Une heure de communication personnelle avec des subordonnés peut remplacer une semaine de correspondance. Oui, techniquement, vous n'avez pas besoin de sortir du tout. Mais il est bien préférable de rassembler les employés au bureau et, en regardant dans les yeux, de parler des tâches de l'entreprise et en même temps d'obtenir des commentaires. Dans cet article, nous vous dirons, comment conduire efficacement des ateliers, les organiser et les organiser correctement.

Les réunions doivent devenir un système

Si pour les employés, chaque employé est comme de la neige sur la tête, de telles réunions n'auront guère de sens. Les salariés n'ont tout simplement pas le temps de se préparer et seront peu impliqués dans le mouvement. Par conséquent, la tenue de réunions devrait être systématisée autant que possible.

à la perfection ces choses sont effectuées selon un calendrier élaboré à l'avance... S'il y a beaucoup de réunions de planification et de RAM et qu'elles sont toutes différentes, alors un calendrier détaillé est nécessaire. Par exemple : tous les mercredis - un rendez-vous avec le directeur, le 25 de chaque mois - avec le responsable du service commercial, etc. Idéalement, c'est aussi lorsque l'État est grand. Pour une petite entreprise, vous pouvez vous réunir à une fréquence qui vous convient. L'essentiel est que les participants à la réunion sachent : chaque semaine, ils sont appelés à l'opératrice.

Pourquoi tenir des réunions

Accepter: les problèmes de travail sont mieux traités en personne, en se regardant dans les yeux... Oui, contacter de mille manières comme Skype ou par correspondance dans les réseaux sociaux n'est pas un problème. Mais ce n'est pas ça. toujours plus convaincant qu'une voix impersonnelle au téléphone, sans parler des lignes sèches d'un message.

Lors des réunions, vous pouvez également deviner l'humeur des employés. Ils s'assoient et hochent joyeusement la tête - cela signifie que tout est en ordre et que l'ambiance dans l'équipe est normale. Même par les yeux, un patron expérimenté comprendra immédiatement si ses messages parviennent ou non à ses subordonnés.

Suite réunions discipliner les travailleurs... Si un employé sait avec certitude qu'une fois par semaine on lui demandera toutes les tâches qui lui sont confiées, il est beaucoup plus responsable de leur mise en œuvre. Et se faire gronder devant tout le monde, sur le tapis avec le patron est bien plus offensant qu'au téléphone. Tu te tiens, respectable et dans un costume de "Brioni", et ils te réprimandent comme un élève de première année. Non, il est préférable de ramasser toutes les queues avant la réunion et de rendre compte fièrement des missions que vous avez accomplies.

Un autre objectif important des réunions est. Quand tout le monde est brassé dans son propre jus et n'a pas de plate-forme pour les déclarations, c'est mauvais.

Types de réunions

Les réunions sont programmées et non programmées :

• les questions de travail en cours sont discutées lors de réunions programmées. Ils se déroulent selon un calendrier préétabli - d'où le nom. Il peut s'agir de cinq minutes quotidiennes pour planifier la journée, de réunions hebdomadaires et mensuelles ;
• des réunions imprévues sont réunies pour la solution rapide d'un problème spécifique qui s'est posé ici et maintenant. Peut avoir lieu à tout moment.

Bien préparer la réunion

Les opérations ne devraient pas devenir une formalité du genre « Eh bien, nous sommes lundi, nous devrions nous réunir et discuter ». Pour que la réunion soit rentable, vous devez vous préparer. Voici l'algorithme de préparation :

• planifier la réunion. De cette façon, vous n'oublierez rien et éviterez toute confusion lors de la définition des tâches. Pas de plan, pas de structure claire. Vous allez nager, sauter de l'un à l'autre. Confondez-vous et embrouillez l'équipe ;
• faire une liste d'employés à inviter. Tout dépend du sujet et des tâches. Si vous envisagez de discuter avec les chefs de service de l'augmentation des ventes, vous n'avez pas besoin d'appeler ;
• définir. Le temps de réunion optimal est de 30 minutes à une heure. Si vous communiquez moins, il est peu probable que vous puissiez couvrir tous les problèmes liés au travail et laisser tout le monde s'exprimer. Et si vous passez plus d'une heure, les employés commenceront à bailler doucement et perdront le fil de la conversation. Si vous ne pouvez pas vous réunir pendant une heure, divisez la réunion en 2 parties avec une courte pause - 5-7 minutes ;
• souvenez-vous de la dernière réunion. Nous vous recommandons de commencer votre communication en reprenant les tâches définies sur la RAM précédente. Que les responsables de leur mise en œuvre rendent compte de l'évolution des choses ;
• réfléchir à la structure de la réunion. Mettez les tâches importantes et prioritaires au premier plan et discutez de toutes sortes de fêtes d'entreprise et de voyages dans la nature à la fin ;
• prévenez à l'avance les employés que vous souhaitez appeler. Mieux en personne ou par téléphone. Faire une newsletter- diront qu'ils n'ont pas eu le temps de lire la lettre ;
• préparer des documents. Si vous avez besoin de matériel, imprimez-le à l'avance afin de ne pas vous fâcher au dernier moment ou, pire, d'interrompre la réunion pour cela. Faites des copies pour tous les employés qui pourraient en avoir besoin ;
• demandez au personnel d'apporter des cahiers et des stylos. 90% de ce qui sera entendu lors de la réunion sera immédiatement oublié. Et ce qui est écrit avec un stylo ne peut pas être découpé avec une hache. Laissez-les s'asseoir et prendre leurs propres notes - plus tard, il sera plus pratique de se souvenir de ce qui a été dit.

Règlement de l'atelier

Il n'y a pas de recettes secrètes ici. Il existe un ensemble de règles de base pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre réunion.

Ne rendez pas la réunion à sens unique

Si la réunion, au lieu de discuter des problèmes et de l'utilité du travail, se transforme, par exemple, en une flagellation publique des coupables ou en un monologue de la tête, cela n'aura guère de sens. Vous devez structurer la réunion de manière à résoudre autant de problèmes différents que possible. Divisez la réunion en plusieurs parties :

1. Annonce du plan de réunion. Tout d'abord, dressez la liste des points à l'ordre du jour. Assez brièvement - les détails commenceront lors de la discussion des problèmes eux-mêmes.
2. Parcourez la réunion précédente. Quelles tâches ont été définies, comment elles sont accomplies, quelles difficultés surviennent.
3. Commencez la discussion par des tâches importantes et urgentes, en passant progressivement à des tâches moins importantes.
4. Si nécessaire, faites glisser idée de génie.
5. Demandez au public de poser des questions d'intérêt. Parfois, c'est la seule chance pour eux de le faire. Peut-être que toutes les personnes présentes ne se voient pas à l'extérieur de votre bureau, mais ici, pendant que tout le monde est réuni, vous devez saisir l'occasion.
6. Mettre fin à la réunion. À la fin, comme nous l'avons déjà dit, vous pouvez discuter de sujets qui ne sont pas directement liés aux affaires : la vie en dehors du bureau, les anniversaires des employés, etc.

Ne transformez pas la RAM en un ensemble de formalités

Gardez la réunion aussi simple que possible. Evitez le protocole et les formalités excessives. Si vous choisissez une secrétaire pendant une demi-heure, lisez l'ordre du jour et votez pour, gardez un protocole détaillé et tout ça, alors au milieu de l'opératrice vous entendrez un ronflement amical. Ne perdez pas de temps et lancez-vous tout de suite. Laissez les formalités aux réunions du conseil municipal et aux congrès du comité syndical.

Soyez un peu plus strict que d'habitude. Créez une petite barrière entre vous et vos subordonnés. Si, dans la situation actuelle, la subordination est souvent oubliée, cela ne devrait pas être fait lors d'une réunion. Mais n'allez pas trop loin. Lorsque le patron communique avec ses subordonnés sur « vous » et que les agents s'adressent à « vous », c'est au moins ridicule.

Félicitez vos subordonnés

Pendant la réunion n'oubliez pas de célébrer ceux qui ont fait du bon travail... Cela fonctionne mieux - cette fois. Une personne voit que ses mérites ne sont pas passés inaperçus - ce sont deux. Et pour d'autres, un bon exemple.

Savez-vous quelle est la plainte la plus courante parmi les subordonnés ? Personne n'aime ça quand le patron ne voit que des défauts. Une fois dans ma vie, je n'ai pas terminé le projet à temps - ils le remarqueront tout de suite. Et vous labourez d'aube en aube - personne ne le remarque et est tenu pour acquis.

Ne prenez pas ce chemin. Soyez juste - ce qui pourrait être plus facile. Nous l'avons bien fait et à temps - félicitations, si vous vous trompez, grondez. Ne faites pas d'exceptions. Pour punir - donc tout le monde, pas de favoris et de préjugés. Si pour la même infraction, l'un est privé du prix et que l'autre n'est même pas remarqué, cela signifie que quelque chose ne va pas ici. Les employés sont très sensibles à la discrimination et aux préjugés - et pas loin.

Donnez la parole à tout le monde

La réunion ne doit pas être un monologue du leader, peu importe à quel point il est bon orateur. Par conséquent, parlons toujours à tous ceux qui sont présents. C'est aussi simple que d'éplucher des poires : après chaque point de la réunion, demandez aux personnes présentes s'ils ont des questions ou des commentaires... En général, impliquez autant que possible les gens dans le processus. Apprenez-leur que des questions peuvent et doivent être posées.

