СЭД - одна из самых загадочных и замифологизированных областей IT. Сектор стал обрастать мифами с момента его образования. Естественно, часть из них уже устарели и потеряли актуальность, но новые отраслевые и IT-тренды добавляют рынку заблуждений. Пришла пора развенчать самые актуальные из них.

1. СЭД - это автоматизация канцелярии, входящих/исходящих и распорядительных документов

Несмотря на то что системы электронного документооборота уже давно закрепились на российском рынке, такая точка зрения встречается достаточно часто.

По факту электронный документооборот есть у всех. Как только вы сделали файл в Word и отправили его по электронной почте или получили файл по почте - электронный документооборот уже случился.

"Канцелярия - это только одна из форм организации ЭДО, наилучшим образом отвечающая отечественной практике работы с бумажными документами", - пояснил Сергей Курьянов, директор по стратегическому маркетингу "ДоксВижн" . Эта форма подразумевает тотальный централизованный учет всех официальных документов, а также контроль процесса исполнения выданных по ним поручений руководства.

Однако официальными документами контент предприятия не исчерпывается, до них и в процессе их подготовки создаются и циркулируют неофициальные документы. И потоки их гораздо сложнее и больше.

Настоящая СЭД должна решать задачу управления всеми без исключения электронными документами - как официальными, так и неофициальными - Сергей Курьянов

"Мы живем в информационном мире, и почти 100% информации существует в форме электронных документов. Настоящая СЭД должна решать задачу управления всеми без исключения электронными документами - как официальными, так и неофициальными", - рассказал Сергей Курьянов. Правильнее, по его словам, не плодить отдельные системы для каждого вида документов, а требовать от собственной СЭД комплексного решения задачи.

2. СЭД сама по себе избавит компанию от внутреннего беспорядка

Это один из прочно укоренившихся мифов. На самом деле СЭД не решают проблем организационного бардака, если он уже есть в компании.

"Если система внедряется в компании, в которой нет понимания внутреннего взаимодействия, бизнес-процессов и зон ответственности, то внедрение системы только усугубит эти проблемы", - пояснил Иван Тарханов , руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies. Лица, принимающие решения о внедрении, должны четко представлять, какие цели они преследуют этим проектом.

Если система внедряется в компании, в которой нет понимания внутреннего взаимодействия, бизнес-процессов и зон ответственности, то внедрение системы только усугубит эти проблемы - Иван Тарханов

3. Если документооборот электронный, значит он эффективный

Этот миф был на пике популярности несколько лет назад. Сейчас большинство заказчиков уже понимают, что это не так, но многие продолжают верить в это заблуждение.

"Электронный документооборот тоже может быть неэффективным, все зависит от того, насколько эффективно выстроен сам бизнес-процесс, а не от его технической реализации", - рассказал Сергей Плаунов , руководитель направления BPM и ECM компании КРОК.

"Следует ответить себе на вопросы: был ли проведен реинжиниринг, осмыслены существующие лучшие практики в компании, учтены и унифицированы процедуры, которые важны для компании в целом", - пояснил Илья Константинов , департамент корпоративных систем, технический эксперт Digital Design. Важно также, кто и в каком режиме пользуется системой, работает ли в СЭД руководство или все, что требуется, делают помощники. Это все нюансы, но, по словам Константинова, вытекают они из целей заказчика внедрения.

Так, если к переходу на электронный документооборот приурочить реинжиниринг и оптимизацию бизнес-процесса документооборота, то, по словам Сергея Плаунова, можно сразу воплотить его в наиболее эффективной форме.

Если к переходу на электронный документооборот приурочить реинжиниринг и оптимизацию бизнес-процесса документооборота, то можно сразу воплотить его в наиболее эффективной форме - Сергей Плаунов

4. Лучший выбор - решения лидеров рынка

Этот миф лежит на поверхности и за счет своей простоты и очевидности захватывает умы заказчиков, предопределяя или как минимум серьезно влияя на их выбор. Но на самом деле не все так просто.

"Системы, пик популярности которых приходится на сегодняшний день, завоевывали рынок в прошлые годы, когда заложенные в них технологические и другие преимущества были наиболее востребованными", - рассказал Александр Назаров , руководитель отдела продаж компании Haulmont. Сейчас потребности рынка меняются, и все более актуальными становятся решения, разработанные 4 - 5 лет назад.

Системы, пик популярности которых приходится на сегодняшний день, завоевывали рынок в прошлые годы, когда заложенные в них технологические и другие преимущества были наиболее востребованными - Александр Назаров

Такие системы с меньшим, чем у лидеров, количеством внедрений, по словам Назарова, могут быть гораздо прогрессивнее, технологичнее, они основаны на современных технологиях и будут актуальны как минимум 5 - 7 лет после внедрения. При этом срок их присутствия на рынке, а следовательно, и опыт реализации проектов может быть более чем достаточным для реализации проектов любого масштаба.

5. Системы западного производства более функциональные и гибкие

Этот миф имеет под собой реальное основание. Исторически российские системы уступали западным ECМ-решениям, однако они были в большей степени ориентированы на процессы, требующиеся именно российским компаниям, которые с точки зрения организации управления имеют определенную специфику.

"За прошедшие десятилетия развития рынка СЭД наиболее зрелые отечественные производители реализовали мощные и гибкие платформы автоматизации, не уступающие западным системам", - пояснил Владимир Андреев, президент "Доксвижн" . При этом, по его словам, они обладают определенными преимуществами, так как содержат готовые модули и приложения, ориентированные на автоматизацию процессов с отечественной спецификой, не говоря уже о стоимости ПО и доступности сервисов.

За прошедшие десятилетия развития рынка СЭД наиболее зрелые отечественные производители реализовали мощные и гибкие платформы автоматизации, не уступающие западным системам - Владимир Андреев

6. СЭД только для организаций с четкими регламентами и описанными бизнес-процессами

Действительно, если в организации бардак, толку от работающей СЭД мало. Но совсем не обязательно, чтобы все было правильно и четко.

"Последнее время всё больше компаний, которые пользуются гибкими методологиями управления, применяют адаптивный кейс-менеджмент", - рассказал Иван Тарханов. СЭД, по его словам, тоже приспосабливаются к этой тенденции и меняют свои классические конфигурации и правила работы.

