Проект внедрения системы электронного документооборота. Внедрение СЭД.Опыт внедрения системы электронного документооборота в компании Внедрение системы электронного документооборота в организации

08.05.2021

15 способов не провалить внедрение электронного документооборота в организации

Выбор СЭД

О том, как успешно выбрать систему документооборота, . Однако выбором и покупкой софта проект внедрения СЭД не ограничивается. Можно найти отличную систему, но при этом организовать провальное внедрение. Продукт будет установлен в организации, но не будет использоваться в полную силу, будет неудобен пользователям или не принесет ожидаемой выгоды.

Опыт отечественных и зарубежных проектов внедрения систем документооборота в организациях показывает, что заказчики СЭД раз за разом совершают одни и те же ошибки, которые приводят, в лучшем сценарии, к неэффективному использованию СЭД, а в худшем - к ее бесполезности или к тому, что проект внедрения останавливается на половине пути.

Мы попытались собрать наиболее распространенные ошибки и составить список того, что не нужно делать для успешного перехода на ЭДО.

1. НЕ РАСПЫЛЯЙТЕ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ПРОЕКТ МЕЖДУ НЕСКОЛЬКИМИ ЛЮДЬМИ

Эксперты, поставщики, консультанты, занимающиеся вопросами внедрения электронного документооборота, едва ли не хором утверждают, что один из первых шагов в данном процессе - организация рабочей группы по внедрению системы. В рабочую группу рекомендуют привлекать как лиц со стороны компании-вендора, так и со стороны организации-заказчика.

Камень преткновения, на который может натолкнуться проект на данном этапе - «семибоярщина» в рабочей группе со стороны заказчика. В компании, внедряющей электронный документооборот, может быть несколько подразделений (или отделов), и в каждом из них - свои люди, заинтересованные во внедрении безбумажного документооборота и управления бизнес-процессами.

У каждого из инициаторов, разумеется, будет свое видение того, для чего нужен электронный документооборот, и как система должна использоваться. Если при этом все участники рабочей группы имеют равные полномочия в организации активности по внедрению СЭД, то может возникнуть ситуация, в которой каждый инициатор будет «тянуть одеяло на себя».

В этом случае проект может завязнуть, в лучшем случае, на стадии обсуждения. В менее удачных сценариях - тогда, когда каждый из инициаторов отдал уже распоряжения, развил какую-то активность по внедрению СЭД в своем подразделении, потратил деньги. Возникает путаница, организационная и финансовая, и проект сворачивают, чтобы не допустить дальнейших потерь.

Важно обеспечить такой баланс сил, чтобы у рабочей группы со стороны Заказчика был один ответственный руководитель электронного документооборота - менеджер проекта, за которым будет оставаться последнее авторитетное слово в вопросах стратегии внедрения СЭД. Безусловно, предложения остальных участников могут и должны учитываться. Но ответственность за успешное ведение проекта должен взять кто-то один.

2. НЕ СТОИТ НЕДООЦЕНИВАТЬ БЮДЖЕТ И СРОКИ

Посчитать, сколько стоит система электронного документооборота, несложно. Любой уважающий себя вендор предложит вам , на котором можно приблизительно прикинуть стоимость лицензий в зависимости от редакции системы, количества пользователей, наличия дополнительных модулей и так далее.

На самом деле, стоимость технических средств обеспечения электронного документооборота несопоставима со стоимостью человеческих и временных ресурсов, которые требуются для успешного внедрения. Кроме стоимости самих лицензий, в бюджет проекта входит планирование, консультирование, настройка, тестирование, установка, обучение и дальнейшая поддержка системы - подводная часть бюджетного айсберга, о которой не подозреваешь, пока не столкнешься лицом к лицу.

Как правило, при расчете бюджета и планировании внедрения чаще всего забывают учесть: стоимость обновления аппаратного обеспечения для обеспечения оптимальной производительности системы (покупка серверов, работа ИТ-отдела и т.д.); ;

стоимость и время труда рабочей группы по внедрению СЭД;

человеческие, временные и финансовые затраты на оцифровку и ввод документов в СЭД; стоимость обучения пользователей и администраторов.

Лучше начать с небольшого проекта и корректно распланировать его по деньгам и жестко - по срокам, чем пытаться автоматизировать сразу все, и в итоге выяснить, что на это не хватает либо средств, либо времени.

3. НЕ ВНЕДРЯЙТЕ СИСТЕМУ САМОСТОЯТЕЛЬНО, ЕСЛИ ВАМ НЕ ХВАТАЕТ КОМПЕТЕНТНОСТИ

Недоверие к подрядчикам и стремление сделать все самостоятельно - гвоздь, которым был заколочен не один гроб проекта внедрения. Случается, что заказчик переоценивает собственные силы и силы своих специалистов в уверенности, что он сам знает, «как лучше» внедрить электронный документооборот.

Разумеется, успешные примеры самостоятельного внедрения системы электронного документооборота есть, и их немало - мы сами искренне гордимся . Однако в большинстве случаев успешный проект внедрения СЭД - результат сотрудничества и взаимопонимания между заказчиком и вендором.

Часть внедрений СЭД на предприятиях рушится из-за того, что заказчик убежден в своей экспертизе, недооценивает риски электронного документооборота и отказывается от помощи профессионалов по внедрению ЭДО. В этом случае, если проект внезапно буксует, организация остается с проблемой один на один, и не знает, как ее решать.

Другая часть проектов страдает, потому что заказчик пытается самостоятельно придумать способы реализации своих задач и навязать их специалистам подрядчика при постановке технического задания. Вместо «что надо сделать», клиент пытается сам объяснить «как надо сделать», что при нехватке специализированных знаний ни к чему конструктивному не приводит. Хорошо, если удается договориться.

Важно трезво оценивать собственные возможности и не отказываться от сотрудничества, когда это необходимо. Кроме того, честный и адекватный диалог между заказчиком и исполнителем помогает избежать излишних споров и ускоряет реализацию проекта внедрения.

4. НЕ ВЫБИРАЙТЕ ПОДРЯДЧИКОВ СЛИШКОМ ШИРОКОГО ПРОФИЛЯ

В Сети ходит известная шутка про «ты ж программист»: некоторые люди считают, что если человек зарабатывает написанием программ, то он по умолчанию должен уметь решать проблемы с любой техникой, от компьютера до электрочайника. Что в действительности совершенно не так, и если даже программист по доброте душевной возьмется чинить вам чайник, не факт, что он сделает это хорошо. Потому что это работа мастера по бытовой технике.

Некоторые заказчики портят себе внедрение электронного документооборота, выбирая интегратора по тому самому принципу «ты ж программист». Заказчик предполагает, что если компания-интегратор внедряет системы автоматизации бухгалтерского учета, и «до кучи» еще и СЭД, то она одинаково хорошо разбирается и в том, и в другом. Что в действительности, опять же, вовсе не так.

Интегратор, успешно автоматизировавший вашу бухгалтерию, конечно, может взяться и за документооборот, но в итоге может оказаться, что процесс внедрения электронного документооборота идет уже слишком долго, а в результате получается не то, что нужно. Подобная история произошла у одного из наших крупных заказчиков - проект буксовал до тех пор, пока руководство не приняло решение сменить интегратора. (В итоге все закончилось хорошо, ).