S'il y a des nouveaux venus dans la réunion, accordez-leur un peu plus d'attention que les autres. peuvent avoir honte d'exprimer leur opinion. Et cela peut être très précieux - ces employés ont un regard neuf sur les choses, inaccessible à ceux qui sont en affaires depuis de nombreuses années. Contactez-les directement, disent-ils, et vous, Ivan Ivanovitch, qu'en pensez-vous ?

Faire des digressions lyriques

Si la réunion dure plus d'une demi-heure, il est logique de se laisser distraire plusieurs fois en cours de route. Pensez aux cours à l'université ou aux cours à l'école. Si l'enseignant écrit des intégrales au tableau pendant 45 minutes sans s'arrêter, une telle leçon devient ennuyeuse et inintéressante. Mais dès qu'il raconte une histoire de la vie ou fait juste quelques blagues, la conférence s'avère fascinante et passionnante. Les gens vont plus volontiers à ces cours, et même le matériel le plus difficile est mieux absorbé.

C'est la même chose avec les réunions opérationnelles. N'ayez pas peur de vous distraire un peu et de dire quelque chose au public sur des sujets abstraits. Une ou deux minutes de temps ne feront pas le temps, et le degré de formalité et de tension sera supprimé avec un bang.

Protocole de la réunion

Félicitations, vous avez eu une réunion. Nous avons parlé, réglé les questions, hoché la tête. Tout est super, tout est super. Pas vraiment cool et pas génial. Maintenant, le plus important est de consolider les résultats. Si tout reste dans les mots, soyez-en sûr : les employés oublieront tout simplement la moitié des commandes. Ou faire semblant d'avoir oublié. Et puis ils se succèderont pour clarifier certaines questions. Et à quoi sert une telle réunion ?

Le résultat de la réunion devrait être le procès-verbal de la réunion opérationnelle. Il s'agit d'un document très important dans lequel tous les mouvements sont enregistrés. Voici ce qui doit être reflété dans le protocole :

1. La date de la réunion. En regardant le document, les employés doivent comprendre quand la réunion a eu lieu et peuvent naviguer dans les délais. Mieux encore, laissez les papas commencer et conservez tous les protocoles en eux. Cela peut se faire par voie électronique.
2. Liste des tâches. Le point le plus important. Toutes les instructions doivent être formulées clairement et, surtout, sans ambiguïté. N'oubliez pas qu'une commande qui peut être mal comprise sera mal comprise.
3. Liste des personnes responsables. Il est préférable d'établir un protocole sous forme de plaquette, où le ou les prénoms des salariés chargés de leur mise en œuvre seront indiqués en face de chaque tâche.
4. La date limite de la mission. Dans le même tableau, en face du nom de l'employé, indiquer la date à laquelle la commande doit être complétée. Ne mettez jamais de date limite. Si un mois est accordé pour terminer les travaux, indiquez 3 semaines dans le protocole. Cela disciplinera l'employé et vous donnera, ainsi qu'à lui, le temps de manœuvrer.
5. Signatures des participants à la réunion. La signature est une garantie que la personne connaît le document. Assurez-vous de recueillir des autographes de toutes les personnes présentes et à qui des tâches ont été assignées.

Afin de ne pas se laisser distraire, de garder le protocole inviter un assistant - le laisser exercer les fonctions d'un secrétaire... Écrit les tâches, indique qui est en charge et capture tout ce qui est dit par les participants au mouvement. C'est si la réunion est volumineuse et il y a beaucoup de tâches. Si 3 à 5 personnes viennent pendant 10 minutes, faites-le vous-même et vous n'avez pas besoin d'assistant. Prenez une feuille de papier ou un cahier et prenez des notes. Ensuite, arrangez tout comme il se doit. Vous pouvez ouvrir l'ordinateur portable et tout faire dans la plaque Excel - car c'est pratique pour tout le monde.

Distribuez des copies du procès-verbal à tous les subordonnés, de préférence sous forme papier. Laissez-les accrocher dans leur bureau et laissez-vous inspirer. Ne laissez pas l'exécution des courses suivre son cours. Revenez parfois vérifier comment vos commandes sont exécutées et s'il y a des difficultés. Il arrive que le travail, pour une raison quelconque, cale, mais les employés ne le signalent pas.

Résumons

Un atelier est un outil de communication très efficace lorsqu'il est utilisé correctement. Faites-en un système et vous sentirez très vite le résultat. Et en même temps, apprenez l'art de parler en public. Nous vous souhaitons plein succès !

Marc Fedin, Président de BKG Management Consulting

Les réunions sont irremplaçables si vous choisissez de ne rien faire.

John Kenneth Galbraith

Parmi les différents types d'activités du leader, la plus grande partie du temps, et avec une pause du reste du travail, est consommée par les réunions. Les enquêtes montrent que les managers, selon le niveau de management, passent jusqu'à 80 % de leur temps à des conférences et des réunions. Il n'y a pratiquement aucun autre type d'activité qui ferait perdre autant de temps à autant de personnes en même temps, que lors de réunions !

Les raisons pour lesquelles ces « rassemblements » gaspillent tant de temps et d'argent sont simplement que de nombreuses réunions sont mal préparées et organisées, mal conduites et mal résumées. Dans la plupart des cas, les réunions prennent trop de temps et sont souvent même complètement inutiles.

J'espère que ce matériel vous aidera à préparer et à diriger rationnellement la réunion et à résumer ses résultats.

Types et objectifs de réunion

Il existe plusieurs types de réunions de base, et chacun a un objectif différent. Bien entendu, les réunions peuvent avoir plusieurs objectifs. Une réunion du personnel, par exemple, sert souvent à la fois à échanger des informations et à résoudre des problèmes mineurs. Mais qu'il s'agisse d'une ou de plusieurs raisons, il y a une raison pour laquelle la réunion a été convoquée.

Au cours d'une réunion visant à Solution, les participants identifient d'abord le problème puis élaborent une solution. Lors d'une réunion organisée pour la prise de décision le groupe choisit une solution à mettre en œuvre. Afin d'avoir une réunion réussie, le groupe doit s'entendre sur un processus de prise de décision : la décision sera-t-elle unanime, sera-t-elle prise par un vote, ou sur la base des opinions des individus ? Il y a aussi des réunions pour échange de vues, rapports, commentaires... Le statut de la réunion est important pour l'équipe car elle doit s'y préparer.

Vous pouvez convoquer une réunion, lorsque:

vous avez besoin d'informations ou de conseils du groupe ;


souhaitent que l'équipe participe à la prise de décision ou à la discussion d'un problème ;


vous êtes confronté à un problème qui nécessite une réflexion sous différents angles ;


estimez que vous devez expliquer clairement les responsabilités pour résoudre le problème ou le problème ;


considérer que le groupe ressent le besoin d'une telle rencontre.

Mieux vaut ne PAS convoquer une réunion, si:

vous n'avez pas le temps de vous préparer ;


vous pensez qu'il est préférable d'utiliser une méthode différente, telle qu'une note, un e-mail, un appel téléphonique ;


le problème a déjà été résolu ;


la question n'est pas assez importante pour y perdre du temps ;


il faut du temps au groupe pour découvrir la source du conflit ou de la frustration.

Annoncez que la réunion commencera à 14h00 et qu'elle ne commencera pas avant 14h10. Planifiez une réunion à 10h13 et les employés vous prendront littéralement.

Cyrel Northcote Parkinson

Préparation de la réunion

Commencez votre préparation en définissant les objectifs de la réunion. Il peut s'agir d'informations, de définitions de problèmes, de nouvelles idées, de définitions directionnelles, de définitions de responsabilités ou d'une combinaison de ces facteurs. Avec des objectifs précis à l'esprit, déterminez à qui vous demanderez de venir à la réunion et comment vous la conduirez.

Inviter des personnes à la réunion, qui:

prendre des décisions clés sur les questions qui seront soulevées lors de la réunion ;


peut être utile; participera à la résolution des problèmes qui seront soulevés lors de la réunion;


de par la nature de son travail, il doit prendre connaissance des informations que vous lui fournissez lors de l'entretien ;


exécutera les décisions prises.

N'invitez à la réunion que des personnes qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs, en vous assurant de proposer des points de vue différents. Vous pouvez augmenter vos chances de succès en invitant des acteurs clés. Pour ce faire, invitez-les en personne ou planifiez une réunion en fonction de leur emploi du temps. Donnez-leur un rôle actif dans la réunion ou soulignez l'importance de leur présence.

Ce n'est qu'en séparant les contraintes réelles des dangers potentiels que vous pourrez diriger correctement votre équipe. Pour les groupes de plus de quatre personnes, le niveau de structure doit être plus élevé. Si vous souhaitez que tout le monde participe à ce processus, divisez la grande réunion en sous-groupes à des intervalles de temps spécifiques.

Si possible, élaborez un ordre du jour avant la réunion. Utilisez la liste suivante pour cela :

le but ultime de la réunion ;


résultat souhaité;


date, heure et lieu de la réunion;


qui convoque la réunion ;


quelle équipe sera convoquée, les noms des participants ;


les rôles des participants;


y a-t-il quelque chose d'inhabituel dans le format de la réunion ;


y a-t-il des participants extérieurs, leurs noms et rôles ;


la personne responsable de la répartition du temps et du respect des points à l'ordre du jour ;


durée de la réunion;


préparation nécessaire.

N'incluez que les points de discussion qui peuvent réellement être traités au cours de la période spécifiée. Il vaut mieux sous-estimer que surestimer le nombre de questions auxquelles le groupe peut répondre. Essayez également d'organiser les moments de la journée dans un tel ordre pour que la réunion continue de se dérouler. Les questions devraient couler les unes des autres. Séparez la communication de la prise de décision et de la résolution de problèmes. Commencez par des questions plus faciles, puis passez aux questions difficiles, mais n'évitez pas les questions difficiles. Veillez à laisser du temps pour les questions les plus importantes. Pendant les longues réunions, essayez d'aborder les problèmes difficiles avant que les participants ne soient fatigués. Divisez les questions difficiles en morceaux.