Последнее время всё больше компаний, которые пользуются гибкими методологиями управления, применяют адаптивный кейс-менеджмент - Иван Тарханов

7. Сразу после внедрения системы можно начинать активно использовать ее

В силу природы объекта автоматизации - процессов корпоративного управления - внедрение СЭД не может восприниматься как обычный проект, заканчивающийся сдачей в промышленную эксплуатацию. Любые процессы управления - постоянно меняющаяся сущность. Кроме того, в начале внедрения СЭД принимающая сторона плохо представляет себе реальные возможности потенциальной системы.

"На практике внедрение СЭД - это цепь взаимосвязанных проектов как по развитию номенклатуры автоматизированных процессов, так и по расширению их функционального наполнения и модернизации процессов", - рассказал Владимир Андреев. Именно поэтому к инструментарию СЭД предъявляются специфические требования, по возможности кастомизация уже внедренных приложений и быстрая автоматизация все новых и новых процессов.

На практике внедрение СЭД - это цепь взаимосвязанных проектов как по развитию номенклатуры автоматизированных процессов, так и по расширению их функционального наполнения и модернизации процессов - Владимир Андреев

8. При внедрении СЭД от заказчика ничего не требуется, все сделает исполнитель

Заблуждение в первую очередь характерно для небольших компаний, а также для тех, кто не увлекается информатизацией и нечасто проводит подобные проекты. На самом деле внедрение СЭД - это почти всегда изменение внутренней работы и распорядка компании.

"Если коллектив к этому не готов и нет мощнейшей мотивации на изменение, то эффект будет обратным или нулевым", - рассказал Иван Тарханов. При этом в последнее время, по его словам, тенденция к изменению есть, т.к. заказчики стали более опытными.

9. Малому бизнесу не нужна хорошая СЭД

Миф достаточно очевидный и связан с общим заблуждением о том, что небольшим компаниям достаточно MS Office и "1С".

Действительно, если в компании работает 10 человек, можно наладить регистрацию и учет документов в Excel, хранить образы документов в облаке, а маршрутизировать в Outlook.

"Небольшой организации может подойти облачное решение. Это и Google Apps, и Microsoft Office 365", - рассказал Сергей Курьянов.

"Это вполне может быть хорошая и понятная система для данной команды в данных условиях", - пояснил Илья Константинов. Вопрос в том, какие задачи ставит малый бизнес перед собой и IT?

"Все зависит от того, что считать малым бизнесом. Если из этого определения исключить микробизнес, где процесс документооборота довольно специфический, то польза от СЭД для малого бизнеса есть", - рассказал Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам ABBYY Россия. Конечно, из-за масштабов эффект от использования СЭД для малого бизнеса будет менее очевиден, чем для среднего или крупного.

"Конечно, такие функции, как регистрация входящей корреспонденции, контроль исполнения поручений, автоматизация процедур согласования документов, для малого бизнеса чересчур громоздки и не нужны, так как такие вещи небольшой группе людей проще и быстрее обсудить, просто сев за один стол", - пояснил Сергей Плаунов. В то же время средства формирования рабочей информационной среды, в которой можно качественно структурировать информацию, осуществлять поиск и обеспечивать к ней быстрый доступ, формировать шаблоны документов, обсуждать их и т.д., могут быть очень к месту даже в случае малого бизнеса.

"Если предприниматель планирует расти, то необходимо думать о развитии и отладке внутренних коммуникаций, бизнес-процессов", - пояснил Илья Константинов. И рано или поздно вопрос о выборе платформы документооборота станет актуальным.

10. Мобильные СЭД опасны

В реальности мобильные СЭД не более опасны, чем другие корпоративные приложения с мобильным доступом.

"Угроза не в мобильной СЭД, а в реализации конкретного мобильного АРМ, в отсутствии или неправильном применении политик безопасности IT-персоналом заказчика", - пояснил Сергей Курьянов.

Угроза не в мобильной СЭД, а в реализации конкретного мобильного АРМ, в отсутствии или неправильном применении политик безопасности IT-персоналом заказчика, - Сергей Курьянов

"Здесь многое зависит от политики компании, используемых технологий и подхода к обеспечению информационной безопасности - должны быть проработаны как организационные, так и технические меры", - рассказал Сергей Плаунов. При должном внимании к этому вопросу с применением современных средств это безопасно. И, по словам Плаунова, жизненно необходимо в современных реалиях.

"В настоящее время вендоры СЭД решают вопрос безопасности доступа к корпоративным данным. Для некоторых платформ существуют отдельные программные продукты, обеспечивающие защищенный мобильный доступ к СЭД", - пояснил Илья Константинов. Разнообразие способов доступа, по его словам, требует комплексных средств защиты. И эта задача решается IT-службами не столько в контексте СЭД, сколько в контексте всего IT-ландшафта компании.

"Также ответом на этот миф будет факт, что в крупных корпорациях, в том числе финансовых и государственных, мобильный доступ к СЭД есть и используется на самых высоких уровнях менеджмента", - рассказал Илья Константинов.

В крупных корпорациях, в том числе финансовых и государственных, мобильный доступ к СЭД есть и используется на самых высоких уровнях менеджмента - Илья Константинов

11. Для внедрения ЭЦП нет законодательной базы

На самом деле законодательная база для внедрения ЭЦП полностью готова.

"Сейчас уже никто не мешает предприятиям переходить на безбумажный документооборот с любыми документами, кроме небольшого оговоренного перечня (кадровое и другие специальные виды делопроизводства)", - объяснил Сергей Курьянов. Проблема чаще не в том, что нет законов и подзаконных актов, а в том, что предприятие не разработало внутренние нормативные документы, легитимизирующие использование средств ЭЦП, и поэтому не может перейти на безбумажный документооборот.

Это, по словам Курьянова, как проблема "последней мили" в проводном интернете - когда есть и магистральные каналы, и инфраструктура маршрутизации, но нет подключения домашнего компьютера к этой инфраструктуре.

"Никто ведь за вас не вызовет провайдера и не организует у себя подключение и маршрутизацию внутри квартиры", - объясняет он.

12. СЭД слишком долго внедрять

Это утверждение когда-то было вполне справедливым, но на данный момент это полноценный миф.