Доверяя автоматизацию другим людям, важно выбирать специалистов в своем деле. В вопросе внедрения СЭД это компании, занимающиеся разработкой СЭД, или их .

5. НЕ ВОСПРОИЗВОДИТЕ СТАРУЮ СЭД НА БАЗЕ НОВОЙ

Этот повод для провала проекта подстерегает заказчиков, которые принимают решение заменить устаревшую СЭД. В компании уже была система, она выполняла какие-то задачи, и в итоге возникает большой соблазн организовать работу новой системы по образу и подобию предыдущей.

Причем довольно часто случается так, что из старой СЭД в новую в первую очередь хочется перенести не актуальные бизнес-процессы компании, а какие-то мелкие привычные вещи - расположение элементов интерфейса, специфическую (не имеющую отношения к функционированию бизнеса) функциональность старой платформы, и прочее. Это довольно бессмысленное занятие - на привыкание к новому интерфейсу затрачивается куда меньше времени, чем на воспроизведение старого.

Более фундаментальная проблема - перенос в новую СЭД неэффективных бизнес-процессов из старой. Нежелание оптимизировать процессы работы с документами приводит к тому, что из старой системы в новую придет целый «хвост» проблем электронного документооборота, которые мешали организации ранее. Вот на реорганизацию и обдумывание того, как сделать работу с документами быстрее и лучше, время потратить можно и нужно.

6. НЕ ОТКАЗЫВАЙТЕ СЕБЕ В КАСТОМИЗАЦИИ, ЕСЛИ ВЫБРАННАЯ СЭД ЭТО ПОЗВОЛЯЕТ

Этот пункт достаточно спорный и является яблоком раздора между сторонниками различных подходов к разработке СЭД - «коробочного» и платформенного. Разница между ними, в сущности, заключается в том, что «коробочные» продукты адаптируются под пользователя в основном за счет предоставленных разработчиком настроек и конфигурационных файлов, а вторые - в основном за счет программирования. Первый способ проще, но менее гибок, второй - более сложен, но открывает широкие возможности для адаптации системы под нужды организации.

Эксперты отрасли с «коробочной» стороны утверждают, что кастомизацией системы увлекаться не стоит. В качестве аргументов приводится высокая стоимость внедрения и поддержки конечного продукта, а также проблемы с обновлением системы - уникальная функциональность может вызывать проблемы совместимости при переходе на новые версии «коробочной» системы.

Мы, как представители платформенного подхода, разумеется, считаем (), что выгода от кастомизации превышает стоимость ее проведения. Затраты на создание одного нового модуля для системы окупаются за счет массы факторов - к примеру, ускорения работы компании за счет оптимизации процесса работы с документами, или вывода из эксплуатации устаревших систем, которые ранее исполняли функции, реализованные в новом модуле.

Что касается проблем с обновлением, то для современной платформы СЭД их практически не существует - механизмы создания расширений платформы, на основе которых создается новая функциональность, позволяют обновлять функциональность платформы без потери совместимости с «дописанной» функциональностью. Этот принцип является в построении платформенной СЭД. Но будьте внимательны при выборе системы, далеко не все платформы СЭД обладают такими преимуществами.

Таким образом, если выбранная СЭД изначально не рассчитана на гибкую кастомизацию, лучше ей не увлекаться - можно действительно провалить проект. Однако, если продукт позволяет кастомизировать себя по максимуму, странно этим не пользоваться.

7. НЕ ОГРАНИЧИВАЙТЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СИСТЕМЫ ОТДЕЛОМ ДОУ

Один из самых верных способов снизить эффективность системы - замкнуть ее использование внутри отдела делопроизводства. Да, основная функция СЭД - автоматизировать бумажный документооборот, но ведь с документами работают не только одни делопроизводители - потоки документов только завершают свой путь на полках архива.

Резюме: Не стоит изолировать систему от общей ИТ-инфраструктуры организации - интегрированное решение будет удобнее для использования сотрудниками вне отдела ДОУ.

9. НЕ ПЫТАЙТЕСЬ УБЕЖДАТЬ СОТРУДНИКОВ, ЧТО СЭД - ХОРОШАЯ ШТУКА

Людям, которые всю жизнь работали только с бумажными документами, бывает крайне сложно объяснить, что СЭД позволит им работать быстрее и эффективнее. Руководство организации может быть обеими руками за автоматизацию документооборота, оно может выбрать СЭД, заключить договор, даже установить систему в организации - но пользователи будут ее игнорировать.

Нередко случается так, что по окончанию проекта выясняется - сотрудники не понимают, зачем им вообще поставили СЭД. И если работают в ней, то только «из-под палки» руководителя. Фактически, проект оказывается провален - и причина этому то, что руководство не озаботились тем, чтобы обеспечить принятие системы пользователями.

Принятие нового программного инструмента конечным пользователем - это проблема, которую сложно решить силой убеждения. Гораздо эффективнее поставить пользователя в такое положение, в котором он сам осознает, что новая система ему необходима.

С одной стороны, необходимо сделать так, чтобы СЭД была доступна и необходима в работе критической массе сотрудников компании. С другой стороны - в системе должна быть доступна критическая масса документов, необходимых сотрудникам.

Если не выполняется любое из этих условий, страдает общий процент использования СЭД по компании. Кроме того, не следует забывать о том, что к неподготовленному пользователю система должна быть максимально дружелюбна - в конце концов, в его прежнем мире ему еще не приходилось сравнивать традиционный и электронный документооборот.

10. НЕ ЭКОНОМЬТЕ НА ОБУЧЕНИИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Этот пункт напрямую вытекает из предыдущего. Поставив сотрудников лицом к лицу с СЭД, важно не допустить такой ситуации, в которой им придется самостоятельно бороться с неведомой доселе программой. Даже блистательно внедренная в технологическом плане СЭД не будет эффективна, пока пользователи не получат адекватного обучения.

На самом деле, это справедливо для любого приложения, даже самого привычного. Большинство пользователей, ежедневно работающих с клиентом электронной почты или Word/Excel, не знают 90% функциональности этих программ. Что уж говорить о масштабной системе для работы с документами?

Если вы рассчитываете оптимизировать документооборота и улучшить производительность сотрудников при помощи внедрения электронного документооборота, определенно не стоит приносить в жертву от 25% до 95% возможностей системы документооборота, о которых пользователи просто не будут знать, потому что вы сэкономили на обучении.

Кроме того, сотрудники имеют свойство уходить из компании, а на их место приходят новые. Поэтому курсы СЭД - это время от времени повторяющееся мероприятие, для которого можно выделить отдельную статью расходов на постоянной основе.

11. НЕ ДОПУСКАЙТЕ АНАРХИИ В СИСТЕМЕ

Когда система переходит из тестовой эксплуатации в промышленную, может воцариться сущий хаос - на первых порах еще не разобравшиеся в системе подчиненные могут пытаться ставить задачи начальникам, и так далее. Это совершенно нормально, но лучше, чтобы этот этап не затягивался.