Combien de temps la réunion doit-elle durer ? Cela dépend des objectifs et de l'agenda. La durée moyenne d'une réunion est de trente minutes à deux heures, généralement la plus courte sera la meilleure.

Atteindre les objectifs permet également de définir locaux et mobilier... Demande toi:

Quelle doit être la taille de la pièce et de quel équipement avez-vous besoin pour atteindre vos objectifs ? Par exemple, vous souhaitez effectuer un échange gratuit d'informations dans un cadre informel et pour cela, vous avez besoin du mobilier approprié.


De quel équipement - téléphones, projecteurs, tableaux blancs, etc. - avez-vous besoin ?

Lors de la préparation d'une réunion, assurez-vous d'attribuer les rôles et les responsabilités. Une personne peut jouer plusieurs rôles au cours de la réunion. Les rôles principaux sont : leader- il peut ou non conduire la réunion, mais il en déterminera l'objet, les difficultés rencontrées et l'étendue des pouvoirs, ainsi que la responsabilité d'en résumer les résultats. Médiateur dirige la discussion - étapes de la définition du problème et de la prise de décision. Peut prendre la responsabilité de la logistique avant et après la réunion. secrétaire identifie les points clés, les idées et les solutions qui résultent de la réunion. Prend également des notes pendant et après la réunion. Assistants- des participants qui mettent activement en avant des idées et ne permettent pas à la discussion de s'écarter du bon chemin. Expert agit à ce titre, si nécessaire. S'il n'est pas un membre permanent de l'équipe, il ne peut pas être impliqué dans d'autres aspects de la réunion. En parlant d'experts. Définissez leur rôle et dites-leur clairement ce que vous attendez d'eux. Prévenez-les qu'ils ne participent peut-être pas à d'autres aspects de la réunion. Après avoir déterminé le but de la réunion et les personnes qui seront invitées, réfléchissez au lieu et à la durée de la réunion, attribuez les rôles, les responsabilités et élaborez un ordre du jour.

Comment préparer la rencontre ? Rassemblez les documents et les données requis. Parlez aux participants, demandez leur avis, définissez les objectifs qu'ils souhaitent atteindre, faites-leur savoir que vous êtes intéressé par leurs idées. Expliquez clairement que les participants doivent également se préparer pour la réunion. Élaborez un programme, y compris un objectif, une liste des résultats souhaités et le temps de discuter de chaque problème. Partagez des informations, surtout si cela aide à raccourcir la réunion.

Comment les équipes développent la solution. Certains groupes prennent des décisions en votant. D'autres ont besoin d'un consensus : tous les participants à la réunion soutiennent la décision, même s'ils sont en désaccord avec elle. Dans certains groupes, la décision est prise par le leader. Chaque approche a ses propres avantages et inconvénients.

Consensus signifie que tout le monde comprend, peut soutenir et aider à mettre en œuvre la décision, mais les participants individuels à la réunion peuvent avoir l'impression que certains problèmes n'ont pas été résolus. Un consensus sincère est atteint lorsque tous les participants sont d'accord. Quelles sont ses caractéristiques distinctives ? Un exemple est les commentaires suivants. "J'avais ma propre opinion sur la question A, mais je pense que c'est la meilleure option." « Je n'ai pas tout de suite été d'accord avec la formulation « A », mais je pense qu'elle conviendra à tout." difficile à réaliser, cela prend du temps, mais néanmoins, il est recommandé si le changement requis nécessite une compréhension de toutes les parties, ou si le groupe est assez expérimenté pour prendre ce genre de décision.

Les gens sont plus disposés à prendre une décision prise par consensus. Mais le processus nécessite souvent une position de repli - des alternatives au cas où un consensus n'est pas atteint dans un certain laps de temps. Ainsi, le consensus n'est pas typique pour les situations dans lesquelles une décision urgente est requise ou dans les cas où seul le leader est responsable de la décision.

La décision du chef- C'est le moyen le plus efficace dans un laps de temps limité. Un exemple serait un leader annonçant une décision et clôturant une réunion. Il est important que tous les participants entendent que leurs points de vue sont entendus. Si le temps le permet pour la consultation avec d'autres, le leader peut considérer les opinions individuelles - la manière la plus appropriée si l'opinion d'un expert est requise ou si quelques privilégiés représentent le point de vue des actionnaires. En outre, le leader peut convoquer une réunion pour recueillir des opinions - cela est recommandé lorsque la décision est importante pour de nombreuses personnes, lorsqu'il existe une opportunité de créer une activité commune et une base commune pour la mise en œuvre.

La durée du débat est inversement proportionnelle à la complexité du sujet traité. Si le sujet est simple et clair pour tout le monde, le débat peut durer presque indéfiniment.

Robert Knowles

Mener une réunion

Des directives simples peuvent vous aider à éviter les problèmes courants qui font des réunions un cauchemar. Et ce sera une reconnaissance de vos compétences en réunion. Commencez votre réunion à l'heure. Menez une courte discussion d'introduction pour vous assurer que le groupe est clair sur l'ordre du jour, les objectifs et les résultats souhaités - faites les ajustements nécessaires. Si votre agenda n'est pas prêt, préparez-le sur le pouce.

Comment établir un ordre du jour s'il n'est pas préparé à l'avance. Demandez aux participants de suggérer des questions qui nécessitent une discussion. Quels sont les résultats souhaités de la discussion et combien de temps cela prendra-t-il ? Faites un ordre du jour basé sur les questions suggérées. Si vous devez raccourcir l'ordre du jour, posez les questions qui peuvent attendre la prochaine réunion. Passez en revue les règles de base, les principes de conduite d'une réunion constructive, avec lesquels tous les participants seront d'accord.

Que devraient inclure les règles de base?

Respect d'une heure précise.


Accord sur qui peut compléter l'ordre du jour.


Accord sur la façon dont les décisions seront prises.


Délai pour prendre une décision. Si vous souhaitez augmenter cette limite lors de la discussion, vous devez demander l'accord du groupe.


Une définition claire des limites qui existent pour chaque problème. Par exemple, les décisions des cadres supérieurs ou les restrictions imposées par la politique ou le budget de l'entreprise, qui peuvent restreindre le choix des alternatives.

Déterminer une personne pour chaque question qui prendra une décision.


Merci d'être plus ouvert aux idées. Pour vous assurer que tous les points de vue sont pris en compte, demandez à quelqu'un d'exprimer et de défendre son point de vue. Demandez : « Que peut-on manquer ? Qui n'a pas parlé ?" Si le groupe est grand, divisez-le en deux ou trois personnes et demandez à faire un rapport. Prenez votre temps pour voter et prendre une décision. Faites le tour de la pièce et demandez à chacun son avis. Tous les points de vue sont importants, mais pas les mêmes. Combien de temps un participant senior devrait-il avoir la parole ? Cela dépend de l'objet de la réunion. Peut-être qu'il devrait commencer par se fixer des objectifs et une direction. Ou, si ceux dont l'opinion est nécessaire se sont déjà exprimés et que les plus jeunes de l'équipe se taisent, vous pouvez lui demander de prendre la parole. Même si vous êtes intéressé par l'opinion de tout le monde, vous ne devez pas laisser la discussion s'égarer. Pour ce faire, résumez souvent les sous-totaux à l'aide de l'ordre du jour et des idées au tableau, et annoncez la transition d'un point de l'ordre du jour au suivant.


Accord sur la façon de résoudre les conflits.


Accord sur la façon de résumer.

Les règles de base convenues stimuleront la participation à la discussion. Vous agissez en tant que leader et en tant que médiateur qui permet aux gens de s'exprimer. Gardez une trace de la façon dont vous participez à la discussion, assurez-vous de ne pas dominer. Donnez l'occasion de parler pour les indécis et les timides. Assurez-vous que personne n'interrompt l'orateur ou ne domine la discussion. Maintenir une attitude positive envers les points de vue exprimés. Intervenir si un participant commence à critiquer le point de vue de l'autre. Mettez l'accent sur ce qui a déjà été convenu, ne laissez pas revenir sur les problèmes qui ont déjà été résolus.

Écrivez au tableau, notez les suggestions faites. Cela vous aidera à vous en tenir aux questions clés. Enregistrez vos notes pour la réunion interne. Acceptez toutes les idées pendant votre session de brainstorming. Marquez ensuite celles que le groupe a approuvées, acceptées comme priorités et discutez des solutions. Notez séparément les questions que vous examinerez après la réunion.

Si vous ressentez un intérêt intense pour une question, écoutez attentivement toutes les opinions. D'un coup d'œil, d'un hochement de tête ou de mots, confirmez que vous écoutez: "Écoutons d'abord Anna Viktorovna, puis Denis Stanislavovich, puis Marina Vasilievna."

La discussion prolongée signifie que les deux parties ont tort.

Voltaire

Les problèmes arrivent même dans les bonnes réunions.

Même si vous suivez les directives ci-dessus, des problèmes surgiront inévitablement. Aux points critiques, le groupe « restera bloqué » et restera silencieux. Malheureusement, il y a parfois des conflits ouverts. Vous n'avez pas besoin de perdre votre sang-froid, surtout si vous êtes armé de techniques spéciales. Mais même si vous intervenez dans le conflit, vous devez en déterminer la cause, pour cela, vous devez écouter attentivement.