"Действительно, пять лет назад внедрять СЭД по образу, подобию и регламентам бумажного документооборота было долго и сложно. Причиной тому были: неприятие новых стандартов работы пользователями, "тяжелые" десктопные интерфейсы СЭД, дублирование работы с электронными и бумажными документами, длительные обучения работе в СЭД", - рассказал Александр Назаров. А если учесть время на предпроектное обследование, долгие настройки системы и встраивание ее в ИТ-инфраструктуру организации, время на установку приложения для каждого пользователя и прочие факторы, то внедрение СЭД действительно отнимало много времени и ресурсов. Но сейчас ситуация иная.

"Современные платформы СЭД содержат много инструментов для ускоренного внедрения, от набора готовых к использованию приложений до инструментов, позволяющих постепенно наращивать функциональность от простого к сложному", - пояснил Сергей Курьянов. Так что начать можно достаточно быстро и недорого и развивать в случае необходимости до любого уровня.

"Сроки внедрения СЭД зависят от сложности самого бизнес-процесса документооборота, необходимости его оптимизации, объема доработок и кастомизации того или иного решения, количества пользователей и интегрируемых систем в организации и пр.", - рассказал Сергей Плаунов. Когда речь идет о десятках тысяч пользователей и о множестве интегрируемых систем, то 2 - 3 года - это вполне нормальный срок. Средний бизнес, по словам Плаунова, может получить промышленную СЭД в среднем через полгода.

Средний бизнес может получить промышленную СЭД в среднем через полгода - Сергей Плаунов

"Скорость внедрения СЭД зависит от широты постановки задачи", - рассказал Дмитрий Шушкин. Чтобы не ждать эффекта несколько лет, нужно делать реализацию поэтапно. Правильная приоритизация задач, по словам Шушкина, поможет получить ощутимые результаты уже после первого этапа внедрения.

Правильная приоритизация задач, по словам Шушкина, поможет получить ощутимые результаты уже после первого этапа внедрения - Дмитрий Шушкин

Инертность человеческих привычек является основным препятствием для внедрения на предприятиях систем электронного документооборота (СЭД). Их преимущества вскоре станут предопределяющими в конкурентной борьбе, поэтому уже сейчас нужно задумываться о переводе офисной работы на цифровые рельсы.

Юридическая основа СЭД

Крупные предприятия с разветвленной филиальной сетью стремительно переходят на электронный документооборот, чему способствует наличие достаточной законодательной базы.

Законами, регламентирующими работу СЭД, являются:

1. №149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
2. №63-ФЗ «Об электронной подписи».
3. №263-ФЗ «Об отмене ограничений на электронный документооборот».
4. Гражданский кодекс.
5. Арбитражный процессуальный кодекс.

Прямые законодательные нормы одинаковы для всех, но при внедрении СЭД предприятие должно разработать дополнительно ряд внутренних распорядительных документов:

• регламент использования ЭЦП;
• корпоративные правила электронного документооборота с алгоритмом решения спорных ситуаций;
• документ о присоединении к правилам, который должны подписать все работники.

Сотрудники компании обязаны использовать лишь сертифицированные ЭЦП и средства криптозащиты информации. Соблюдение этого правила и согласованность законодательной базы позволяют сделать действия работника в корпоративной СЭД юридически значимыми.

Суть и функции СЭД

Система электронного документооборота - автоматизированная система управления рабочими процессами, позволяющая взаимодействовать работникам посредством цифровых устройств без использования бумажных носителей информации.

Базовыми функциями СЭД являются:

• создание, передача, хранение электронных документов (ЭД);
• оцифровывание бумажных документов;
• создание карточки документа с его атрибутами;
• формирование документов на базе готовых шаблонов с заданными атрибутами;
• поиск документов в централизованной базе;
• маршрутизация документов;
• контроль приема документа и исполнения имеющихся в нем распоряжений;
• ведение журналов, классификаторов;
• конвертация ЭД в совместимые форматы;
• автоматическая регистрация входящей документации;
• рассылка уведомлений;
• согласование документов;
• коллективная работа с ЭД;
• взаимодействие посредством ЭД с контрагентами компании;
• формирование отчетов об исполнении и движении документов.

Важным параметром СЭД является её модульность, позволяющая расширять функциональность без существенного изменения основных настроек.

Виды СЭД

Очевидно, что крупные промышленные предприятия и занимающиеся торговлей компании имеют различные требования к СЭД. Именно поэтому программные продукты разделяются на две категории, в зависимости от стандартизации рабочих процессов:

• «коробочные»;
• базовые с широкими возможностями конфигурирования.

«Коробочные» продукты разработаны для , складских операций, офисных процессов и мелких производств. Они требуют только модульной настройки и введения первичной информации.

Их особенности:

• быстрая настройка;
• стандартизированное обучение;
• не требуется доработка;
• низкая стоимость обслуживания.

Базовые платформы разворачиваются на крупных предприятиях с уникальной организационной и производственной структурой. Такие СЭД требуют длительной доработки, в том числе собственными IT-специалистами заказчика.

Они обладают следующими характеристиками:

• возможность подстраивания под конкретные бизнес-процессы;
• создание дополнительных программных модулей согласно требованиям заказчика;
• изменяемость интерфейса;
• сложность планирования стоимости из-за невозможности оценить объем доработок.

Для большинства малых предприятий и торговых организаций вполне хватит стандартных «коробочных» решений.

Преимущества системы электронного документооборота

Перевод документооборота предприятия в электронный вид дает компании преимущества не нескольких организационных уровнях. СЭД позволяет упростить работу как руководящего состава, так и рядовых сотрудников.

Тактические преимущества

Электронный документооборот позволяет сократить текущие операционные расходы бизнеса. При решении установить СЭД в рамках всего предприятия рекомендуется замерить производительность сотрудников до внедрения системы. Можно посчитать время на выполнение шаблонных заданий, утверждение предложений, поиск требуемых документов. Отдельно можно определить текущие затраты на офисную технику и канцелярию.

Исходя из эффективности базовых процессов компании, выделяют такие преимущества СЭД:

1. Освобождение физического пространства на рабочих местах пользователей.
2. Снижение затрат на аренду архивных помещений.
3. Экономия времени работников на копирование документов, их обработку, занесение в журналы.
4. Снижение затрат на бумагу, материалы для копировальной техники.
5. Уменьшение времени на передачу бумажных документов между отделами.
6. Экономия времени сотрудников за счет полной автоматизации части операционных процессов.
7. Увеличение производительности работников за счет снижения рутинной работы.