Для этого, как правило, вводится регламент работы с системой документооборота, который в приказном порядке доводится до сведения сотрудников. Некоторые вендоры (и мы в том числе) бесплатно предлагают типовой регламент работы со своей СЭД в рамках пакета услуг по внедрению после заключения договора на внедрение системы электронного документооборота.

Типовое положение об электронном документообороте в организации кратко описывает порядок работы с основными функциями любой СЭД - в нашем случае, с задачами, документами и канцелярией. При необходимости его несложно переписать «под себя» и своих сотрудников.

12. НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О МОБИЛЬНОСТИ

«Система требует делать все через веб-браузер/десктоп-клиент, а я », - еще одна распространенная жалоба сотрудника на неэффективно внедренную СЭД.

Если у сотрудника, привыкшего работать с собственного мобильного устройства, нет доступа к общей информации в СЭД при помощи привычного гаджета, то ему приходится пересаживаться за ПК, что превращает работу с системой в лишние мучения. Бизнес-процессы начинают идти медленнее.

От оперативности, с которой в работу попадают данные, например, заявки, договоры или протоколы, между тем, зависит скорость выполнения задач. Кроме того, если у каждого сотрудника будет постоянный доступ к данным, связанным с работой над проектом, это сделает более эффективным его обсуждение с руководителями и коллегами на собраниях.

Именно эти показатели - скорость и эффективность работы - все и пытаются повысить, внедряя электронный документооборот. Мобильность этому способствует, и ее не следует игнорировать, подбирая технические и программные средства электронного документооборота.

13. НЕ ПРОПУСКАЙТЕ ОБНОВЛЕНИЯ

Единственная неизменная вещь в мире - то, что он постоянно изменяется. Меняются ожидания рынка от бизнеса, точно так же меняются ожидания пользователей от ИТ-систем.

Каждый новый релиз включает в себя новую функциональность и улучшения существующих функций, исправление ошибок.

Поэтому регулярно обновлять систему необходимо, чтобы поддерживать ее безошибочную работу и получать выгоду от новых возможностей системы. Иначе через определенное, возможно, весьма значительное время после завершения внедрения придется запускать новый проект - заменять морально устаревшую систему на очередную новую СЭД.

14. НЕ ОТКАЗЫВАЙТЕСЬ ОТ ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОДДЕРЖКИ

Когда вы открываете занавес, и все поднимают бокалы с шампанским, чтобы поздравить вас с успешным завершением проекта внедрения СЭД, никому и в голову не приходит, что этот прекрасный момент может вскоре превратиться в кошмар.

По нашему опыту, перевод системы в действительную эксплуатацию - наиболее сумбурная и тяжелая часть проекта. В процессе осуществления электронного документооборота у заказчика постоянно возникают различные нюансы, которые поставщику приходится парировать «на лету» постоянными обновлениями - вот, к примеру, очень красочный пример того, .

Поэтому важно, чтобы как минимум в первые полгода-год после внедрения системы вендор обязался предоставлять вам исправления ошибок и изменения по вашему требованию, а также поддерживать систему в стабильном состоянии. Продление договора на поддержку также гарантирует вам своевременные обновления - эти два пункта взаимосвязаны.

15. НЕ БОЙТЕСЬ ПЕРЕМЕН

«Управление бизнес-процессами, в первую очередь, заключается не в технологиях, а в изменениях», - утверждают аналитики Gartner Research.

Изменения - это то, чему естественным образом сопротивляется любое человеческое существо. Внедряя в организации что-то новое, необходимо настроиться на то, что изменения - это нечто, происходящее постоянно и приносящее новые возможности.

У успешного проекта должен быть четкий план введения изменений, и первый шаг в нем - поиск таких же открытых к изменениям единомышленников среди сотрудников, которые смогут двигать процесс изменений в организации.

Ваша команда должна быть уверена, что внедрение электронной системы управления документооборотом - это ценное приобретение для организации, и это изменение необходимо внедрить. Еще ни один проект не завершался удачно без настроя на победу.

Автоматизация документооборота из роскоши, которую 5 лет назад могли позволить себе лишь крупные промышленные предприятия и госструктуры, превратилась в насущную необходимость для организаций всех размеров и специализаций. Сегодня данная мера повышения эффективности бизнеса доступна всем компаниям без исключения. И актуальна она для большинства из них, ведь согласованием договоров, обменом деловой корреспонденцией с поставщиками и клиентами занимаются даже относительно небольшие компании.

Коротко о преимуществах перехода на электронный документооборот

В условиях бумажного документооборота на поиск нужного письма, акта, приложения к договору порой уходит до половины рабочего дня. В результате тормозится не только профессиональная деятельность ищущего сотрудника, но и бизнес-процессы предприятия в целом. И такая ситуация повторяется изо дня в день, в результате чего продуктивность организации оставляет желать лучшего.

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) решает извечную проблему «разбросанности» данных, когда исходники документа хранятся на рабочем компьютере юриста, бумажные версии счетов и актов - в финансовом отделе, а все комментарии и замечания к договорам и сопроводительным документам рассредоточены по электронным ящикам сотрудников. Такое положение дел противоречит всем стандартам IT-безопасности. СЭД же обеспечивает общий доступ к документам для всех вовлечённых в процесс их формирования, согласования и исполнения сотрудников с учётом требований конфиденциальности и защиты корпоративных данных.

Перечислять все выгоды перехода на электронный документооборот в рамках данной статьи мы не будем. Отметим только, что внедрение СЭД позволяет:

сэкономить на зарплате лишних сотрудников канцелярской службы;
ускорить процесс согласования договоров и организационно-распорядительной документации на 60% ;
в 2 раза ускорить доставку документа до адресата;
улучшить контроль исполнительской дисциплины;
сократить бумажные расходы на 10% (первое время рекомендуется использовать смешанный документооборот: дублировать электронный обмен бумажным);
упорядочить и систематизировать процессы обработки документов.

Преимущества автоматизации сегодня очевидны даже самым завзятым скептикам. Единственное, что сдерживает организации от внедрения СЭД - это мнимая сложность перехода. На самом деле всё не так страшно, и даже предприятия с многовековым укладом легко адаптируются к новым, высокотехнологичным условиям работы. Для того чтобы вам легче было отважиться на непростой, но жизненно необходимый шаг, опишем основные этапы внедрения СЭД.

1) Постановка целей и задач автоматизации

Целью внедрения СЭД всегда является повышение эффективности управления предприятием. Принимая решение об автоматизации, вы должны чётко осознавать перечень проблем с текущим ведением делопроизводства на предприятии, и понимать, каким образом их можно решить с помощью СЭД.