Lorsque vous écoutez un autre participant, faites attention aux questions suivantes : Que décrit-il ? Comment se sent-il? Sur quoi insiste-t-il ? Qu'est-ce qui l'intéresse ? Quels mots, métaphores et images utilise-t-il ? Qu'est-ce que le langage corporel ? En fonction des résultats de vos observations, vous résoudrez le conflit à l'aide de techniques spéciales.

Si le groupe est confus. Demandez ce qui se passe. Rappelez quel point de l'ordre du jour vous envisagez et à quelles fins (montrez le tableau). Retirez l'obstacle si possible. Si le groupe est confus en raison d'un manque d'informations ou d'une tâche peu claire, aidez-le. Demandez au groupe s'il a besoin de passer à autre chose ou s'il y a un aspect qui n'a pas été touché. Faites une courte pause, réorganisez la question plus bas dans l'ordre du jour ou discutez-en lors d'une autre réunion.

Si le groupe est silencieux. Permettez-moi de me taire une minute. Essayez de comprendre ce qui se passe, ce que les gens pensent. Demandez si vous avez besoin de clarifier quelque chose. Peut-être qu'un problème clé n'est pas clair et cela a conduit à la confusion. Ne vous précipitez pas pour combler le vide. Assurez-vous que votre comportement n'est pas le problème. Divisez-vous en petits groupes.

Si le groupe n'aborde pas le problème directement ou en discute un au détriment des autres peut-être que les participants évitent une question. Cependant, vous devriez demander aux participants de décrire le problème plus précisément, d'en clarifier les conséquences. N'oubliez pas que vous devriez être reconnaissant pour un point de vue différent du vôtre. Faites savoir au groupe à quel point il est important de considérer toutes les alternatives, les doutes et les questions dont vous ne voulez pas parler. Faites bien comprendre que vous encouragerez le premier orateur. Tenez votre promesse, sinon on ne vous fera plus confiance.

Si le groupe revient sur les points déjà discutés. Montrez la séquence de la discussion au tableau. Assurez-vous de bien comprendre l'idée. Demandez en pointant le tableau « Avez-vous quelque chose à ajouter ? »

Si une situation de conflit survient. Terminez le combat. Faites bien comprendre qu'il est préférable de laisser votre tempérament sortir de la salle de réunion. Rappelez-leur les codes de conduite convenus à l'avance. Concentrez-vous sur l'essence de l'idée ou de l'opinion, et non sur le comportement des participants. Demandez aux participants de rester positifs et de prêter plus d'attention au contenu de la question. Demandez à ne pas porter de jugements rapides. Si vous remarquez qu'un participant est trop sensible aux suggestions d'un autre, notez : « Nous n'évaluons pas les idées pour le moment. Je les écrirai pour en discuter plus tard. » Utilisez des questions d'approfondissement pour mettre les participants hors de danger.

En faisant taire la personne, vous n'avez pas encore convaincu.

Jean Morit

Rôles de direction supplémentaires

En plus de son propre rôle, le leader a également des fonctions supplémentaires. Observer- il doit s'assurer que l'ordre du jour est respecté, qu'il n'y a pas de domination, et à tous ceux qui veulent avoir la possibilité de s'exprimer. Défendez votre point de vue- il doit empêcher le consensus s'il considère que la décision est prématurée. Construire un consensus- désigner des points déjà convenus. Apporter un soutien- félicitez sincèrement les participants méritants. Désamorcer la situation- soulager les tensions et vous rappeler vos objectifs.

Comment mettre fin à une réunion

Savoir quand et comment mettre fin aux réunions peut aider les membres de l'équipe à accomplir les tâches qui leur sont assignées.

Quand terminer. Signes d'avertissement : Lors de la discussion du dernier problème, les participants ont des difficultés ou les participants commencent à quitter la réunion.

Ces deux signes indiquent que vous avez dépassé le délai. Ces directives vous aideront à éviter ce danger et à gagner la gratitude de vos collègues : Faites-vous la promesse de finir à temps. Gardez une trace du temps ou demandez à l'un des participants. Rappelez au groupe combien de temps il reste et combien de problèmes sont encore en suspens. Si le temps presse, hiérarchisez les tâches et reportez le reste. Si quelque chose doit être examiné plus attentivement, demandez si le groupe est prêt à dépasser le temps imparti ou à planifier une autre réunion.

S'il n'y a pas de signes avant-coureurs évidents, le point de départ de la réunion peut être lorsque tous les objectifs ont été atteints, ou lorsque les tentatives pour les atteindre se sont épuisées ou que le temps est écoulé.

Que faire pour terminer la réunion. Résumez les réalisations, les points clés, les décisions et expliquez comment ils seront présentés aux actionnaires. Clarifiez les prochaines étapes et soulignez leur importance. Insistez sur l'importance de tous les points de vue exprimés. Planifiez une autre réunion si nécessaire. Demandez au groupe d'évaluer la réunion et de fournir des idées sur ce qui pourrait être corrigé. Merci pour votre participation.

Bilan après la rencontre. Penser que le débriefing après une réunion peut être reporté est l'erreur la plus courante. Ceci est particulièrement gênant pour les actionnaires qui sont absents de l'assemblée. Les réunions dépourvues de la dernière étape, du plan d'action et de l'échange d'informations n'ont aucun sens.

Un plan d'action et de communication crée un sentiment d'exhaustivité. Il présente également les décisions clés aux actionnaires et contribue à garantir que tout le monde a le même message. Le plan doit comporter trois éléments clés : qui, qui et quand.

Quel genre les décisions étaient le résultat de la réunion, et quelles tâches devraient être accomplies à la suite de la réunion ?


Qui est responsable de ces missions ? Si les participants se sont portés volontaires pour les faire, alors ils sont plus susceptibles de terminer la tâche.


Lorsque tâches à accomplir? Expliquez clairement que les participants doivent prendre le programme au sérieux et terminer leurs devoirs à temps.

Après la réunion, envoyez le plan d'action et le plan de communication en conséquence et diffusez-les aux participants à la réunion. Ensuite, distribuez-le au personnel qui n'était pas présent à la réunion mais qui devrait être informé. Le plan d'action et la communication se feront plus efficacement si chacun a une bonne compréhension de ses responsabilités.

Qu'est-ce qui est inclus dans la notification finale? Il est préférable de se baser sur vos notes de tableau blanc et vos notes personnelles pendant la réunion. Il doit être rédigé d'une manière compréhensible pour une personne qui n'a pas assisté à la réunion. Il comprend les participants, les objectifs atteints, les principaux points de discussion, les décisions clés, le plan d'action, la date de la prochaine réunion ou récapitulation, et les remerciements à ceux qui ont participé.

Si la réunion visait à résoudre un problème, la notification finale comprend la définition du problème, la méthode d'analyse, les alternatives, les critères de décision, la décision, les prochaines étapes et les résultats attendus.

Comment savoir si la réunion a été efficace ? Vous pouvez juger par les résultats : avez-vous atteint vos objectifs ? Tous les participants requis étaient-ils présents ? Le groupe a-t-il bien fonctionné ?

Discussion du problème. Si les participants sont confrontés à un problème, posez-leur les questions suivantes dans l'ordre : Quelle est leur perception du problème ? Depuis combien de temps cela dure-t-il? Que se passe-t-il maintenant ? Donnez une définition du problème. Quelles en sont les raisons ? Quelles solutions existe-t-il ? Quels sont les bénéfices à en retirer ? Si le problème n'est pas résolu, quelles en seront les conséquences ? Quelle alternative choisir ? Quels sont les facteurs clés : le temps, les finances, etc. Convenez d'une alternative avec tout le monde.

Personne n'a jamais rien appris de la discussion.

Vaclav Havel

Quelques conseils

En préparation de la rencontre. N'invitez que les participants qui peuvent aider à atteindre l'objectif. N'oubliez pas qu'un grand groupe nécessite une structure claire. Choisissez un lieu de rencontre adapté et fournissez le matériel nécessaire. Préparez votre agenda. Une réunion sans ordre du jour peut être comparée à une expédition de recherche sans carte. Planifiez une réunion entre trente minutes et deux heures, et planifiez toujours moins de tâches que le groupe ne peut en gérer. Essayez de garder la réunion aussi courte que possible, dans la mesure où les objectifs à atteindre le permettent. Rassemblez toutes les informations dont vous avez besoin pour la réunion.


Lors de la tenue d'une réunion. Commencez toujours à l'heure. Commencez simplement. Un succès rapide entraîne souvent le succès de toute la réunion. Laissez les questions difficiles pour la fin de la réunion, mais assurez-vous d'avoir du temps pour elles. Minutes - écrivez tout. Appréciez la contribution de chacun. Essayez d'amener tout le monde à s'exprimer et soyez reconnaissant envers les personnes qui sont prêtes à s'exprimer sur une question difficile. Couvrir et résumer les étapes de la réunion.


Avec un comportement problématique.

• Les retardataires. Commencez toujours à l'heure. Pensez à ce qui motive et motive l'employé à se présenter à l'heure. Trouvez la personne à faire lors de cette rencontre. Après la réunion privée, demandez pourquoi il était en retard. Veuillez indiquer le coût par minute de cette réunion (gains des participants par minute plus frais généraux) et votre intention de la mener efficacement. Exprimez votre confiance dans une réunion réussie.
  

  Les participants partent avant la fin de la réunion. Découvrez pourquoi l'employé continue de partir avant la fin de la réunion. Au début de la réunion, demandez si tous les participants pourront rester jusqu'à l'heure fixée. Sinon, proposez de modifier la durée de la réunion.
  