Тактические преимущества СЭД наиболее облегчают работу рядовым сотрудникам, поэтому именно они отметят улучшения в первую очередь.

Стратегические преимущества

Стратегические цели при внедрении СЭД затрагивают основные бизнес-процессы: показатели прибыли, скорость и результативность коммуникаций с контрагентами, защиту коммерческой информации.

В этих областях можно выделить такие преимущества электронного документооборота:

1. Создание централизованного информационного пространства с базой ЭД и регулируемым удаленным доступом к нему.
2. Ускорение поиска информации по атрибутам.
3. Возможность комплексной защиты коммерческой информации в компьютерной сети.
4. Повышение прозрачности рабочих процессов, предупреждение коррупционных схем.
5. Возможность параллельного согласования внутренних документов.
6. Удаленный доступ к рабочим процессам вне рабочего места.
7. Повышение сохранности документов и невозможность их фальсификации.
8. Резкий рост исполнительности поручений за счет онлайн-мониторинга действий сотрудников.

Стратегические преимущества способствуют росту управляемости и имиджа компании, что дает существенную выгоду в привлечении новых клиентов.

Преимущества для рядовых пользователей

Продолжительные по времени рутинные операции признаны вредными для здоровья и резко снижающими производительность. Монотонная обработка запросов и документов в разных программах отвлекает от обязанностей, отнимая львиную долю рабочего времени.

СЭД имеет ряд преимуществ для решения указанных пользовательских проблем:

1. Удобное расположение ЭД в архиве, позволяющее находить их по атрибутам в течение 1-2 минут.
2. Регламентация операционных процессов. В результате работник получает только те задания, которые обязан выполнять по должностной инструкции.
3. Ускорение адаптации новых сотрудников к рабочим процессам за счет автоматизации внутрикорпоративного взаимодействия.
4. Возможность получения информации о цепочке согласований и этапах выполнения проектов.
5. Сокращение рутинных операций за счет объединения рабочих сред в компьютерах, использования шаблонов, исключения этапа распечатки документов и их подписи.

Сокращение количества и длительности неспецифических операций позволяет уделять время непосредственно рабочим процессам, требующим высокой квалификации.

Преимущества для IT-структуры предприятия

При внедрении СЭД она интегрируется существующей IT-инфраструктурой, предоставляя такие преимущества:

• облегчение контроля над системой, снижающее квалификационные требования к её администратору;
• возможность настройки новых шаблонов и маршрутов документов без средств стандартного программирования;
• объединение нескольких приложений в единую рабочую среду;
• возможность масштабирования системы без дополнительных затрат;
• отсутствие необходимости в замене имеющихся компьютеров;
• комплексная защита сети от вредоносных программ.

СЭД предполагает определенные капиталовложения в технические средства, но они окупаются в короткие сроки.

Компьютерное оборудование становится совместимым, в результате чего повышается степень использования его ресурсов.

Преимущества для руководителей

Электронный документооборот делает эффективной работу управленческого состава за счет следующих преимуществ системы:

1. Мобильность СЭД, возможность доступа к ЭД через удаленные компьютеры в командировках.
2. Удобство мониторинга сотрудников с помощью отчетов об эффективности их работы, производительности и своевременности выполнения поручений.
3. за счет интеграции с .
4. Ускорение логистических процедур между поставщиками и покупателями при совместном использовании СЭД. Существует возможность обмена первичными ЭД с помощью подключения к единому внешнему оператору, гарантирующему юридическую легитимность документов.
5. Предоставление доступа к финансовой информации исключительно топ-менеджерам, исключая секретариат.
6. Снижение вероятности утери важных документов.

Руководитель всегда может зайти в систему и сформировать отчет об исполнительности каждого сотрудника.

Осознание этого факта работниками не дает им возможности расслабляться и заниматься собственными делами.

Недостатки электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота на предприятии имеет и свои недостатки. Именно они не дают малому бизнесу вводить полномасштабную , складских операций и управления на базе СЭД.

К минусам относят:

1. Вероятность повреждения базы данных неизвестным вредоносным кодом. Решить этот недостаток может регулярно резервирование информации на неподключенных к сети устройствах.
2. Сложность адаптации сотрудников возрастной категории 40+ к цифровой форме взаимодействия.
3. Высокая стоимость. Цена отечественной СЭД для малых предприятий колеблется в пределах 1000-10000 долларов.
4. Эффективность СЭД снижается при отсутствии электронного документооборота у контрагентов компании.
5. Польза от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений сомнительна.
6. Необходимость дублирования ЭД в бумажном виде при работе с некоторыми контрагентами.

Указанные недостатки во многом обусловлены запаздыванием принятия необходимых правовых норм и низкой степенью проникновения СЭД в бизнес-среду. Но тенденции свидетельствуют, что через 10-20 лет электронный документооборот на предприятии будет считаться больше правилом, чем исключением.

Как выбрать правильную СЭД?

Выбор СЭД нелегок, потому что есть большая вероятность купить неподходящий продукт или заключить договор с некомпетентной компанией.

Поэтому при принятии решения о покупке программы электронного документооборота необходимо учитывать ряд её характеристик:

1. Время работы производителя СЭД на российском рынке. Для подстраивания под национальное законодательство необходимы годы практического опыта внедрения подобных систем.
2. Соответствие отраслевым стандартам.
3. Совместимость со структурой компании.
4. Возможность и стоимость дальнейшего сопровождения программного продукта.
5. Масштабируемость СЭД при расширении предприятия.
6. Доступность документации по настройке ПО штатным IT-специалистам.
7. Уровень защиты информации.
8. Возможности резервирования данных
9. Время восстановления после сбоев.

Для окончательного выбора компании для внедрения СЭД рекомендуется проанализировать несколько провайдеров, изучить демонстрационные материалы и попросить установить демо-версию ПО. При решении важно учитывать затраты на обновление оборудования и уровень профессиональной подготовки собственных IT-специалистов.

Сложности внедрения СЭД

На процесс внедрения СЭД в России влияет использование пользователями множества нелицензионных программ, их несовместимость и преобладание ручного управления бизнес-процедурами.

