système
Erreurs et risques typiques d'un projet d'automatisation

Processus métiers : diagnostic et configuration

Introduction à l'approche processus ISO 9001
Processus orientés client (COP - processus orienté client)
Pratique: Identification des processus orientés client (COP - processus orienté client). Diagramme de poulpe
Processus du système de gestion de la qualité
Efficacité des processus
Pratique: Mesurer la performance des processus du point de vue de la qualité
Pratique: Diagramme de tortue
Réflexion orientée sur les risques dans une approche processus (ISO 9001, clause 6.1)
Fonctions des opérations individuelles, leurs échecs et leurs conséquences
Pratique: Fonctionnement → Fonction de fonctionnement → Échec du fonctionnement → Conséquences
Raisons de l'échec des opérations de processus individuelles
Pratique: Déterminer les raisons de l'échec des opérations de processus individuelles
Pratique: Détermination du numéro de risque prioritaire pour les causes d'échec des opérations de processus individuelles
Pratique: Développement de mesures pour modifier les opérations de processus afin de réduire le nombre prioritaire de causes de risque de défaillance
Annexe A Chant de Noël sur les risques du processus de fabrication des selles

Pratique de mise en œuvre de l'approche processus et des normes internationales

Pratique: Analyse de la terminologie de base ISO 9000 dans le domaine des actions correctives
Stratégie opérationnelle : Résoudre les problèmes de processus. CYCLE DEMING PDCA et cycle Ford 8D
Pratique: Développement d’actions correctives (cycle PDCA)
Pratique: Analyse du champ de forces (facteurs) qui déterminent et freinent la mise en œuvre du processus de résolution de problèmes
Pratique: Sélection d'une stratégie opérationnelle de processus
Séquence de mise en œuvre d'un système de gestion de la qualité répondant aux exigences de la norme ISO 9001:2015
Annexe 1 Mesure des performances des processus
Annexe 2 Documentation des processus. Bref aperçu des méthodes de normalisation (régulation) des processus

Réingénierie ou repartir de zéro (16h30-19h30)

La réingénierie comme forme radicale de développement de processus
Le concept d'un système idéal comme objectif du développement de processus
Approche fonctionnelle du système pour la conception de processus
Définition du client et de la fonction principale (objectif) du processus
Conception des sous-systèmes obligatoires d'un processus efficace : processus, support, gestion
Mise en pratique de la solution développée, surmontant la résistance aux changements radicaux

Pour que les managers commencent à gérer plus efficacement (plus simple, moins cher, plus rapide).
Afin de réduire les coûts.
Afin d'améliorer l'interaction entre les employés et les services.
Pour que votre entreprise soit véritablement orientée client, et pas seulement en paroles ou sous forme de déclarations sur le site Internet ou dans des articles de relations publiques.
Afin que l'entreprise devienne plus flexible et, par conséquent, réagisse rapidement aux changements survenant sur le marché.
Pour devancer vos concurrents.

MODÉLISATION DES PROCESSUS D'AFFAIRES

FORMATION AUX PROCESSUS COMMERCIAUX

Nous sommes prêts à aider votre entreprise à devenir la meilleure !

ÉTAPES DU PROCESSUS COMMERCIAL

Mettre en œuvre « tel quel ».
Run, conçu pour détecter les goulots d'étranglement. Un certain nombre de méthodes et de fonctionnalités organisationnelles vous permettent d'analyser rapidement les processus métier et d'identifier les futurs points d'amélioration du travail.
Lorsque les goulots d'étranglement sont identifiés, vous pouvez procéder, c'est-à-dire : concevoir des processus selon le principe « comme il se doit ». A ce stade, un certain nombre de principes peuvent être appliqués.
Une étape de travail tout aussi difficile est l'introduction de nouveaux processus commerciaux et leur amélioration ultérieure.

ERREURS DE PROCESSUS COMMERCIAUX

Ainsi, lors de notre séminaire, toutes les étapes clés sont abordées :

Préparation du projet ;
Description des processus commerciaux de l’entreprise « tels quels » ;
Analyse des processus d'affaires ;
Méthodes d'optimisation des processus métiers basées sur le principe « comme il se doit » ;
Mise en œuvre de processus d'affaires ;
Mécanismes organisationnels pour l'amélioration continue des processus commerciaux de l'entreprise.