  Les participants soulèvent constamment le même problème. Montrez que la question a déjà été écrite au tableau. Montrez d'un geste que vous comprenez ce qui les dérange. Considérez la question à la prochaine réunion.
  

  Des participants qui ridiculisent ou accusent les autres. Demandez quelles idées ils ont à offrir. Demandez de ne pas noter les idées proposées tant que tout le monde n'a pas exprimé son opinion. Rappelez l'accord et confirmez que l'évaluation aura lieu à une date ultérieure. Si quelqu'un fait des expressions telles que « C'est stupide » ou fait des gestes négatifs, vous pouvez dire : « Attendez. Toutes les idées ont la même valeur en ce moment. » Si les étapes ci-dessus ne vous aident pas, invitez le participant à quitter la réunion.
  

  Participants présentant des réponses non verbales destructrices. Demandez au participant ce qu'il veut réellement dire. Pendant la pause, expliquez avec tact que son comportement n'est pas acceptable. Si cela ne fonctionne pas, dites-lui sans ambages qu'il doit contrôler ses émotions.
  

  Les participants se sont livrés à des activités distraites pendant la réunion. Posez une question, dites-moi que vous voulez entendre l'opinion de cette personne en particulier. Parlez-lui pendant votre pause. Référez-vous aux règles de base lorsque vous commencez votre réunion.
  

  Chuchotement. Essayez de tout traduire en blague, demandez : « Est-ce qu'on vous dérange ? » Demandez aux participants s'ils souhaitent développer le sujet de leur conversation ou y mettre fin plus tard. Pendant votre pause, demandez quel est le problème.
  

  Certains membres essaient de dominer. Si vous êtes debout, approchez-vous de plus en plus d'eux. Remerciez-les pour leurs commentaires et contactez quelqu'un d'autre. Demandez au groupe d'inverser les rôles afin que les personnes timides puissent s'exprimer et que celles qui parlent trop se taisent. Si cela ne fonctionne pas, vous pouvez signaler directement qu'ils essaient de dominer. Si même cela ne fonctionne pas, demandez-leur de quitter la réunion. Si leur opinion est précieuse pour vous, essayez de l'obtenir après la réunion.
  

  Les participants attaquent le reste. Demandez quel est le problème, s'il n'est pas pertinent pour la réunion, demandez à le résoudre plus tard. Utilisez le tableau blanc pour vous concentrer sur le sujet de la discussion. Vous pouvez également écrire l'essence des revendications. Si cela ne fonctionne pas, demandez-leur de quitter la réunion. Si leur opinion est précieuse pour vous, essayez de l'obtenir après la réunion.
  

  Les participants remplissent une pensée pour les autres. Demandez-leur de laisser les autres parler. Demandez aux autres s'ils sont à l'aise avec ce que ces participants ont à dire.
  

  Des membres qui croient tout savoir. Reconnaître leur compétence. Demandez-leur d'être plus patients et d'écouter les opinions des autres.
  

  Les participants interrompent les autres.À la personne interrompue, vous pouvez dire « Continuez s'il vous plaît ». Au participant qui l'a interrompu, vous pouvez dire : « Laissez Paul finir ». Si vous savez lequel des participants interrompt habituellement les autres, demandez-leur, en dehors de la réunion, d'attendre qu'ils aient l'occasion d'exprimer leurs pensées.

Comment intervenir dans une situation critique. Posez la même question à la personne qui vous l'a adressée, faites bien comprendre que le leader n'a pas à répondre à toutes les questions. Si quelque chose ne fonctionne pas, demandez ce qui se passe, ne restez pas silencieux à ce sujet. Ne laissez pas la situation dégénérer en rappelant les règles de base et les conventions. Assurez-vous que tout le monde travaille au même rythme. Créez un environnement propice à la collaboration et aux idées créatives en répondant de manière neutre à un participant dont les idées ne sont pas pertinentes pour la discussion. Utilisez l'humour pour désamorcer la situation, mais ne faites pas de blagues qui pourraient offenser les autres participants.

Les conférences n'ont pas donné lieu à une seule grande pensée, mais un certain nombre d'idiotes ont été enterrées.

Francis Scott Fitzgerald

Liste de contrôle : Comment mener correctement une réunion

Majorité les managers passent la plupart de leur temps en réunion. Une réunion est un concept trop large, il peut s'agir d'une conversation avec un collègue et d'une grande conférence de presse à laquelle le chef d'entreprise est censé se présenter. Mais les règles d'une réunion réussie peuvent être appliquées dans n'importe quelle situation. Nous pouvons diviser cela en une phase de pré-réunion, de réunion et de post-réunion, car toutes les réunions impliquent une préparation, une exécution et un débriefing. Demande toi:

AVANT LA RÉUNION
1	Quels sont mes objectifs ? Espérez-vous obtenir des informations, prendre une décision ou rechercher de nouvelles idées ? Tout demande une préparation. Réfléchissez et écrivez une phrase ou deux décrivant le résultat souhaité de la réunion.
2	Ai-je besoin de cette réunion ? De nombreuses réunions créent plus de problèmes qu'elles n'en résolvent et sont une perte de temps. Les participants ont le sentiment de n'avoir rien accompli. Souvent, les problèmes ou les solutions discutés lors des réunions pourraient être résolus individuellement ou par les exécuteurs testamentaires sous forme d'ordre. Même des réunions programmées régulièrement si le responsable pense que le temps des participants peut être utilement consacré à d'autres questions.
3	Ai-je fourni aux participants un ordre du jour clair ? Un agenda n'est pas seulement une question de préparation, il vous aide à établir l'ordre des discussions qui vous permettra le mieux d'atteindre vos objectifs. Parfois, il est préférable de s'attaquer d'abord aux problèmes difficiles, surtout s'ils nécessitent un esprit neuf. Parfois, il vaut mieux les laisser à la fin de la discussion.
4	Ai-je identifié les chiffres clés ? En général, on peut dire que les gens sérieux n'aiment pas les surprises. S'ils se sentent coincés, il est peu probable qu'ils veuillent coopérer avec vous. Parler face à face avant la réunion peut vous obliger à repenser votre agenda ou à renforcer vos convictions.
5	Ai-je fourni suffisamment d'informations aux participants à l'avance ? Il faut souvent beaucoup de temps pour « bercer » les gens. Si tout le monde se base sur les mêmes informations, le groupe est plus susceptible de parvenir à un consensus et de prendre une décision.
6	Ai-je pensé aux objections possibles ? Essayez de ne pas tomber dans le piège si un problème important est soulevé auquel vous n'avez pas pensé. Souvent, interviewer les participants avant une réunion peut aider à éviter ce problème. Si vous savez que certains participants vont s'opposer à quelque chose à vos objectifs et propositions, soyez prêt à prouver que vous avez anticipé ce genre d'objection et expliquez pourquoi votre proposition est plus acceptable.
7	Ai-je le meilleur support ? Avant de préparer la réunion, assurez-vous que vos supérieurs appuient vos suggestions.
PENDANT LA RÉUNION
8	Résumez les résultats intermédiaires. Résumer les résultats aidera à minimiser la dérive et le raisonnement abstrait.
9	Que chacun ait son mot à dire. Même si les participants à la réunion ont un statut différent dans l'organisation, montrez que vous appréciez l'opinion de chacun. Demandez l'avis de ceux qui n'ont pas pris la parole. Chacun doit contribuer à l'issue de la réunion.
10	Ne laissez personne dominer la réunion et faire des discours longs ou hors de propos. Bloquez si quelqu'un essaie de s'écarter du sujet ou d'agir selon son propre ordre du jour. Remettez la discussion sur les rails avec tact, si nécessaire, soyez dur. Le reste des participants vous en sera reconnaissant.
11	Préparez-vous à apprendre. Quel que soit le soin avec lequel vous vous préparez pour la réunion, de nouvelles informations peuvent changer vos plans. Vous gagnerez le respect de votre équipe si vous pouvez prouver que vous pouvez travailler de manière flexible.
12	Décidez de chaque élément dès que vous sentez un consensus imminent. Personne ne veut perdre plus de temps à résoudre un problème, et la plupart des participants seront reconnaissants envers le leader qui prend la décision et passe à d'autres problèmes.
13	À la fin de la réunion, résumez les objectifs atteints par le groupe. Cela ressemblera à ceci : "Nous avons résolu les questions A, B et C, mais nous devons penser à X, Y, Z." Ainsi, les participants sentiront qu'ils n'ont pas travaillé en vain et sauront ce qu'on attend d'eux. Vous pouvez également créer un ordre du jour efficace pour votre prochaine réunion. Il est préférable de terminer la réunion avant plutôt qu'après la date d'échéance. Le travail le plus productif se poursuit pendant deux heures.
APRÈS LA RÉUNION
14	Résumez rapidement. Cela rappellera aux participants quelles décisions ont été prises.
15	Organisez une réunion avec les participants dont les points de vue n'ont pas été pris en compte. Cette réunion vous fournira non seulement un retour d'information, mais évitera également les conflits avec les personnes qui peuvent vous apporter un soutien.
16	Envoi d'une notification finale sur d'autres actions. Ce sera un plan d'action pour l'avenir. Les participants qui restent insatisfaits du résultat de la réunion peuvent s'assurer que leurs points de vue seront pris en compte à l'avenir.
17	Fournir les ressources promises. Les participants à la réunion seront déçus s'ils n'ont pas les moyens d'accomplir les tâches qu'ils ont reçues lors de la réunion. Si vous n'êtes pas en mesure de fournir ces fonds pour le moment, veuillez expliquer pourquoi.
18	Les décisions prises au cours de la réunion doivent être mises en œuvre le plus rapidement possible. Ce sera la preuve de l'efficacité de la réunion. Après tout, les gens ne sont pas jugés par des mots, mais par des actes.