В результате провайдеры электронного документооборота сталкиваются на предприятиях с такими сложностями:

1. Разношерстный формат хранения данных в различных отделах.
2. Отсутствие структурированности информации в используемых приложениях.
3. Неурегулированность системы доступа сотрудников к конкретным бизнес-процессам. Типовая форма должностных инструкций слабо помогает организации СЭД.
4. Загруженность инфопотока бюрократическими процедурами и согласованиями.
5. Сбои из-за хранения данных в различных приложениях.
6. Компьютерная безграмотность сотрудников предприятия и саботаж обучающих мероприятий на уровне исполнителей.
7. Несоответствие СЭД отраслевым нормам и подзаконным нормативно-правовым актам.

Для перехода на электронный документооборот мало волевого решения руководства. Нужна системная перестройка должностных обязанностей сотрудников и управленческой структуры компании. Для желательна интеграция с системой , которые необходимо установить согласно закону .

Важным направлением при внедрении СЭД является жесткая кадровая политика в отношении некомпетентных и необучаемых сотрудников. Потому что их нежелание работать по новым принципам значительно увеличит расходы на процесс внедрения и сопровождение электронного. СЭД должна взаимодействовать с людьми в рамках единого механизма, поэтому его плохо работающие элементы необходимо вовремя исправлять или заменять.

У нас есть готовое решение и оборудование для

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее - Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее - Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

«Инсейлс» - Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» -

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация - это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - .

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Сектор среднего и малого бизнеса, набравший обороты еще до кризиса, несмотря ни на что остается самым быстрорастущим и перспективным в отечественной экономике. Конечно же, в период активного развития электронных сервисов и перехода к электронному государству компании сектора СМБ, как и их более крупные коллеги, гораздо увереннее и комфортнее чувствуют себя, будучи «в теме» по части применения современных ИТ-решений. Соответствующих предложений на ИТ-рынке более чем достаточно, в том числе у разработчиков систем электронного документооборота. Однако в условиях кризиса и экономии как бюджетов, так и трудовых ресурсов, вопрос о целесообразности развертывания СЭД в небольших компаниях все же возникает. Что же стоит учесть, решая его?

СЭД - это разумное документирование

Начнем с неоспоримого факта: документирование своей работы – это больше чем просто обязанность любой организации вне зависимости от ее размера и формы собственности. Нередко грамотно составленные, оформленные, аккуратно сохраненные документы играют важную роль как в достижении успеха компании на рынке, так и, в ряде случаев, – в ее выживании. Более того, грамотное документирование само по себе способно стать механизмом для повышения качества бизнес-процессов. А в каком ИТ-решении изначально заложена такая грамотность? Конечно же, в системе электронного документооборота. Именно СЭД может не только создавать, оформлять, отправлять, принимать и хранить документы, но и обучить тому, как делать это красиво, правильно, рационально.

СЭД – это эффективные расходы

Успешными и конкурентоспособными на современном рынке являются компании, которые используют все резервы для повышения эффективности своей деятельности и уменьшения неэффективных расходов. К компания малого и среднего бизнеса это также относится! Автоматизация документооборота позволяет устранить такие погрешности ведения бизнеса, как отсутствие должного контроля и исполнительской дисциплины, инструментов для коллективной работы и управления знаниями, срыв сроков выполнения заданий и проектов, «непрозрачность» происходящего в компании, излишние траты рабочего времени на согласование документов, пересылку писем, поиск информации, обработку данных. От них даже самая маленькая фирма не застрахована. Но даже самый крупный холдинг способен с ними справиться - в том числе, с помощью СЭД.

СЭД – это быстрое взаимодействие с партнерами

Случается, что небольшие компании, внедряя СЭД, делают это «ради имиджа»: «у конкурента СЭД уже есть, пусть будет и у нас». И если тратить силы на то, чтоб быть под стать конкурентам, не всегда разумно, то о партнерах и контрагентах позаботиться стоит. Для большинства компаний, не исключая малые и средние фирмы, важно правильно организовать управление взаимодействием с клиентами, партнерами и другими организациями, с которыми предприятие ведет активную работу, то есть, наладить внешний документооборот. И в этом ключе запуск той же СЭД, что и у ключевых контрагентов, либо совместимого решения, существенно облегчает процесс коммуникаций. Время курьеров с папками бумажных документов в портфелях прошло!

СЭД – это удобное взаимодействие с электронным правительством

Малому и среднему бизнесу власти в настоящее время уделяют достаточно пристальное внимание. В частности, Минэкономразвития продолжает развивать систему предоставления госуслуг по принципу «одного окна» на базе МФЦ согласно соответствующей программе на 2016-2018 годы. Особый акцент сделан на создание МФЦ, ориентированных на предоставление госуслуг субъектам СМБ: например, предусмотрена разработка специального информационного сервиса, обеспечивающего взаимодействие АО «Федеральная корпорация по развитию малого и среднего предпринимательства» и МФЦ в электронном виде. Во многих СЭД, как известно, заложены механизмы взаимодействия с электронными сервисами. А значит - у кого СЭД, у того и более удобный инструмент для поддержания контакта не только с коллегами по рынку, но и с регуляторами.

На что обратить внимание при выборе СЭД для СМБ?

Большинство аналитиков сходятся во мнении, что главных параметров, которые должны учитываться при выборе СЭД для СМБ, по большому счету всего два. И прежде всего, разумеется, это ценовой вопрос, причем учитывать надо не только цену лицензий, но и стоимость владения.

Во-вторых, это простота в установке, настройке и администрировании. Конечно, если пользователем будет компания, которая сама работает на рынке ИТ и сплошь состоит из высококвалифицированных ИТ-зубров, то этот фактор не актуален. В тех же случаях, когда ИТ-служба представлена одним-двумя администраторами, перефразируя известное утверждение, можно сказать, что «простота – залог здоровья!». Причем здоровья не только ИТ-системы, но и нервной системы пользователя. Не удивительно, что и статистика подтверждает: особенно часто запрос на «простую СЭД» наблюдается среди заказчиков из сектора СМБ.

Есть ли жизнь без СЭД?

Есть, но ее качество существенно ниже, чем у пользователей правильно выбранной и успешно внедренной СЭД. Вообще, еще несколько лет назад бытовало мнение, что небольшим компаниям СЭД не нужна вообще - достаточно MS Office. Оно и по сей день встречается, хотя уже и не столь часто – вышеперечисленные плюсы, в общем-то, не являются ни для кого секретом.