LA MODÉLISATION PROCESSUS D'AFFAIRES

À bien des égards, le succès de toute entreprise dépend de la qualité du travail effectué par chaque employé de l'entreprise. Plus l'entreprise est grande, plus il est difficile pour le dirigeant de contrôler le fonctionnement de l'entreprise et plus il est souvent confronté à une productivité insuffisante sur le lieu de travail. Un système d’optimisation des processus métier peut insuffler une nouvelle énergie dans le travail d’une entreprise, réduire la charge pesant sur les employés et, par conséquent, améliorer les indicateurs clés. Mais il ne faut pas oublier que le processus d'optimisation dans une entreprise ne doit être lancé qu'après avoir étudié toutes les nuances et étapes des processus métier.

De nombreux employés sont convaincus que « optimisation » et « réduction des effectifs » dans une entreprise sont la même chose. C'est de cette conviction qu'est née la peur des spécialistes étudiant l'état actuel des choses dans l'organisation. En fait, l’optimisation des processus métiers est l’amélioration des actions visant à atteindre les objectifs de l’entreprise en choisissant la meilleure voie d’exécution. La meilleure option est considérée comme celle qui répond le mieux aux exigences de l’objectif d’optimisation, qui peut être formulé comme suit :

Réduire le temps consacré à la réalisation d'une opération ;
Réduire le coût d'un produit ou d'un service ;
Améliorer la qualité des produits finaux et la satisfaction des clients ;
Parvenir à la transparence des processus commerciaux de l’entreprise, à la répartition des ressources ou au renforcement du contrôle sur ses activités ;
Libérer des ressources pour le développement de l'entreprise ;
Améliorer la contrôlabilité et la planification.

La détermination de l’objectif d’optimisation des processus métier dépend de la stratégie de l’entreprise et de son positionnement sur le marché des biens ou des services. Par exemple, les supermarchés du segment économique misent sur le dumping des prix (promotions, remises, produits à bas prix), tandis que les magasins d'élite misent sur la fraîcheur, la qualité et l'exclusivité.

L'optimisation des processus métier d'une organisation nécessite la participation de tous les employés, concentrant leurs efforts et leur attention, c'est donc coûteux et difficile à réaliser régulièrement. Mais il est important de ne pas manquer le moment où l’optimisation amènera les activités de l’organisation à un nouveau niveau d’efficacité. Certains signes et symptômes indiquent que l'entreprise est en retard pour modifier les processus établis :

Trop de temps est consacré à la prise de décisions et leur mise en œuvre est retardée ;
Il n'y a aucun contrôle sur les opérations clés ;
Le travail est effectué avec un niveau de qualité insuffisant ;
Manque de délimitation claire des domaines de responsabilité aux différents niveaux ;
La communication entre les services échoue régulièrement, ce qui entraîne des interprétations erronées ou l'échec de l'achèvement d'une partie du travail ;
Le nombre de départements et d'employés a augmenté, mais il n'y a pas d'augmentation des résultats du travail.

Dès la première apparition de tels symptômes, vous devriez au moins commencer à penser à réaliser un audit et à optimiser ultérieurement les processus commerciaux. La raison peut également être des changements importants dans la structure de l'organisation ou l'introduction d'un système d'information moderne. Ce dernier permettra également d'automatiser certains travaux, libérant ainsi la main d'œuvre (qui participait auparavant aux processus de routine et aux opérations manuelles) pour augmenter la production ou développer de nouveaux domaines.

Mais il existe également des situations dans lesquelles l'optimisation n'apportera probablement pas le bénéfice escompté. Tout d'abord, nous parlons de petites entreprises, où des conclusions sur l'efficacité du travail peuvent être tirées sans travaux coûteux et fastidieux. Dans des situations inverses, lorsque le nombre d'employés dépasse un certain niveau (différentes sources donnent un point de départ de cent à deux cents personnes), il est judicieux d'étudier et d'optimiser certains domaines d'activité.

Il faut commencer par nommer un chef de projet, dont dépendra 90 % du succès de l’optimisation. La personne à la tête d’une œuvre d’une telle envergure doit avoir non seulement le statut et les ressources appropriés, mais aussi le caractère approprié. Le plus souvent, ce rôle est joué par le directeur général des petites entreprises ou par ses adjoints dans les domaines des grandes entreprises. Lorsque ce pouvoir est délégué aux chefs de service, des problèmes de communication et de bureaucratie surviennent souvent.