Vous pouvez utiliser ces formulaires pour conduire la réunion, en choisissant celui que vous préférez pour chaque étape.

LISTE DE CONTRLE POUR LA PLANIFICATION DES RÉUNIONS
	Tu?	Oui	Pas	Remarques (modifier)
1	Avez-vous identifié la raison de la réunion?
2	Avez-vous fixé les objectifs de la réunion?
3	Avez-vous sélectionné les participants et attribué les rôles ?
4	Avez-vous identifié un processus de prise de décision (par ex. chef de groupe, membres, autre responsable) ?
5	Avez-vous décidé quand et où tenir la réunion et vous êtes-vous assuré de la disponibilité des locaux ?
6	Vous êtes convaincu de la disponibilité des équipements ?
7	Les participants ont-ils informé où et quand la réunion aura lieu ?
8	Avez-vous préparé un ordre du jour avec une raison et des objectifs pour la réunion?
9	Avez-vous envoyé l'ordre du jour à tous les participants et actionnaires?
10	Avez-vous remis l'ordre du jour définitif aux participants ?
11	Informer les participants des problèmes qui nécessitent une préparation ?
12	Êtes-vous sûr que tous les invités pourront y assister ?
13	Préparé (document, tableau blanc.) ?

ORDRE DU JOUR
Thème de la réunion :
Date et l'heure:
Lieu:
Participants :
Cause:
Buts:
Paragraphe	Qui	Temps alloué à la discussion

Commencez à remplir le formulaire suivant lors de la réunion pour enregistrer la séquence des discussions et des décisions prises. Après la réunion, documentez-le soigneusement et distribuez-le aux participants à la réunion et aux autres parties prenantes.

PLAN D'ACTION ET ÉCHANGE D'INFORMATIONS
Thème de la réunion :
Participants :
Cause:
Buts:
Ordre du jour. Paragraphe 1:
Alternatives / Suggestions :
Solutions ou recommandations :
Ordre du jour. Point 2 :
Alternatives / Suggestions :
Solutions ou recommandations :
Ordre du jour. Point 3 :
Alternatives / Suggestions :
Solutions ou recommandations :
Actions
Exercer	Responsable de l'exécution	Date

1 -1

PROCÈS-VERBAL FINAL DE LA RÉUNION
Subdivision, département		Date
Sujet:	Emplacement: Durée (de - à) :

Dans cet article, nous continuerons le sujet populaire de la réunion efficace décrit.

Examinons en détail ce que sont les procès-verbaux de la réunion, pourquoi ils sont nécessaires et comment sortir de la bureaucratie pour obtenir énergiquement des résultats.

Journalisation normale	Enregistrement parfait
Tout le monde écrit avec énergie différentes notes dans son agenda pendant la réunion.	Tout le monde est concentré sur un écran ou un tableau blanc qui est connecté en ligne
Chacun comprend différemment l'issue de la réunion	Tout le monde comprend également les résultats de la réunion, qui et quoi doit faire pour atteindre le résultat souhaité
Les participants repartent moins énergiques qu'ils ne sont venus à la réunion	Les participants quittent la réunion plus énergiques, concentrés sur des tâches spécifiques
Mise en œuvre facultative des décisions prises en réunion	L'obligation d'accomplir les tâches acceptées pour l'achèvement - après tout, tout le monde a vu et entendu que vous aviez promis d'achever la tâche à temps
Non-respect ou absence de l'ordre du jour de la réunion	Suivre l'agenda visuel de la réunion
Le procès-verbal convenu et signé de la réunion paraît au mieux le lendemain, et le plus souvent même plus tard.	Le procès-verbal est arrêté, imprimé et signé immédiatement à la fin de la réunion !
Il faut beaucoup de temps pour contrôler les décisions prises	Il faut un minimum de temps pour contrôler les décisions prises, car elles sont suivies dans le système de contrôle des tâches de l'entreprise

Une journalisation idéale peut être obtenue avec des feuilles de tableau à feuilles mobiles et des marqueurs ordinaires, ou avec des outils plus sophistiqués et modernes. L'essentiel est de suivre la bonne méthodologie et de suivre les règles du jeu.

Dans cet article, nous vous expliquerons les sept composants d'une journalisation parfaite des réunions avec notre modèle de journalisation des réunions MindJet Mind Manager dédié, développé à partir de plus de 100 projets terminés.

2. Sept morceaux d'un procès-verbal de réunion idéal

Le procès-verbal de réunion idéal ressemble à ceci : les procès-verbaux de réunion sont approuvés, imprimés et signés immédiatement lors de la réunion. Pendant que les participants se rendent de la salle de réunion à leur lieu de travail, des tâches leur sont assignées, et à leur arrivée sur le lieu de travail, ils doivent recevoir la version finale du protocole par e-mail, ainsi que les tâches qui leur sont assignées pour exécution dans le système de gestion des tâches de l'entreprise. Et c'est possible ! Voyons comment.

Afin d'obtenir un protocole convenu et des décisions attribuées, nous utiliserons un modèle spécial MindJet Mind Manager. Voilà à quoi il ressemble dans son intégralité.

Fig. 1. Vue générale du modèle MindJet pour la journalisation en ligne

Nous vous recommandons de le compléter progressivement au cours de la rencontre. Nous avons construit ce modèle au fil des ans à partir de nos projets pour introduire une forte culture de réunion dans un large éventail d'entreprises. Laissez-nous vous présenter ce modèle plus en détail.

2.1. Suivez les heures de début et de fin des réunions De nombreuses réunions commencent et se terminent au mauvais moment. Une façon de lutter contre cela est de suivre et d'enregistrer les heures de début et de fin de la réunion. Suivant le principe simple « Si vous mesurez, alors vous contrôlez » :

Figure 2. Entrez les détails de l'organisation

Nous vous recommandons également d'enregistrer dans un fil de discussion séparé ceux qui sont en retard pour la réunion afin que tout le monde puisse le voir. L'effet est tout simplement magique : personne ne veut être identifié comme un retardataire. Et vous pourrez alors résumer les statistiques et afficher la note des plus souvent en retard.

2.2. Spécifier et attribuer les rôles des participants à la réunion

Les outils les plus efficients et efficaces sont souvent les plus simples. Étonnamment, mais vrai : les participants à la plupart des réunions ne comprennent pas pleinement les rôles des participants, qui et quoi d'entre eux doivent faire pour mener efficacement la réunion et atteindre le résultat.

Figure 3. Répartir les rôles des participants

• Le président de séance est responsable de la mise en œuvre des règles établies pour la préparation et la conduite des séances. Cela dépend de lui si la réunion sera efficace et énergique.
• Le rapporteur de la réunion est responsable de la préparation et de la transmission de haute qualité et à l'avance des informations pertinentes pour les participants à la réunion.
• Participant à la réunion - responsable de l'auto-préparation et de la participation active à la réunion
• Secrétaire de réunion - responsable de l'enregistrement de la réunion.
• Energy Keeper - est responsable de l'énergie de la réunion. Si le bureau est étouffant, qu'il n'y a pas eu de pause depuis longtemps, que la dynamique globale est faible, alors le gardien de l'énergie doit arrêter la réunion et organiser un événement énergisant.
• Gardien de la connaissance - est responsable de l'enregistrement des informations afin qu'aucune pensée précieuse ne soit perdue. En règle générale, c'est cette personne qui indique au secrétaire que telle ou telle pensée doit être enregistrée.
• Context Keeper - Responsable de la tenue de l'ordre du jour de la réunion. Signaux à tous en cas de violation de l'ordre du jour de la réunion.
• Time Keeper - Responsable du respect des limites de temps de réunion. 2 minutes avant la fin de la discussion du problème, cela signale qu'il est temps de prendre une décision et de fixer le résultat.

2.3. Fixer des objectifs, façonner l'ordre du jour de la réunion

La plupart des réunions n'ont généralement pas d'ordre du jour écrit. Cela signifie que la plupart des participants ne comprennent pas du tout exactement pourquoi ils sont venus à la réunion. Cela entraîne une grande perte de temps au début de la réunion, pour l'inclusion de tous les participants

Figure 4. Pourquoi allons-nous?

Par conséquent, indiquez l'ordre du jour en remplissant le champ spécialement préparé du protocole MindJet Mind Manager. Nous recommandons également, conformément au principe spécifié à l'article 2.1., Pour conserver le chronométrage, combien de temps a été prévu pour le point de l'ordre du jour et combien de temps a été réellement consacré à celui-ci. Vous verrez qu'après 3-4 semaines de mesure ciblée, le pourcentage de réunions terminées à temps s'améliorera considérablement.

2.4. Correction des décisions

Les trois points suivants sont étroitement liés les uns aux autres. Il s'agit de l'issue de la réunion. En général, pourquoi les gens se réunissent-ils? Pour se mettre d'accord sur ce qu'il faut faire ensuite. Ces accords peuvent être de trois types :

• Des solutions qui concernent tout le monde
• Tâches attribuées à des intervenants spécifiques
• Questions qui ont été soulevées lors de la réunion, sur lesquelles il n'a pas été possible lors de la réunion d'arriver à une solution exacte ou à un problème spécifique. Cela se produit généralement lorsqu'un problème est soulevé en dehors de l'histoire de la réunion, ou lorsque le problème n'est pas suffisamment préparé pour prendre des décisions à ce sujet.

Alors les solutions.

Figure 5. Entrez le texte des solutions.