Однако, не секрет и то, что в малой компании из-за ее небольших масштабов эффект от использования СЭД будет не столь очевиден, как у крупного собрата. И что, в принципе, если в организации всего пара десятков сотрудников, регистрацию и учет документов вполне можно наладить в Excel, хранить образы документов в облаке - например, в Google Apps или Microsoft Office 365, а маршрутизировать в Outlook. Да, выжить и таким образом можно – правда, ценой автоматизации основы основ, делопроизводства.

Ну и, конечно же, всегда находятся желающие сэкономить за счет использования нелицензионного ПО. И здесь параллельно с ростом экономии растет и опасность информационной уязвимости. Статистика говорит о том, что почти половина малых и средних предприятий не предпринимают элементарных мер по защите своих информационных ресурсов, и что именно СМБ – наиболее легкая мишень для информационных шпионов. А также напоминает, что вирусная атака, направленная на вычислительные машины компании малого бизнеса, может вывести их из строя на несколько дней. Что росту и без того небольшого предприятия будет, разумеется, не на пользу.

Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.

К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.

В этой статье мы расскажем: Что такое СЭД? Какие она имеет виды, преимущества и недостатки?

С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д.

Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.

Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:

1. Документооборот внутри компании между сотрудниками;
2. Документооборот между различными предприятиями и организациями посредством специальных каналов связи.

Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.

Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.

Таким образом, СЭД – это «кровеносная система» всего бизнеса. Она в значительной степени экономит время, и, несомненно, положительно сказывается на работе организации в целом. Но всегда ли от такого вида обработки информации имеется польза? И способна ли СЭД нанести урон бизнесу? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть положительные и отрицательные стороны электронного документооборота.

Плюсы и минусы ЭДО

Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.

Достоинства

Недостатки

Упорядочивание . Система автоматически проставляет номера документам, что избавляет от всяческих ошибок Отслеживание . В любой момент можно узнать, кто работает с документом Сохранность . Сотрудник не сможет потерять или испортить электронный документ Восстановление . Удаленный документ можно в любой момент восстановить Сохранность временных ресурсов . Электронный вид документа попадает каждому сотруднику в считанные секунды несмотря от мест их нахождения. Удобно работать . При необходимости сотрудник может менять исходную версию документа. ЭДО дает возможность восстановить каждую из них. Кроме того можно отследить фамилии тех специалистов, которые работали над бумагой. Доступность . Система ЭДО работает в режиме 24/7. Более того при подключении к ней с помощью интернета, сотрудник может в любое время работать с документацией, даже если он находится в больнице, или в отпуске. Планирование . Система дает возможность специалисту запланировать ход работы с бумагами. Можно установить дату, время исполнения, а так же очередность. И в нужный момент программа сама подскажет сотруднику о необходимости выполнения его работы. Удобный поиск . Программа разработана таким образом, что она дает возможность найти необходимый документ не только по названию, но и по ключевому слову. Экономия бумаги . Нет никакой необходимости распечатывать документацию, сшивать ее в папки и делать опись. Вся информация хранится в электронном виде, и в любой момент нужный документ можно вывести на бумажный носитель.

Денежные затраты . Создание ЭДО потребует определенных финансовых затрат. Деньги нужны на ПО и оборудование. Величина затрат будет зависеть от количества подключенных сотрудников. В среднем эта сумма составить порядка 100 000 рублей (*). Сразу пользоваться СЭД — не получиться . После приобретения установка, внедрение и отладка программы занимает большое количество времени, а также специальных навыков. Обучение персонала . Для того чтобы правильно пользоваться СЭД все задействованные сотрудники должны пройти специальное обучение. Обеспечение безопасности . Для сохранности информации руководители компании должны уделить особое внимание безопасности. А именно выпустить электронную подпись, определить кто из сотрудников, и какой доступ к бумагам будет иметь, а так же потребуется защитить программу от проникновения из вне. Потребуется администратор СЭД . В штате организации должен быть человек, который будет способен решать текущие задачи по работе в СЭД. А именно отлаживать работу сервера, помогать пользователям, следить за функционированием системы. Требуется постоянное резервное копирование . В целях сохранности информации пользователи должны постоянно сохранять документы. В некоторых случаях требуется существование электронного и бумажного документа . Если, например, у партнера не установлена СЭД, то при работе с ним документация должна быть как в электронном, так и в бумажном виде.

Реальная стоимость ведения электронного документооборота для малого бизнеса

(*) Если фирма небольшая, и подписывать документы собирается лично владелец бизнеса (или сам ИП), то затраты будут минимальными. Они состоят из покупки электронной цифровой подписи — 1500 рублей и доступа к сервису электронного документооборота — от 100 рублей.

Для небольших объёмов наша редакция рекомендует сервис Контур.Диадок . Если выбрать тариф «Универсальный «, то затраты составят всего 9 рублей за отправленный документ. Если сравнивать с пересылкой оригиналов документов по почте, то здесь отправка одного заказного письма внутри области составит минимум 50 рублей. Разница очевидна:

Всем новым пользователям система даёт 50 приветственных бонусных пересылок электронных документов.

Как видно из таблицы, несмотря на положительные стороны, СЭД имеет и отрицательные моменты. В основном они сводятся к материальным затратам, которые как оказалось, могут быть не маленькими.

Компания понесет значительные затраты не только на установку программного обеспечения, и покупку нужного оборудования, но и должна принять в штат работника, без специальных навыков которого, система электронного документооборота просто не будет работать. Такому сотруднику тоже требуется платить зарплату. А это еще одна статья в расходах.

Но не стоит забывать, что затраченные усилия в дальнейшем окупятся, и фирмы, работающие с СЭД, только выиграют. Ведь они будут экономить не только на времени обработки информации, но и значительно сократят расходы на оплату услуг, например, архивариуса. Плюс ко всему прочему электронному архиву не требуется дополнительного помещения, покупки дополнительной канцелярии и прочих моментов.

Что представляет собой система электронного документооборота?

Как правило, это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести электронный документооборот, нужен сертификат электронной подписи.

Интерфейс обычно состоит из 2-3 вкладок, среди которых контрагенты (ваши партнёры и клиенты участвующие в ЭДО) и основная вкладка — Документы . В данной вкладке в разделах Входящие и Исходящие будут содержаться отправленные вами и принятые документы.

Виды ЭДО

Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.

Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:

• Система делопроизводства . Такой вид предназначен для ведения делопроизводства предприятия. Причем работа проводится по всем принятым правилам с вертикальным управлением, т.е. от начальника к подчиненному;
• Электронные архивы . Главная цель такой системы – это организация работы по хранению документации. Кроме прочего программа позволяет пользователю легко найти необходимую бумагу. Однако передача документации в такой системе будет невозможна;
• Workflow-системы . Такой вид системы широко распространен среди пользователей благодаря тому, что ее главная задача – это организация и автоматизация бизнес процессов. С таким ПО легко вести бизнес, а документооборот – это всего лишь повод для существования рабочих моментов;
• ЕСМ-системы . ПО позволяет пользователю внести новизну в систему управления организацией. С помощью комплексных систем, возможно, управлять: документами, подписями, потоками работ, знаниями сотрудников и прочее. Данный вид ЭДО будет значительно дороже, ведь он предлагает пользователю расширенный функционал.

Стоит отметить, что каждый вид СЭД становится наиболее масштабнее предыдущего, и дает больше возможностей пользователям. Однако для того чтобы оценить всю пользу электронного документооборота необходимо правильно сделать выбор.

Как правильно выбрать СЭД

Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.

Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.

Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.

При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:

• Полнота функциональности;
• Удобство использования;
• С какой скоростью эта система внедрится в рабочий процесс;
• Наличие настроек, причем они должны быть гибкими;
• Имеется ли в системе возможность расширения функционала;
• Возможно, ли подогнать СЭД под существующее программное обеспечение предприятия;
• Легкость адаптации;
• Наличие технической поддержки. Важно чтобы такая помощь была на высоком уровне;
• Репутация производителя и т. д.

Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:

1. Изучить функционал. Необходимо уделить особое внимание главе «Возможности». Важно чтобы производитель конкретно указал список выполняемых программой задач. Если конкретики нет, то стоит отказаться от такой системы СЭД;
2. Наличие тематических презентаций. Важно чтобы программа содержала демонстрационный материал, тем самым объясняла пользователю, как пользоваться функционалом;
3. Изучить скриншоты. Так руководитель сможет убедиться на самом деле ли, прост функционал, и обладает ли он заявленным требованиям;
4. Обязательно изучить отзывы реальных пользователей. Самый лучший вариант – это просмотр видеороликов на ютубе;
5. Многие производители предлагают руководителям бесплатные пробные версии. Так пользователь сможет понять подходит ли выбранный продукт или нет;
6. Что касается стоимости товара, то очевидно, что этот пункт не может не волновать покупателя. Сложно определить какой должна быть реальная стоимость СЭД, однако стоит изучить, с чего складывается та или иная цифра. Поэтому подробное изучение прейскуранта поможет покупателю избежать непредвиденных расходов и трат.

Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист. Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками.

По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде. Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес. А значит, станут наиболее эффективными и успешными!

В данный момент происходит активное развитие программных решений в области ИТ-технологий. Они используются в самых различных сферах деятельности человека и в производстве, и малом бизнесе, образовании и других не менее важных отраслях. Параллельно с этим повсеместно используется множество бумажной документации.

В наше время многие предприятия желают отказаться от бумажных документов и переводят свое предприятие на систему электронного документооборота. Это невероятно удобно и практично.

Разумеется, что с появлением необходимости переводить документацию в электронную систему появляются фирмы, которые занимаются разработкой программных продуктов в данном направлении. И порой эти самые продукты просто шокируют желающих приобрести их своей стоимостью. Тем не менее, благодаря некоторым людям, которые работают не ради корысти, можно найти программы для системы электронного документооборота бесплатно.

Сегодня можно выделить два таких продукта: Alfresco и NauDoc.

NauDoc представляет собой продукт, который предназначен для автоматизации делопроизводства, различных бизнес-процессов, документооборота. Данная программа была разработана компанией NAUMEN. Представленная программа дает возможность управлять процедурой обработки документов, а также осуществлять контроль дисциплины исполнения, вследствие получаемых результатов о выполнении поставленных заданий.

NauDoс позволяет организовать хранилище для документов с различными правами доступа на основании ролей. Это позволяет сотрудникам определенной компании просмотреть в любое время документацию, даже если в этот момент ответственный за нее человек отсутствует по каким-то причинам на рабочем месте.

Данная программа имеет журнал регистрации, где можно отследить все передвижения документов и их копий внутри предприятия.

Наличие возможности контроля в NauDoc позволяет давать задания своим сотрудникам прямо в системе, вести за их исполнением контроль, следить за сроками исполнения, отправлять документы на согласование, а после отправлять уже согласованные документы и другим пользователям системы. Программа позволяет настроить маршруты для определенного типа документов в автоматическом режиме.

Абсолютно все действия в системе проводятся посредствам web-интерфейса. Это дает возможность войти в систему в любом уголочке планеты. Таким образом, имеется единое информационное пространство внутри организации и не имеет значение, где находятся его представительства и филиалы.

Технологическими особенностями системы являются следующие:

— стопроцентный web-интерфейс открывает возможности для подключения к системе из любого места;
— в систему интегрировано программное обеспечение, предназначенное для сканирования, а также распознавания текста ABBYY Fine Reader Scripting Edition;
— система настроена таким образом, что авторизация и аутентификация пользователей может осуществляться во внешних службах каталогов;
— система имеет модуль работы с электронно-цифровой подписью. Пользователи могут использовать электронно-цифровую подпись любого криптопровайдера, который поддерживает интерфейс Microsoft CryptoAPI.

К возможностям системы NauDoc можно отнести:

— простоту работы с документами организационно-распорядительного направления. Все электронные документы создаются на основании определенных шаблонов. Пользователю лишь потребуется при создании документа указать значения реквизитов в карточке регистрации документа. Данные значения автоматически добавляются в текст документа. Если это необходимо, то пользователю можно разрешить изменение текста шаблона.

Каждому типу документов можно задать определенный набор реквизитов. Для этого пользователю необходимо иметь права «Технолога».

После создания документа, его отправляют на согласование тем сотрудникам, которые отвечают за данную функцию на предприятии. Процесс согласования полностью сохраняется в системе. Регламентные сроки контролируются автоматически, происходит уведомление нужных сотрудников, а также приходит оповещение о ходе согласования.

При работе с каждым документом система присваивает ему регистрационный номер автоматически.