2) Предпроектное обследование

Убедившись в целесообразности внедрения СЭД, можно переходить к изучению особенностей ведения делопроизводства на предприятии:

провести ревизию документов;
изучить регламенты работы с ними;
обследовать маршруты движения корреспонденции, договоров, внутренних приказов и распоряжений;
изучить процессы формирования, согласования и заключения контрактов;
обследовать процедуры регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
изучить процессы инициации, утверждения, исполнения и утилизации внутренней документации (ОРД);
выявить ключевые требования корпоративной среды;
оценить степень соответствия текущей делопроизводственной деятельности предприятия требованиям законодательства РФ и отраслевым стандартам;
исследовать процедуры организации и проведения совещаний;
изучить процессы передачи документов в архив;
выявить бизнес-процессы, которые реально нуждаются в автоматизации.

Собранные данные необходимо проанализировать, чтобы определиться с основными требованиями к построению системы электронного документооборота на предприятии.

3) Оптимизация делопроизводственных процессов

Прежде чем приступать к разработке системы электронного документооборота организации, необходимо упорядочить и систематизировать саму работу с документами, а также оптимизировать делопроизводственные процессы с учётом возможностей внедряемой СЭД. Если на предприятии ранее не было чётких регламентов работы с документами, их надо прописать. Стандартизация делопроизводства предполагает составление процессных инструкций, внесение поправок в должностные инструкции и корпоративную политику IT-безопасности. При формировании стандартов ведения документооборота необходимо учитывать также требования ГОСТ Р 15489.

4) Разработка проекта автоматизации документооборота

Проектирование СЭД начинается с составления схемы процесса управления документами. Прописываются маршруты движения скан-копий документов, порядок и очерёдность их согласования / исполнения. Предусмотрена возможность параллельного рассмотрения и совместной работы с документом для всех ответственных лиц. На этапе разработки системы документооборота предприятия необходимо также определиться с правами доступа сотрудников к корпоративным данным. По результатам формализации процессов обработки документов составляется частное техническое задание (ЧТЗ).

5) Кастомизация типовой конфигурации

Несмотря на то что современные СЭД («1С:Документооборот», «ДЕЛО») охватывают максимум бизнес-процессов компании любого размера и специализации, в некоторых случаях всё же могут потребоваться доработки типового программного обеспечения.

6) Этап внедрения СЭД

Системы электронного документооборота, как правило, внедряются поэтапно, по одному из двух возможных сценариев:

по процессам (сначала автоматизируется обработка писем, договоров и т. д.);
по структурным подразделениям (автоматизируется работа канцелярии, договорного отдела и т. д.).

Программное обеспечение разворачивается на рабочих ПК, настраиваются пользовательские интерфейсы, разграничиваются права доступа к документам в соответствии с должностными обязанностями сотрудников.

В случае необходимости на этом же этапе можно внедрить электронную цифровую подпись (ЭЦП), позволяющую визировать документы прямо в электронном виде.

7) Создание электронного архива

Логическая структура электронного хранилища и организация доступа сотрудников к нему прорабатываются ещё на этапе проектирования системы электронного документооборота. Поэтому сразу же по завершении внедрения СЭД все данные можно загружать в единый электронный архив.

8) Интеграция с другими системами

Для удобства работы с данными и в целях минимизации рисков дублирования информации систему электронного документооборота можно интегрировать с любой ранее установленной программой автоматизации: финансовой, аналитической, производственной.

9) Обучение персонала и подготовка пользовательских руководств

Перед запуском системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию в обязательном порядке проводится массовое обучение сотрудников. Функционал СЭД осваивают сотрудники канцелярии и руководители всех отделов, в которых планируется использовать программу.

На этом же этапе автоматизации документооборота разрабатываются руководства для пользователей и документы нормативно-распорядительного характера (положения о СЭД, должностные инструкции и т. д.).

10) Контроль соблюдения регламентированных процедур

Следующий за внедрением системы электронного документооборота этап условно называется этапом выхода на запланированную мощность. Это стадия массовой загрузки документов и адаптации сотрудников к новым условиям работы. Наибольшая нагрузка здесь ложится на плечи руководителя проекта внедрения со стороны заказчика. Как правило, это гендиректор. Для того чтобы функционал СЭД использовался по максимуму и внедрение быстро окупилось, сотрудников надо «заставить» работать в новой системе. На первых порах руководитель должен лично контролировать соблюдение установленного порядка применения СЭД.

Услуги автоматизации документооборота в ЦФО

Внедрение СЭД: опыт компании «Зарубежнефть-добыча Харьяга»

Цели и задачи проекта

Ситуация до старта проекта

Архитектура решения и масштаб

Результаты проекта

Краткое описание проекта

Компания «Зарубежнефть- добыча Харьяга» внедрила систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». Система позволила унифицировать процессы обработки документов делопроизводства, автоматизировать согласование договорной документации и формирование и контроля поручений. После внедрения СЭД вдвое сократилось время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов, а оперативность получения информации существенно выросла.

Заказчик

«Зарубежнефть-добыча Харьяга» входит в группу компаний «Зарубежнефть». Численность персонала компании – 350 человек. «Зарубежнефть-добыча Харьяга» является оператором Харьягинского проекта и ведет разработку 2-го и 3-го объектов Харьягинского месторождения на условиях соглашения о разделе продукции.

Цели и задачи проекта

Бизнес-цель внедрения СЭД- повышение эффективности работы сотрудников за счёт:

повышения оперативности получения необходимой информации;
увеличения прозрачности бизнес-процессов за счёт автоматизации процессов обработки документов в соответствии с заданными маршрутами;
унификации процессов подготовки, обработки и движения входящих, исходящих, внутренних, а также договорных документов в электронном виде;
автоматизации процесса согласования договорной документации в соответствии с заданными маршрутами;
автоматизации процесса формирования и контроля поручений;
упорядочения работы сотрудников с документами: исключение возможности утери версий документов или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала и упорядочивания работы пользователей;
сокращения времени поиска нужной информации и суммарного времени коллективной обработки документов;
создания замкнутого контура обмена информацией за счет интеграции с существующими системами организации.

Задачи внедрения системы электронного документоборота :

Оптимизировать работу сотрудников.
Реализовать механизмы обмена данными между корпоративной системой управления нормативно-справочной и смежными системами - системой документооборта, единой учетной системой на базе решения «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом», система контроллинга казначейских операций.

Ситуация до старта проекта

«Раньше документооборот в части делопроизводства и согласования условий договоров вёлся в бумажном виде. Объединение корпоративных систем отсутствовало. Это очень затрудняло оперативный обмен данными», - рассказал заместитель начальника управления метрологии, автоматизации, связи и ИТ «Зарубежнефть-добыча Харьяга» Александр Егоров.

Ситуацию осложняло еще и то, что проект внедрения системы электронного документооборта проходил в условиях образования новой компании. До начала проекта в компании отсутствовала единая система для ведения электронного документооборота. Бизнес-процессы и регламенты по работе выстраивались и согласовывались в момент реализации проекта.

Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизированная система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот». В ней реализована интеграция решения с корпоративной системой управления нормативно-справочной информацией. Так же для обеспечения единообразия данных обеспечена синхронизация справочной информации корпоративной системы управления нормативно-справочной информацией с «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом» и системы контроллинга казначейских операций.

Через систему электронного документооборота (СЭД) осуществляется доступ к справочникам нормативно-справочной информации через подсистему удаленного управления нормативно-справочной информации. В системе возможно создание запроса на добавление нового элемента в нормативно справочной информации и его репликации в систему.