Les nouvelles réglementations, processus commerciaux, incitations, sanctions, informations et bien plus encore sont discutés lors de la réunion et doivent être enregistrés sous la forme d'une décision qui s'applique à toutes les personnes présentes à la réunion. Nous vous recommandons de consigner tout cela dans le bloc "Décisions prises".

2.5. Attribuer des tâches Comme l'a dit le sage Bismarck, si vous voulez qu'une tâche soit accomplie, une et une seule personne devrait être responsable de son exécution.

Pour ce faire, utilisez la section d'enregistrement des tâches, ainsi que l'onglet Infos sur la tâche à droite dans MindJet Mind Manager

Figure 6. Saisissez les tâches.

Il est important que la tâche ait un texte, un délai et un exécuteur responsable. Au fur et à mesure que ces champs sont remplis, les données s'affichent à l'écran et tous les participants à la réunion peuvent voir qui, pour quoi et quelle responsabilité ils assument.

2.6. Capturez les points de discussion plus tard

Puisque nous pensons de manière associative, toute réunion soulèvera sûrement des questions qui n'étaient pas prévues dans l'ordre du jour de la réunion. Si ces problèmes ne peuvent pas être résolus rapidement (par exemple, en utilisant la règle des « trois répliques »), nous leur recommandons de veiller à les enregistrer dans la section « Questions à discuter ultérieurement ».

Fig. 7. Notez les questions de discussion plus tard.

Il est très important de régler ces questions. D'abord, les participants verront que la question n'est pas perdue et sera certainement soulevée plus tard. Deuxièmement, cela vous permettra de passer à une question de l'ordre du jour. Troisièmement, le rituel même de la fixation de la question vous permet de passer du sujet discuté à un autre. Si vous ne le résolvez pas, tout le monde réfléchira mentalement au problème non résolu.

2.7. Mettez-vous d'accord sur les décisions de la réunion, imprimez et signez le procès-verbal ! Attribuer des tâches dans le système de contrôle des tâches (Microsoft Outlook)

Et le plus important. À la fin de la réunion, lorsque l'ordre du jour a été discuté, que les décisions ont été prises, que les tâches ont été attribuées et que les sujets de discussion sont ensuite fixés, il est impératif de faire le point. C'est-à-dire encore une fois les décisions prises à partir du protocole. Après cela, en utilisant notre module complémentaire spécial de jeu de règles pour le programme MindJet Mind Manager, cliquez sur le bouton « Générer le protocole »

Riz. 8. Exportez les solutions vers le protocole Microsoft Word et attribuez des tâches à Microsoft Outlook

Et vous recevrez le procès-verbal de la réunion, qui pourra être envoyé à la presse et signé par les participants dès la réunion !

Riz. 9. Un exemple du protocole MicrosoftWord reçu automatiquement.

Et une fois le procès-verbal signé, la réunion est terminée et tous les participants se sont rendus sur leur lieu de travail, utilisez une autre fonctionnalité de notre programme : attribuez toutes les tâches en 5 secondes à l'aide du système de contrôle des tâches de l'entreprise Outlook ! Pour cela, cliquez sur le bouton de notre programme « Attribuer les commandes ».

10. Tâches Outlook récupérées automatiquement à partir du programme de journalisation en ligne.

Il vous suffit de vérifier à nouveau l'exactitude du libellé et de cliquer sur le bouton « Envoyer » dans chacune des tâches ! Et maintenant, chaque participant à la réunion, arrivé sur le lieu de travail, recevra un protocole convenu et des tâches assignées dans Microsoft Outlook !

3. Vous pouvez organiser vous-même la réunion parfaite avec notre modèle MindJet Mind Manager !

Nous vous proposons de télécharger gratuitement le modèle décrit ci-dessus, ainsi que la méthodologie de mise en place et d'utilisation ! Pour cela, il vous suffit de remplir le formulaire ci-dessous et nous vous enverrons le tout !

Ce modèle est configuré de manière à ce que vous puissiez en supprimer les blocs inutiles (par exemple, s'il n'y avait pas de questions de la catégorie "Questions à discuter plus tard" lors de la réunion) - il vous suffit de supprimer ce bloc, et dans la version finale du protocole de ce bloc, ce n'est tout simplement pas le cas.

Commentaires:

Avec l'aide de Mind Manager, nos réunions sont devenues plus efficaces en termes de paramètres de qualité et de temps passé. La structure claire fournie par les règles de la norme et la mise en œuvre technique sous la forme du modèle Mind Manager ont fait passer nos réunions à un autre niveau. Le procès-verbal agréé apparaît désormais immédiatement à la fin d'une réunion. Selon nos estimations, au moment de la fin du projet, le gain de temps dû à l'introduction du mind-management dans la conduite des réunions des instances collégiales s'élève à environ 2 heures par semaine.

Maxim Vladimirovich Baromensky, vice-président du directoire,

Banque de Moscou de la Sberbank de Russie

Les réunions prennent désormais des décisions concrètes avec des résultats et des délais mesurables, et attribuent des tâches aux intervenants dans Outlook dès la fin de la réunion. Les procès-verbaux de réunion sont automatiquement approuvés à la fin de la réunion. Une carte d'ensemble des problèmes abordés dans Mind Manager vous permet de ne pas vous écarter de l'ordre du jour et de prendre une décision spécifique sur un problème particulier. Grâce aux règles de planification et de préparation avancées dans Calendrier, nous commençons toujours les réunions à l'heure et finissons encore plus tôt que l'heure prévue !

V.V. SALMIN

PRÉSIDENT DE LA BANQUE BAIKAL

Nous attirons également votre attention sur le fait que bien que ce module complémentaire soit valable pour la version de MindJet MindManager 14.1. Pour les versions ultérieures, cet add-on n'est pas encore valide, mais nous pouvons l'adapter pour votre entreprise si vous nous envoyez une demande via le formulaire ci-dessous !

Enregistrez efficacement vos réunions !

Les affaires modernes sont impossibles sans divers types de négociations. Les réunions d'affaires sont l'occasion pour la direction de transmettre les principaux buts et objectifs à toutes les divisions structurelles à la fois, d'obtenir des commentaires et, sur la base des données reçues, d'ajuster le plan d'action de l'entreprise.

Les réunions sont une sorte d'outil de gestion d'entreprise qui doit constamment évaluer l'efficacité et analyser les résultats obtenus.

Communication d'entreprise, conversations d'affaires, réunions, négociations, discussions : comme forme de communication d'entreprise

La communication d'entreprise doit être distinguée de l'ordinaire, car la première poursuit un objectif spécifique et a une éthique de comportement stricte, et la seconde peut n'avoir aucun fondement ni raison.

Il existe de nombreuses formes de communication d'entreprise, les principales sont :

• conversations d'affaires - sont l'échange (ou le transfert à sens unique) d'informations sur des questions spécifiques du fonctionnement de l'entreprise. Cela peut être une communication directe ou médiatisée (en utilisant les technologies Internet, la téléphonie). Ce type de communication suppose sa poursuite sous forme de négociations ou de réunions ;
• réunions - une forme de communication à plus grande échelle, dans laquelle, en règle générale, les employés de l'entreprise (généralement les chefs de divisions structurelles) sont impliqués afin de résoudre les problèmes stratégiques de développement commercial ;
• négociations - ont un objectif spécifique et visent à discuter de questions importantes, à conclure des accords, des contrats, à signer des documents importants pour les deux parties ;
• discussions - une discussion ouverte sur des problèmes importants de l'entreprise, dont le principal outil est le «brainstorming» (génération d'idées par toutes les parties), à la suite de laquelle des approches non standard pour résoudre les problèmes peuvent survenir.

En plus des formulaires énumérés, il en existe un certain nombre : entretiens d'affaires, litiges, réunions, correspondance, présentations, conférences. Tous ont leurs spécificités, mais ils répondent aux mêmes règles d'éthique des affaires.

Réunions d'affaires : tâches, objectifs, sujets

Des réunions d'affaires sont organisées afin d'élaborer une solution spécifique à un problème ou à une tâche urgente. De plus, lors de réunions, les employés des services peuvent partager avec la direction leurs idées sur les solutions possibles à tout problème. Cette forme de communication vous permet de voir de manière globale la situation dans l'entreprise, ses forces et ses faiblesses, contribue à l'entrée de nouvelles personnes dans l'équipe, à leur connaissance de la culture d'entreprise et des normes adoptées dans l'organisation.

Les principaux buts et objectifs des réunions sont les suivants :

• maintenir la politique de l'entreprise, ainsi que son développement et sa communication à l'ensemble des salariés ;
• intégration des actions de tous les services et départements conformément à l'objectif stratégique de l'entreprise ;
• définir de nouvelles tâches et évaluer l'efficacité des campagnes déjà mises en œuvre ;
• solution des problèmes émergents.

Les sujets qui sont présents lors des réunions peuvent être complètement différents.

Dans la pratique russe, il est d'usage de tenir des réunions de planification au moins une fois par semaine. Ainsi, les chefs de service rendent compte du travail effectué au cours de la semaine et fixent des plans pour la prochaine (ou reçoivent des tâches à mettre en œuvre dans le cadre de la semaine de travail à venir).

La raison ou le thème d'une réunion ad hoc peut être une série de questions qui se posent en relation avec l'environnement externe dynamique et volatil dans lequel les entreprises doivent opérer.

Types, types et classification des réunions d'affaires

Les réunions d'affaires peuvent être différentes en termes de forme, de sujets et de personnes présentes.