- управление процессами. Система NauDoc дает возможность автоматизировать процесс документооборота, который связан с управленческими и производственными процессами предприятия. Каждый процесс можно настроить в системе отдельно, то есть для определенного процесса назначаются свое представление внутри системы, ответственные за него лица, а также регламентные сроки. Программа имеет средства формирования отчетов, которые позволяют контролировать каждый этап процесса и при возможном срыве регламентных сроков определить виновника данного происшествия. Собрав данные можно проанализировать процесс и внести необходимые изменения.

- процедуру визирования документов ответственными должностными лицами. После создания документа, он отправляется кругу лиц на визирование, в зависимости от принятого порядка внутри организации. В случае коллективной работы с документом все процедуры проводят за одним и тем же экземпляром документа. Ответственные за визирование лица получают доступ к документу. В любой момент можно создать отчет о согласовании, где проставляется имя и должность визирующего лица, тут же указывается точное время процедуры.

- наличие возможности регистрации бумажных и электронных документов в системе. Автоматическая регистрация в журнале происходит на определенном этапе работы. Специально для бумажных документов в системе предусмотрена электронная карточка, которая имеет возможность прикрепления графического образа документа, который можно получить, отсканировав документ.

- быстрый поиск документов по содержанию и реквизитам. Программа позволяет быстро найти необходимый документ по вводу реквизита, то есть по краткому описанию или регистрационному номеру. Система дает возможность вести поиск по содержанию вложенных файлов, а также самих документов.

- работу с корреспонденцией (входящей и выходящей). Система предоставляет возможность работать с корреспонденцией предприятия, пользуясь почтовым сервером компании. Любое письмо, проходящее через систему, обрабатывается как обычный документ.

Входящая корреспонденция поступает непосредственно к секретарю. Он регистрирует письма в журнале входящей корреспонденции. Документ автоматически получает регистрационный номер. Далее его отправляют к руководителю компании, и после ознакомления с ним отсылается сотрудникам на рассмотрение или же исполнение.

Исходящая документация создается на основе принятого в организации шаблона. Документ отправляется руководителю, который его согласовывает.

После процедуры согласования документ поступает к секретарю, который регистрирует его в соответствующем журнале. После это письмо отправляется секретарем по нужному электронному адресу. Вся корреспонденция автоматически сохраняется в системе и в любой момент каждый желающий может найти то, что ему нужно.

- возможность создания корпоративного веб-портала и интернет-сайта компании. Система NauDoc позволяет предприятию создавать сайты и размещать на них контент. В данном случае контентом выступают документы, изображения и любые другие объекты, создаваемые в NauDoc.

Система имеет встроенный WISYWIG-редактор, который позволяет редактировать страницы сайта и отличается удобством управления. Также здесь можно управлять публикацией новостей, голосований и анкет.

При необходимости можно изменять дизайн страниц. Доступ к различным разделам сайта позволяет согласовывать документы перед их публикацией на сайте. Сегодня существует две редакции NauDoc: Free и Enterprise.

Давайте рассмотрим вторую бесплатную систему электронного документооборота Alfresco. Эта система широко используется западными компаниями для ведения документации в электронном виде и управления различными проектами. Популярность данного сервиса можно объяснить открытостью кода (Open Source), при этом программа стабильно работает и может использоваться для проектов различных масштабов.

Ничего удивительного в стабильности работы представленной программы нет, поскольку основателем системы выступает Джон Ньютон, который известен тем, что руководит компанией Documentum.

Эта компания является лидером рынка систем электронного документооборота для крупных предприятий. Данной системой успешно пользуются многие корпорации. Система отличается тем, что работает на любых платформах и с разнообразными базами данных.

Alfresco легко справляется с любыми нагрузками хранимых документов при количестве пользователей, превышающих несколько десятков тысяч.

Представленная система мало известна в России, поскольку до недавнего времени никто не мог предоставить профессиональные услуги по организации поддержки и обучению пользования системой Alfresco.

К преимуществам Alfresco можно отнести web-доступность. Система не требует установки дополнительного программного обеспечения на компьютеры предприятий, следовательно, нет необходимости обновлять клиентское программное обеспечение. Работать в системе можно даже с мобильных устройств, находясь в любой точке планеты. Alfresco отличается наиболее передовым и современным web-интерфейсом.

Стоит сказать, что в последние годы как американские, так и европейские системы электронного документооборота перестали особое внимание уделять web-интерфейсу.

Поддержка осуществляется лишь для удаленного доступа к документации. Это стало следствием того, что люди привыкли редактировать документы с помощью офисных приложений.

Как же тогда решить проблему необходимости работы со стандартными папками и файлами, притом, что они не имеют маршрутизации, не поддерживают необходимую версию, отсутствует доступ и прочее?

Решение было разработано и давно уже используется в системах электронного документооборота.

Давайте представим свой рабочий стол. Здесь, например, находятся две папки. Одна называется «документы для рассмотрения», вторая – «корпоративные документы». Открываем первую и видим определенное количество документов. Документы в этой папке предназначены для рассмотрения и принятия решения. Открывается такой документ в обычном всем MS Word. Оказывается, что Вы имеете возможность не только читать документ, но открыть любую версию документа, прочитать комментарии, вынести решения по нему, отправить данный документ тому, кому необходимо, непосредственно совершая все вышеописанные действия прямо в Word или же другом офисном приложении.

Кроме того, здесь пользователь видит входящие и исходящие задачи.

Если Вам необходимо создать новый договор, а затем отправить его на согласование, нет проблем. Все это можно сделать в MS Word, создать документ и переслать его по указанному стандартному маршруту. Также Вы можете просто скопировать документ в папку «корпоративные документы», и он автоматически отправится по нужному маршруту.

Разумеется, что от web-интерфейса никто отказываться не собирается. Web-интерфейс позволяет совершать более широкий спектр заданий.

Такой способ удобен в поездках, командировках, имея быстрый доступ с мобильных устройств, а также возможность выполнять коллективные задачи с документами и отчетами.

Система Alfresco выпущена в двух основных версиях: Enterprise Edition и Community Edition. Версия Community доступна для бесплатного скачивания и может быть использована любым предприятием. Стоит отметить, что эта версия поддерживается исключительно за счет участников сообщества системы. Несмотря на это, Alfresco Community представляет собой наиболее распространенный вариант системы в европейских государствах.

Система может быть использована небольшим количеством участников, так же как и без труда позволяет обслуживать более десяти тысяч пользователей. Система работает со встроенными базами PostgreSQL и MySQL.