Обеспечен обмен данными между информационными системами общества в части справочников групп «Договоры», «Контрагенты», «Управленческая аналитика», «Организационно-штатная структура».

Схема интеграции системы электронного документооборота с другими продуктами

В проекте участвовали следующие обособленные и структурные подразделения:

ООО «Зарубежнефть-добыча Харьяга» (г. Москва);
Обособленное подразделение ООО «Зарубежнефть-добыча Харьяга» в Республике Коми (г. Усинск);
удаленные рабочие места, обеспечивающие складской учет на промысле – в Республика Коми (промысловые площадки).

Особенности и уникальность проекта

В ходе реализации проекта была автоматизирована деятельность обособленного подразделения «Зарубежнефть-добыча Харьяга», а также удаленных рабочих мест – без очного присутствия на рабочих местах. Особенность проекта еще и в том, что систему электронного документооборота установили на самом промысле в поселке Харьяга.

Обучение, консультирование и поддержка сотрудников предприятия осуществлялась полностью удаленно с помощью видеосвязи, что позволило сократить затраты на реализацию проекта, не повлияв на качество оказанных услуг.

Возможности системы позволили решить вопросы автоматизации трудоемких повторяющихся операций, оперативности и прозрачности получаемой отчетности, создания единого информационного пространства в компании. Система работает с входящими и исходящими документами, с организационно-распорядительной документацией, с закупочной и договорной документацией.

Для руководителей разработан персональный интерфейс, который позволяет оптимизировать работу с поступающими задачами и документами, а также оперативно контролировать работу сотрудников. В интерфесе доработана форма «Задачи мне». При создании подзадачи на основании собственной задачи, созданная подзадача отображается на форме.

Одна из особенностей проекта в том, что систему электронного документооборота установили на самом промысле в поселке Харьяга

Реализована группировка задач по типам (исполнение, согласование), добавлено цветовой отображение новой поступившей задачи, а также префикс «Новая!». На форме задачи добавлены активные ссылки на связанные документы, на визы по документу. Доработана вкладка «Отчет о выполнении поручения» на форме задачи с возможностью сохранения хода исполнения поручения.

Кроме того, при создании системы были сделаны следующие доработки решения «1С:Документооборот»:

Доработка журнала регистрации договоров (универсальный отчет).
Разработан отчет «На контроле ЗНДХ» и «Отчет по выполненным поручениям» по контрольным поручениям генерального директора на основании документов.
Доработан механизм контроля исполнения поручений. Если ответственный исполнитель выполняет своё поручение и оно снимается с контроля, то у соисполнителей поручение автоматически завершается.
Разработан отчет о выполнении контрольных поручений от генерального директора для заместителей генерального директора.
Доработана команда «Вопросы деятельности». Если настройка установлена, то в разделе Нормативно-справочная информация появится команда «Вопросы деятельности», в документах появится поле «Вопрос деятельности».
Доработан лист согласования для внутренних и исходящих документов.
Разработан отчет о средней длительности согласования. Отчет формируется за заданный период, позволяет настраивать иерархию вывода информации и менять уровень группировки от заместителя генерального директора до сотрудников отдела.
В печатной форме протокола совещаний добавлена возможность вывода строки «Отметили».
В печатной форме протокола добавлено автоматическое заполнение регистрационного номера и даты из связанного внутреннего документа, а так же автоматическое заполнение реквизитов «Номер протокола» и «Дата протокола» в карточке мероприятия.
Доработана форма задач не принятых к исполнению. Добавлено отображение у исполнителя задач по делегированию полномочий. Форма позволяет посмотреть задачи, приходящие на роль или на конкретного исполнителя.
Доработана форма «Дела (тома)». Реализовано создание связи с внутренними документами с помощью реквизита «Дела постоянного хранения». Дела закрываются автоматически после согласования связанного документа.
Разработаны всплывающие окна о поступлении новых задач.
Разработан лист согласования в соответствии с шаблоном для заявки на закупку.
Разработан лист согласования в соответствии с шаблоном для дополнительного соглашения и договора.
Разработан лист голосования в соответствии с шаблоном для «Решения тендерного комитета».
Добавлена возможность настройки прав на сохранения листа результатов согласования для определенного круга пользователей в редактируемом формате.
В блоке «Мероприятия» доработан функционал по запуску поручений по протоколам: Настроено разграничение по запуску контрольных и неконтрольных поручений в зависимости от вида мероприятия (внутренние совещание; совещание у генерального директора).
Реализована возможность настройки запрета на удаление определенного шага в шаблоне комплексного процесса перед стартом.

Электронный документооборот (ЭДО) – это система процессов по обработке документов в электронном виде. Она позволяет сократить затраты предприятия на бумагу и расходные материалы, упорядочить и ускорить движение документации, исключить их потерю. Процесс внедрения состоит из нескольких этапов, включающих покупку программного обеспечения, обучение персонала и наладку работы программы. На рынке предложены как платные, так и бесплатные СЭД.

Появление доступного высокоскоростного интернета послужило толчком для начала разработок первых систем электронного документооборота (СЭД). Изначально их целью была частичная автоматизация работы с документацией. Доказав свою эффективность, электронный документооборот стал внедряться как в частных организациях, так и в государственных структурах. Сегодня это комплексные решения, максимально автоматизирующие деятельность компании, связанную с документооборотом.

Электронный документооборот (ЭДО) – это автоматизированная информационная система, позволяющая рационально и легко организовать создание, передачу, согласование и утверждение документов в организации. Составляющими ЭДО являются:

специализированное программное обеспечение;
интернет;
электронная почта ‒ для оперативности связи;
локальная сеть и др.

СЭД может использоваться как внутри компании, так и между несколькими разными организациями.

Справка! Для использования СЭД только внутри предприятия необходимо приобретение лишь специального программного обеспечения и сетевого оборудования. Для ведения внешнего документооборота потребуется дополнительный сотрудник – оператор ЭДО.

Какие проблемы решает ЭДО

Электронный документооборот решает следующие задачи:

обеспечение прозрачности работы компании и эффективности управления, за счет автоматизированного контроля исполнения задач;
оптимизация, автоматизация бизнес-процессов и механизмов исполнения и контроля;
поддержка требований международных стандартов качества;
экономия ресурсов, путем сокращения расходов на картриджи, бумагу и прочие материалы;
поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации. Обеспечение кадровой гибкости за счет хранения истории работы сотрудника в организации;
облегчение контроля за движением документации;
осуществление протоколирования деятельности;
защищает от потери документации;
упрощение, удешевление хранения документов за счет наличия электронного архива.

Основные требования к электронному документообороту

Система автоматизации документооборота должна соответствовать основным требованиям:

удобный интерфейс и схема поиска документов;
грамотный контроль за исполнением документов и наличие системы их маршрутизации;
надежное хранение;
возможность создания аналитических отчетов;
поддержка выполнения канцелярских задач;
обеспечение полной информационной безопасности.

Современные СЭД снабжены функцией обработки обращений клиентов и прочими полезными инструментами, позволяющими решать задачи, необходимые каждой конкретной организации.