La composition du groupe de travail impliqué dans l'optimisation des processus métier est également d'une grande importance. Les situations les plus efficaces sont celles où des spécialistes de l'entreprise et des consultants externes travaillent sur le projet. Le plus souvent, leurs employés sont chargés d'étudier et d'améliorer les processus commerciaux existants, et des spécialistes tiers disposant déjà de méthodes toutes faites pour optimiser les processus commerciaux se voient confier une formation aux technologies d'optimisation.

Cela vaut la peine d'assumer une grande responsabilité lors du choix d'une organisation tierce : faites attention à l'expérience et aux avis positifs des clients précédents, n'acceptez pas d'offres spéciales à bas prix, renseignez-vous le plus possible sur le partenaire potentiel, car nous sommes Il s'agit d'informations commerciales stratégiques qui pourraient tomber « entre de mauvaises mains ».

En plus d'auditer et d'optimiser directement les processus métier, une organisation de conseil peut contribuer à améliorer considérablement le niveau professionnel des employés. Malgré le fait qu'il existe de nombreuses bonnes sources d'informations sur Internet, la richesse de l'expérience des spécialistes sauvera votre entreprise des erreurs des autodidactes. L'auto-éducation est merveilleuse et nécessaire, mais l'interaction avec des professionnels vous permettra d'acquérir de nouvelles expériences plusieurs fois plus rapidement. En formant vos employés, vous pourrez économiser sur de futurs travaux similaires en faisant appel à vos propres spécialistes qui ont étudié toutes les méthodes d'optimisation de base.

Au cours du processus d'optimisation, les spécialistes utilisent divers outils :

Exception. Il est nécessaire d'éliminer les interférences, les dépenses inutiles, les itérations inutiles et de réduire si possible les itinéraires de transport ;
Changement. Introduction de nouveaux algorithmes et volumes de travail, amélioration des technologies utilisées dans l'entreprise ;
Simplification. Réduire la complexité de la passation des commandes et de l'organisation du travail ;
Accélération. Automatisation des étapes mécaniques du travail, utilisation des technologies modernes ;
Standardisation. Étude et application des meilleures normes de travail au monde ;
Assurer les interactions. Améliorer la communication entre les services, introduire un système d'information unifié dans l'entreprise ;
Ajout. Inclusion des composants nécessaires dans les nouveaux processus commerciaux.

Les outils ci-dessus contribueront non seulement à améliorer les processus commerciaux de l’entreprise, mais également à délimiter les domaines de responsabilité de chaque département. Il est nécessaire de le savoir, car le manque de compréhension claire de ces limites est la première étape vers une réduction de l’efficacité de l’entreprise. Après avoir préparé le personnel au projet d’optimisation, les premières étapes peuvent commencer.

Avant de commencer à réfléchir aux meilleures options pour les processus métier, vous devez comprendre ce qui a conduit à une efficacité insuffisante. Pour y parvenir, la plupart des méthodologies d'optimisation utilisent des activités pour étudier les processus existants dans l'organisation. Si vous abandonnez cette étape, il sera impossible de parler d'optimisation à part entière, car les employés devront non seulement changer l'algorithme d'actions habituel, laissant quelque chose d'utile, mais simplement travailler avec un tout nouveau, quoique plus efficace, qui Cela ressemble plus à une révolution qu'à une optimisation.

Une étude approfondie des processus métier existants dans une entreprise aidera également à classer les processus à optimiser. Après tout, dans toute organisation, il existe des processus clés et des processus auxiliaires. Avant de démarrer un projet, des spécialistes qualifiés divisent tous les processus en trois groupes :

Basique. Nécessaire à la satisfaction du client et au profit ;
Auxiliaire. Ils existent pour le fonctionnement stable de l'entreprise, mais n'apportent pas beaucoup de valeur aux clients ;
Managérial. Ils vous permettent de gérer efficacement, de fixer des buts et des objectifs et de surveiller l'exécution des commandes.

Lors de l’étude et de la classification des processus commerciaux existants, il est important que les employés de l’entreprise soient coopératifs. Comme déjà indiqué, l'attitude du personnel de l'entreprise affecte directement l'efficacité de l'optimisation, il vaut donc la peine d'obtenir le soutien des employés à l'avance. Vous devez leur expliquer qu'après les changements, leur travail deviendra plus facile et certaines responsabilités professionnelles leur seront supprimées.