Плюсы и минусы СДО

Электронный документооборот, по сравнению с бумажным, имеет ряд преимуществ:

упорядочивание делопроизводства – невозможно присвоить одинаковые номера разным документам, т.к. они формируются автоматически;
наличие фильтров – поиск файлов возможен по множеству параметров;
отслеживание этапа прохождения документа. В любой момент можно узнать, кто именно работает с документом, на какой стадии он находится;
документ невозможно потерять. Даже если его удалили, всегда возможно восстановление;
шаблоны документов унифицированы;
максимально быстрая обработка документации. Не нужно носить документ из кабинета в кабинет для согласования. Это особенно удобно, если отделы организации расположены в разных зданиях;
сохраняются все версии документа – всегда можно проследить, кто и когда вносил в него изменения;
настраиваемые параметры и критерии распределения прав доступа к документам;
доступность документов круглосуточно, в любой точке мира, при наличии интернета. Работник может работать с документацией, находясь в командировке, отпуске или на больничном;
возможность планирования работы – после создания документа в программе указывается требуемая дата его исполнения;
экономия расходных материалов – не требуется распечатка большинства документов.

Из минусов можно выделить:

дорогостоящее программное обеспечение;
затраты на обучение сотрудников;
затраты времени на оцифровку уже имеющихся документов.

Как подключить

Процедура внедрения СЭД должна быть постепенной. Она состоит из нескольких этапов:

Приобретение программного обеспечения и в случае необходимости дополнительной техники.
Установка программы с последующей настройкой. Распределение прав доступа, маршрутов движения документов и т.д.
Обучение сотрудников.
Проверка и создание путей электронной связи между сотрудниками.
Привлечение сотрудника для координации работы программы и решения технических вопросов или заключение договора с аутсорсинговой компанией.
Оцифровка имеющихся бумажных документов.

Есть ли бесплатные сервисы

Программы электронного документооборота в основном платные и стоят достаточно дорого. Однако, существуют бесплатные сервисы, например, Alfresco и NauDoc. В этих системах предусмотрена как бесплатная, так и платная версия с большими функциональными возможностями. Важно, что срок использования бесплатной версии не ограничен.

Alfresco

СЭД Alfresco является лидером рынка систем электронного документооборота для предприятий больших размеров. В Европе, Америке и России ее успешно используют многие корпорации.

Важная информация! Основное отличие – возможность работы на любых платформах и с базами данных, созданными в любых программах.

Преимущества Alfresco:

возможное количество пользователей превышает несколько десятков тысяч;
объемы хранимых документов не ограничены;
установка дополнительного программного обеспечения на все компьютеры фирмы не требуется. Программа работает за счет сети Интернет, т.е. полностью web-доступна;
лучший, по сравнению с другими сервисами, интерфейс;
возможность работать с мобильных устройств.

NauDoc

NauDoc – система ЭДО, разработанная компанией NAUMEN. Она дает возможность управлять процедурой обработки документации, а также осуществлять контроль дисциплины исполнения, вследствие получаемых результатов о выполнении поставленных заданий.

Наличие возможности контроля в NauDoc позволяет давать задания своим сотрудникам прямо в системе, вести за их исполнением контроль, следить за сроками исполнения, отправлять документацию на согласование, а после отправлять уже согласованные документы другим пользователям СЭД. Программа позволяет настроить маршруты для определенного типа документов в автоматическом режиме.

Абсолютно все действия в программе проводятся посредствам web-интерфейса. Это дает возможность войти в систему в любом уголке планеты.

Преимущества NauDoc:

работает на любой операционной системе;
бесплатная базовая версия;
бесплатное обучение;
полноценный web-интерфейс;
открытый код.

Информация об основных сервисах

Сегодня на российском рынке представлены программы электронного документооборота между организациями и внутри них. Критерии выбора системы:

простота освоения;
функциональность;
качество учета российского законодательства;
уровень технической поддержки;
цена.

Дело

«Дело» – признанный лидер в своем сегменте в России и других русскоязычных государствах. Ее успешно используют для документооборота и делопроизводства как крупнейшие корпорации и холдинги, так и предприятия малого бизнеса.

«Дело» ‒ это:

отслеживание документации по всем этапам их перемещения;
шаблоны, простота и удобство в создании проектов;
функциональность и общая отлаженность системы.

Ознакомиться с работой системы «Дело» можно, посмотрев видео:

Стоимость системы зависит от используемой системы управления базами данных – Microsoft SQL Server или Oracle.

Таблица 1. Стоимость лицензии СЭД «Дело».

*Показатель*	*Количество рабочих мест*
*Показатель*	*1-5*	*6-20*	*21-50*	*51-100*
	СУБД Microsoft SQL Server
	9 500	9 000	8 500	8 000
	СУБД Oracle
Цена на 1 рабочее место, руб.	13 400	12 900	12 500	11 900

Источник: eos.ru

Справка! Расчет осуществляется нарастающим итогом. Например, цена продукта с СУБД Oracle для 40 рабочих мест составит: 5*13 400+15*12 900+20*12 500=510 500 руб.

Логика

До 2012 года известная сегодня система «Логика» называлась «Босс-Референт». Смена названия не отразилась на качестве сервиса. Он по-прежнему надежен и функционален. Подходит для организаций любого размера.

«Логика» ‒ это:

возможность конструирования сложных маршрутов движения документов.
высокий уровень защиты данных;
легкость освоения системы новичками;
гибкая и легкая в настройка. Модификация процессов обработки документации.

К минусам программы можно отнести неудобное разграничение прав доступа, в случае высокого уровня текучести кадров.

1С: Документооборот

Самая универсальная система для управления документооборотом организации. «1С: Документооборот» обеспечивает надежное и централизованное хранение документации любого формата, обеспечивает доступ к ней уполномоченных сотрудников.

Преимущества системы:

четко работающий алгоритм поиска данных;
оптимальное сочетание цены и функциональных возможностей;
система хранения документов всех форматов – от графических и текстовых до аудио- и видеофайлов;
поддержка интеграции с внешними приложениями;
широкие возможности масштабирования, что позволяет успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.

Минусов только два:

сложность обучения даже для опытных пользователей;
высокие системные требования.

Таблица 2. Цены СЭД на 50 рабочих мест

*Франшиза*	*Цена на 1 сотрудника, руб.*	*Цена за 50 сотрудников, руб.*
Alfresco Community Edition	0	0
NauDoc	0	0
Дело	9 500	437 500
Логика	5 900	260 000
1С: Делопроизводство	4 568	228 400
Евфрат	7 300	295 000
EMC Documentum	Индивидуальна	Индивидуальна
CompanyMedia	6 000	300 000
DIRECTUM	8 400	378 000
OPTIMA-WorkFlow	–	75 000

Источники: eos.ru; zhazhda.biz; evfrat.ru; v8.1c.ru; directum.ru

Справка! Цена системы «1С: Документооборот» рассчитана при условии, что компания уже использует программу «1С: Предприятие». В противном случае добавится еще стоимость серверной лицензии.