Une fois les processus existants dans l’entreprise étudiés, une analyse et une optimisation suivront. Un guide rapide, étape par étape, de ces processus comprendrait cinq étapes principales :

Calcul des indicateurs clés de performance. Le plus souvent, ce rôle est joué par l'argent et le temps consacrés à la production de produits ou à la fourniture de services. De plus, il est important de prêter attention aux avis des salariés. S’ils sont satisfaits de ces conditions, le processus se déroulera plus efficacement ;
Identification des nœuds redondants. Cette catégorie comprend généralement des actions intermédiaires, qui peuvent être totalement supprimées ou automatisées. Par exemple, obtenir des informations sur les soldes de l'entrepôt, lister les numéros d'inventaire dans une liste complémentaire par le magasinier ou obtenir une signature personnelle supplémentaire du gérant ;
Modéliser un processus métier idéal. Elle doit prendre en compte les besoins de l'entreprise et du salarié, les équipements disponibles et le but ultime d'optimisation ;
Implémentation d'un algorithme mis à jour. Il est important de faire comprendre les différences aux employés et de les former. Il est nécessaire que le personnel comprenne les avantages que le salarié et l'entreprise tireront des changements ;
Analyse et enregistrement des résultats. Après avoir observé le travail des salariés à l'aide du nouvel algorithme et suivi et analysé les indicateurs, des conclusions peuvent être tirées sur l'efficacité de l'optimisation.

L'ampleur et la rapidité de l'optimisation dépendent de nombreux facteurs : ressources de l'entreprise, fidélité des employés, cohésion de la direction, stratégie et objectif correctement choisis. L'essentiel est d'essayer d'éviter des erreurs graves qui pourraient ruiner tout votre travail.

Erreurs lors de l'optimisation des processus métier

Si des erreurs grossières ont été commises, aucun système d'optimisation ne contribuera à améliorer l'efficacité des employés. L'expérience de projets similaires a révélé des erreurs typiques d'optimisation :

Des décisions impulsives. Tout changement dans les processus intervenant dans l'organisation doit être basé sur l'étude et l'analyse de la situation actuelle. Il est important de combattre les causes, et non d’éliminer les conséquences ;
Le travail de spécialistes incompétents. Pour maximiser l'effet sur le projet, il est important d'utiliser des technologies modernes et de prendre en compte l'expérience d'autres entreprises. Si des personnes confuses au sujet des concepts et n'utilisant pas les meilleurs outils sont responsables de l'élaboration d'un plan d'optimisation, alors l'expérience du projet s'avère dans la grande majorité des cas négative. Au mieux, cela prendra beaucoup de temps et de ressources à l'entreprise ;
L'erreur précédente en donne souvent une autre : le mauvais choix d'outils d'optimisation. Malgré le fait que le marché des logiciels spécialisés soit assez large et que le coût des programmes puisse varier considérablement, il est important de se rappeler pourquoi le logiciel est acheté, quelles fonctionnalités il devrait avoir, comment il peut être développé et pris en charge ;
Commencer les travaux sans une étude détaillée du travail de l'entreprise. La volonté des managers d'économiser de l'argent y conduit très souvent. Une optimisation complète ne peut être réalisée sans étudier les processus métiers ;
La volonté des managers n'est pas de gérer, mais de participer à l'optimisation. Sans connaissance de la technologie, il est extrêmement difficile de calculer les éléments sans lesquels le fonctionnement de l'entreprise ne souffrira pas. Les dirigeants doivent bien comprendre ce qui se passe, mais ne pas insister obstinément sur leur vision de la situation. Leur participation directe est nécessaire lorsque l'optimisation de la gestion des processus métier de l'entreprise commence ;
Fixation ou interprétation incorrecte des objectifs. Il est important, à chaque instant de l'optimisation, de se rappeler pourquoi un travail spécifique est effectué et quel sera l'effet des changements. Il est également important que tous les changements visent à atteindre l'objectif d'optimisation sélectionné. Par exemple, si une entreprise ne dispose pas de revenus suffisants provenant des ventes, il est alors plus conseillé de s'occuper du processus de vente des marchandises que de la comptabilité ;
Répartition incorrecte des forces du groupe de travail. Il est important de comprendre la priorité de chaque opération et d’affecter d’abord les employés aux domaines importants.

En suivant les principes de base de l'optimisation des processus commerciaux et en évitant les erreurs graves, vous pouvez obtenir de très bons résultats même par vous-même. Dans de tels projets, il est important de bien comprendre toutes les nuances des processus modifiés. Si vous êtes guidé par ce principe et que vous « saisissez » correctement le moment de démarrer un projet, l'efficacité de votre entreprise augmentera considérablement.