Не стоит думать, что электронный документооборот ‒ это гарантия мгновенного повышения доходности фирмы. Напротив, его внедрение может повлечь серьезные расходы и, как следствие, снизить прибыль. Не стоит необдуманно покупать лицензию СЭД. Особенно это касается небольших компаний. Однако, в случае больших организаций, высокой загруженности сотрудников, расширения бизнеса, электронный документооборот может существенно снизить затраты предприятия, и его внедрение окупится достаточно быстро.

"Предоставленные сами себе, события имеют тенденцию развиваться от плохого к худшему ."
закон Мэрфи

Внедрение электронного документооборота - как избежать ошибок

Вы, конечно, уже поняли, что речь пойдёт о проблемах внедрения СЭД и "волшебной таблетке", которая позволит обойти все подводные камни и не сесть на мель. Если Вы уже сталкивались с внедрением какой-нибудь программы, то мои слова не должны Вам показаться бесполезными. Я не буду слишком тратить Ваше время описывая все те многочисленные "грабли" на которые наступают при внедрении документооборота, а приведу лишь некоторые наблюдения из моей многолетней практики, а затем расскажу, что нужно предпринять для того чтобы внедрение СЭД было успешным. Но прежде, я должен сказать, что же такое внедрение и зачем оно нужно (можете пропустить следующие два абзаца) :

Что такое внедрение системы документооборота

Внедрение системы документооборота - это процесс, направленный на использование участниками документооборота в повседневной практике функций СЭД для работы с электронными документами.

В ходе внедрения СЭД происходит перенос акцента на работу с электронными документами в единой информационной среде. Пользователи изучают программу и привыкают в ней работать.

Что даёт внедрение системы документооборота

Наблюдение № 1. Кто отвечает за внедрение СЭД?

Очень часто задача внедрения возлагается на силы внутреннего IT подразделения. В таком случае внедрение сводится к раздаче пользователям учётных записей и организации доступа к серверу документооборота. Дальше пользователи начинают сами разбираться с программой. Если руководство компании стоит в стороне от проекта внедрения, и в лучшем случае изредка спрашивает: "Ну, а как там система документооборота? Работает?", то такое внедрение может длиться очень долго и результат его непредсказуем.

Наблюдение № 2. Что даёт СЭД?

Сотрудники сомневаются зачем нужна им эта программа, что она может им дать, может ли она облегчить их работу или только усложняет им жизнь? Например, одним из узких мест автоматизированных процессов может является этап подписания документа. В случае внедрения СЭД "снизу" этап подписания документа в 99 случаях из 100 не подлежит автоматизации. Всякая электронная "бумажка" дойдя до этапа подписания помещается в электронную папку "на подписи" и будет там находиться сколь угодно долго. Естественно, что реальная жизнь такого не позволяет и сотрудник, которому нужна виза распечатывает документ и "отловив" в коридоре или "пробившись" в кабинет руководителя получает визу на свой БУМАЖНЫЙ документ. У сотрудников возникает справедливый вопрос, зачем нужно делать дополнительную работу в СЭД, когда она не решает существующих в организации проблем и только отнимает время? Постепенно работа с системой документооборота сходит на нет.
Мы очень часто сталкиваемся с ситуацией, когда сотрудники одного отдела говорили, что им гораздо проще САМОСТОЯТЕЛЬНО внести в СЭД документы, которые им приносят из других отделов. И заметьте, эти документы были подготовленные на компьютере и затем распечатаны!

Наблюдение № 3. Кто работает с СЭД?

Специфика внедрения системы документооборота заключается в том, что масштабы применения СЭД выходят за рамки одного отдела. В работе с СЭД принимают участие сотрудники разных отделов, служб, подразделений и филиалов. Когда автоматизируемый процесс выходит за границы одного подразделения, так сразу начинаются проблемы взаимоотношений. Результатом "междоусобных войн" является то, что СЭД не работает. Причём "не работает" - это не значит что при нажатии в программе кнопки появляется сообщение об ошибке, а то, что программой не пользуются, и продолжают работать так, как работали раньше.

К сожалению, аналогичных примеров из опыта внедрения системы документооборота можно привести не мало. Готовы ли Вы потратить деньги, время и свои нервы не будучи уверенным в успешном внедрении?

Так от чего же зависит успешность внедрения СЭД?

Вот небольшая история из моей практики:

"Внедряя СЭД в 2009 году в одной из "дочек" Газпрома мы столкнулись с тем, что после проведения всех обучений и семинаров в программе работали только секретари руководителей и канцелярия. Остальные сотрудники просто наблюдали за их работой в системе. У них была установлена программа, они имели свои логины, им приходили уведомления. Они заходили в программу, смотрели поступившие им сообщения и поручения, но ничего в ней не делали. То есть не формировали отчёты об исполнении поручений, не писали ответы на запросы и т.п. Всё это за них в программу вносили секретари. Естественно они не успевали делать это своевременно. После того, как Генеральный директор поинтересовался, почему в СЭД остаётся незакрытыми большая часть выданных им поручений (секретари тоже вносили в СЭД эти поручения), было созвано совещание, на котором исполнители пожаловались на то, что у них нет времени на внесение отчётов об исполнении. После этого Генеральный директор принял решение, что выплата премии будет произведена только поле того, как все поручения будут обработаны. Несомненно, что в течении дня, все поручения были закрыты. Генеральный директор запретил секретарям вносить за исполнителей отчёты в программу. Нагрузка на секретарей была значительно снижена. Странным образом у всех стало хватать времени на формирование отчётов" . Эта история отчётливо показывает значимость роли руководителя в процессе внедрения системы электронного документооборота.

Занимаясь внедрением СЭД с 2005 года мы выработали эффективную методику внедрения. Она целиком состоит из "волшебных пилюль" и "серебренных пуль", сформировавшихся в результате многолетней практики, опыта управления проектами, знания тонкостей данного предмета и понимания психологии пользователей. Позволю дать Вам несколько бесплатных советов по внедрению СЭД:

К системе документооборота нельзя относиться как к обычной программе типа excel или word, которые достаточно установить на компьютеры пользователей и ими все будут пользоваться. Ценность СЭД в том, что это не просто программа - это инструмент руководителя для обеспечения порядка в работе компании, создающий возможность для роста бизнеса. Решение о внедрении СЭД назревает тогда, когда росту компании начинает мешать отсутствие системности в работе с документами (наличие "бардака" ). Внедрение системы документооборота регламентирует внутреннюю деятельность компании. Поэтому внутренним Заказчиком внедрения СЭД должно выступать Руководство компании, а не канцелярия или юридический отдел и уж тем более не IT подразделение.
Контроль над проектом внедрения должен осуществлять Генеральный директор или его Первый заместитель. Руководитель канцелярии или Директор по IT не имеет достаточных полномочий и авторитета для внедрения СЭД в компании.
Нужно определить, что будет автоматизировано с помощью СЭД, кто будет работать в СЭД, составить программу и план внедрения.
Поскольку система документооборота одна из самых массовых по числу пользователей система, применяемых в большинстве организаций, то необходимо сосредоточиться на подготовке (обучении) сотрудников и их мотивации к работе с СЭД.
Успешность внедрения во многом зависит от возможности её быстрой адаптации к бизнес-процессам организации. Бизнес-процессы в каждой компании имеют свою специфику и свои отличия.
Использование СЭД в повседневной практике сотрудниками компании необходимо закрепить на юридическом уровне в виде должностных инструкций и регламентов.

Конечно, это далеко не полный перечень того, что приведёт Ваш проект внедрения к успеху.

По данным статистики, большая часть проектов, проводимых заказчиками самостоятельно или имеют отрицательный результат или очень сильно растягиваются во времени. Это связано с неправильной оценкой имеющихся в компании ресурсов на внедрение системы документооборота.

Как показывает практика, лучшим решением является совместный с консультантами проект внедрения СЭД .

Гарантии внедрения системы документооборота ESCOM.BPM

Реализация совместного проекта внедрения СЭД осуществляется поэтапно, в соответствии с утверждённым календарным планом-графиком. На всех этапах проекта работы выполняются совместно с персоналом Заказчика, что обеспечивает их вовлечение в работу с программой. При настройке системы документооборота учитываются их мнение и пожелания. Это создаёт доверительные отношения сотрудников к системе.
Гарантированное внедрение системы документооборота ESCOM.BPM достигается за счёт сочетания в проекте эффективных и проверенных методик внедрения с современными техническими решениями для автоматизации бизнес-процессов.

Заключая договор на внедрение Вы можете быть уверенными, что обозначенные в нём работы будут выполнены в установленные сроки. Многие наши клиенты выбрали совместный проект внедрения СЭД, потому что доверяют нашему профессионализму, знаниям и опыту.

Что даст Вам проект совместного внедрения СЭД?

Во-первых, это сокращение сроков внедрения. Наши специалисты в сжатые сроки установят и подготовят программу к эксплуатации. Будет выполнена типовая настройка справочников системы, ролей и прав доступа, а так же типовых процессов, например, для процесса " " будут настроены нужные шаблоны регистрационных номеров и журналы регистрации. Перед началом эксплуатации пользователи и администраторы прослушают подготовительный курс по работе с СЭД.

Во-вторых, это снижает риски проекта , позволит комплексно подойти ко всем аспектам автоматизации бизнес-процессов, учесть тонкости и специфику Заказчика. Наши консультанты обследуют существующие бизнес-процессы на предприятии, предложат варианты их оптимизации, разработают регламенты и Техническое задание, проведут комплексную подготовку и обучение персонала, осуществят настройку системы в соответствии с разработанными регламентами и Техническим заданием.

В-третьих, это повышение качества внедрения за счёт более высокой отдачи от использования функций СЭД. Мы знаем все возможности нашей программы и сможем предложить их наиболее оптимальное использование.

Сколько стоит внедрить СЭД?

Стоимость внедрения СЭД зависит от объёма работ. Мы снижаем стоимость консалтинговых услуг за счет выполнения многих работ дистанционно. Ориентировочно стоимость внедрения СЭД примерно равна стоимости лицензий (редакция + 20 ).

Для заказа совместного проекта внедрения СЭД отправьте нам электронное письмо на , в котором расскажите о Вашей компании, и подробно о стоящих перед Вами задачах. В теме письма укажите "Внедрение СЭД ESCOM.BPM". Мы в кратчайшие сроки выработаем для Вас оптимальное коммерческое предложение. Можно позвонить и обсудить детали по Skype (ESCOM-BPM) или по телефону +7 495 255 00 99.

Приобрести внедрение СЭД лучше сразу, вместе с покупкой лицензий. Когда решение о покупке лицензий СЭД принято, то убедить руководство компании выделить средства на её внедрение гораздо проще.
И не забывайте о существовании скидок от общей суммы заказа ! Соответственно, если заказывать внедрение отдельно, то цена его будет выше.

Несомненно, Вы найдёте приятным, наличие у нас .

Почему нужно купить внедрение именно у нас?

Во-первых, у нас адекватные цены на услуги . Многие компании выбрали нас, потому что не нашли несколько миллионов рублей на внедрение программ конкурентов (либо нашли этим деньгам более правильное применение ).

Во-вторых, с нашей стороны в проекте работают только подготовленные специалисты, имеющие реальный, практический опыт внедрения. Мне неоднократно рассказывали наши клиенты, перешедшие на работу с программой ESCOM.BPM, что когда им внедряли предыдущую программу документооборота , то представителем внедренца была девушка-студентка с небольшим опытом и слабым знанием программы и самого предмета. Выбирая программу документооборота у наших конкурентов Вам ещё нужно будет не ошибиться в выборе партнёра, который будет Вам внедрять программу!

В-третьих, мы поддерживаем клиентов с адаптированными решениями. Немногие из наших конкурентов идут на изменение функционала системы, подстраивая систему под Заказчика (или это очень дорого и медленно). И ещё меньше таких, которые готовы сопровождать такие решения. Мы же предлагаем в короткие сроки за разумные деньги настроить программу под Вашу специфику документооборота с её последующим сопровождением.

Какие сроки внедрения системы документооборота?

Всех интересуют сроки внедрения СЭД. Конечно, хочется уже завтра начать работать с программой. Да, это возможно в нашей системе. Многие простые вещи можно запустить достаточно быстро. Ещё раз подчеркну, что дело тут не в программе, а в людях, которые будут с ней работать. Их нужно научить пользоваться программой. Например, мы можем запустить в эксплуатацию за 1 - 2 дня. В этом процессе занята только одна роль - Регистратор. Потребуется установить программу на сервер и на несколько рабочих станций, и обучить Регистраторов создавать регистрационные карточки. Если же требуется автоматизировать весь процесс с этапом рассмотрения документа и формированием резолюций, этапом исполнения, на котором ведётся работа Исполнителей с поручениями, формированием ответа на письмо (), и работой с , то может потребоваться от 1-й до 2-х недель. Потому что потребуется научить работе с программой не только Регистраторов, но и Подписантов, их Секретарей и Исполнителей. В нашем понимании "обучить" - это означает, что в результате пользователи будут уверенно ориентироваться в программе , а не просто прочитать им лекцию.

Сроки типового внедрения системы документооборота находятся в промежутке от 3х недель до 2х - 4х месяцев. На практике сроки внедрения системы электронного документооборота зависят от:

Количества автоматизируемых документационных процессов
Количества автоматизируемых участков
Количества обучаемых сотрудников, их уровня начальной подготовки
А так же от других факторов, некоторые из которых описаны в статье про .

Одним из факторов, влияющих на сроки внедрения, является человеческий фактор. Поэтому прямая заинтересованность администрации Вашей компании в быстром внедрении системы документооборота, обеспечение непосредственного контроля над проектом внедрения и участие в нём, позволяет существенно сократить сроки внедрения.

Задачи проекта внедрения системы документооборота

Проект внедрения системы документооборота как правило охватывает наиболее важные и ключевые процессы организации. Поэтому при внедрении программы документооборота особое внимание нужно обратить на задачи, которые необходимо решить в ходе данного проекта.