Leur classification principale est présentée ci-dessous :

• en appartenant à un domaine particulier : réunions administratives (pour résoudre des problèmes problématiques), scientifiques (conférences, colloques, séminaires organisés et tenus pour résoudre des questions urgentes dans le domaine scientifique), politiques (congrès et réunions de membres de certains mouvements politiques) et mixtes les types;
• par l'ampleur et le nombre de participants : internationaux (avec la participation de partenaires étrangers, spécialistes, experts dans un domaine particulier), nationaux, régionaux, urbains ;
• sur le lieu de l'événement : rendez-vous hors site et locaux ;
• par la fréquence de tenue : réunions périodiques, permanentes.

En plus de la classification présentée, les réunions peuvent être divisées en problématiques, opérationnelles et instructives.

Les réunions problématiques visent à trouver la solution optimale aux problèmes dans un court laps de temps.

Les opérationnels (ou on les appelle aussi dispatching) visent à obtenir des données sur la position actuelle de l'entreprise. Toutes les informations des subordonnés sont accumulées par les chefs de département, puis transférées au directeur général de l'organisation. Ce sont des données sur la façon dont les plans ont été réalisés, les objectifs ont été atteints, les tâches ont été résolues. La principale différence entre ces réunions et toutes les autres est leur régularité, la constance de la liste des participants et l'absence éventuelle d'un ordre du jour de la réunion (c'est-à-dire son plan détaillé).

Les réunions d'instruction ont l'ordre inverse, contrairement aux salles de contrôle - toutes les informations dans un format directif vont de la tête aux subordonnés directs, puis sont transmises le long de la verticale du pouvoir dans l'organisation à des exécutants spécifiques de certaines tâches. Ces informations comprennent des ordres de gestion pouvant affecter le cours actuel des travaux de l'organisation, de nouvelles règles, des normes de comportement, des délais pour l'achèvement de tâches spécifiques.

Préparation, organisation et conduite de réunions d'affaires

Pour que la réunion soit efficace, il est nécessaire d'examiner attentivement ses principaux points : le but de la réunion, les tâches principales, les étapes de l'événement. Ce n'est qu'à ces conditions que le bénéfice de l'assemblée peut être obtenu.

Malheureusement, beaucoup d'entre eux ne sont organisés que parce que c'est tellement habituel dans l'environnement des affaires. Les réunions régulières et les réunions en début de semaine avec la direction sont devenues monnaie courante et sans signification dans de nombreuses entreprises.

Cependant, les grandes entreprises qui s'efforcent de se développer et de gagner de grandes parts de marché abordent cette question avec beaucoup de scrupules :

• la liste des participants à la réunion est déterminée ;
• pendant une longue période, son agenda se développe, dans lequel des ajustements sont apportés au fil du temps ;
• la priorité reste les tâches stratégiques, dont les chefs de division sont responsables.

Étapes et technologies de la conduite d'une réunion d'affaires

Chaque réunion comporte deux étapes principales : la préparation et la mise en œuvre directe.

Dans un premier temps, la pertinence de l'événement est déterminée, ses buts et objectifs sont fixés, une liste de participants est constituée, des rapports et des présentations sont préparés conformément à l'ordre du jour.

Sur le second - directement selon l'ordre du jour existant, sont abordés des sujets auxquels toutes les personnes présentes peuvent participer. En règle générale, la direction de l'entreprise préside la réunion et donne le ton, accorde le droit de parole et met fin à la discussion si elle a dépassé le cadre d'une discussion constructive.

En plus des étapes principales, la réunion peut comprendre une étape de prise de décision si elle implique la résolution d'un problème. Cela peut se faire par discussion ou vote.

Exemple de plan de réunion d'affaires

Avec un plan de réunion détaillé en main, vous pouvez être sûr qu'il sera efficace.

Un tel plan pourrait inclure :

• discours de bienvenue du chef - résumant les résultats pour un certain temps (trimestre, mois, semaine);
• couverture de la problématique, justification de sa pertinence pour l'entreprise ;
• organiser une séance de remue-méninges pour le résoudre ;
• évaluation de toutes les options disponibles ;
• accumulation d'options pour résoudre le problème;
• le vote ou une autre option pour prendre une décision sur l'utilisation d'outils spécifiques pour éliminer le problème ;
• détermination des limites de la solution du problème : termes, personnes responsables, méthodes.

Au cours de la réunion, il est important d'enregistrer ses principaux points afin de pouvoir revenir sur une question particulière et l'examiner plus en détail.

Rendez-vous d'affaires lors des salons et congrès de l'Expocentre

L'un des moyens efficaces de promouvoir les produits est la tenue de rendez-vous d'affaires dans le cadre d'expositions et de congrès organisés au parc des expositions Expocentre. Les réunions d'affaires de ce format sont quelque peu différentes des autres. Si, lors d'une réunion régulière, l'équipe de direction d'une entreprise se réunit, lors de l'exposition, tout fabricant a une occasion unique de résoudre de manière globale les problèmes de l'entreprise et d'inviter tous les fournisseurs et distributeurs de produits.

Salles spécialement équipées pour les négociations commerciales, les salles de congrès de l'Expocentre Fairgrounds sont conçues pour un nombre différent de personnes. Par conséquent, il n'y a aucun problème avec l'hébergement de tous les participants. En utilisant le système MatchMaking, vous pouvez organiser l'heure de la réunion à l'avance. La technique de présentation rendra la rencontre plus intense et plus complète.

Au cours de la réunion, le leader doit transmettre des informations utiles aux subordonnés et leur définir des tâches claires. Si tout est fait correctement, l'efficacité du travail augmentera, sinon l'ordre des réunions devra être révisé.

Tenez-vous souvent des réunions? À quelle fréquence vos employés obtiennent-ils quelque chose d'utile d'eux ? Comprennent-ils les buts et objectifs que vous leur avez fixés ?

Leur efficacité au travail s'améliore-t-elle après les séances de planification ? Recevez-vous des commentaires adéquats ? Si vous avez répondu « non » à au moins une question, alors vous devez apprendre à mener des réunions efficaces et à planifier des réunions afin de perdre un minimum de temps et d'en tirer le maximum d'avantages.

Réunion efficace

À l'aide de réunions, la communication est maintenue entre les différents services et au sein des services eux-mêmes, les décisions sont mises en œuvre et la motivation de chaque employé à effectuer son travail augmente. Mais seule une réunion efficace peut résoudre ces problèmes, alors vérifiez vous-même si vos réunions répondent aux critères suivants :

1. Respect du format... Il existe plusieurs types de réunions : réunion, planification et opérationnelle. Chacune de ces réunions a son propre objectif et a donc une durée différente. L'opératif est conçu pour résoudre le problème qui vient de se poser.

Cela dure généralement 5 à 10 minutes ; les personnes directement liées au problème se réunissent pour cela. La réunion a généralement lieu tous les matins et dure 25 à 30 minutes. Pendant ce temps, le responsable doit définir les tâches de la journée, obtenir des commentaires sur les résultats de la veille et ajuster les plans si nécessaire.

La réunion vise à trouver une solution à un problème mondial, former une nouvelle proposition pour son marché, développer un nouveau programme d'incitation, etc.

Souvent, les réunions sont divisées en deux étapes - la première a lieu le soir, au cours de laquelle les objectifs de la réunion sont fixés, les problèmes qui seront discutés sont décrits. Le matin, commence la deuxième étape, qui peut durer jusqu'à deux heures. Une réunion complète est de la pure créativité.

2. Spécification des tâches... Chaque réunion devrait avoir des tâches clairement définies qui sont annoncées aux participants à l'avance. Il est hautement indésirable de s'écarter de l'ordre du jour.

3. Des réglementations strictes... La réunion doit avoir une heure de début et de fin, que toutes les personnes invitées y aient ou non participé. Fixez des délais clairs, par exemple, terminez la discussion sur le point 1 de l'ordre du jour en 25 minutes.

Allouez un certain temps à chaque orateur - 5 minutes suffisent, cela apprendra aux gens à parler droit au but. Si vous entendez des conversations superflues ou des écarts par rapport au sujet, arrêtez ces tentatives, économisez votre temps.

4. Composition optimale... La réunion doit être suivie par les personnes concernées. Asseyez-vous et écoutez, n'invitez personne. Que chacun fasse son truc.

5. Un mot à tous... Chaque participant à la réunion devrait avoir la possibilité d'exprimer son opinion sur une question particulière. N'intervenez pas et, de plus, n'interrompez pas le discours de l'employé, même si cela va à l'encontre de votre point de vue. Avez-vous besoin d'un retour d'information adéquat ?

6. Tenue de dossiers... L'ordre du jour n'est pas le seul document contraignant de la réunion. Le procès-verbal, dans lequel sont consignés tous les points principaux, les employés qui se sont exprimés par ordre de priorité, leurs opinions sur une question particulière et, surtout, les résultats de la réunion, est un document très utile.

Assurez-vous d'envoyer une liste de diffusion aux participants à la réunion afin qu'ils l'aient toujours à portée de main pour clarifier tous les points. Cela facilitera le suivi de la mise en œuvre des tâches assignées et l'analyse des résultats obtenus. C'est le schéma « tâche - résultats - contrôle - tâche » qui rend les réunions les plus efficaces et concises.

7. Programme de la réunion... Chaque employé doit savoir quand il sera à nouveau invité dans la salle de réunion. La soudaineté n'aide pas du tout à organiser les réunions, les participants n'ont pas le temps de se préparer ou ne viennent pas du tout en raison de l'absence du bureau.

Si un problème survient soudainement et que vous décidez de convoquer un agent pour le résoudre, préparez-vous aux réponses « Je ne sais pas », « Je dois vérifier » et « Je vous ferai un rapport plus tard ».

Comment préparer et conduire une réunion efficace ?

Pour mener une réunion efficace, vous devez d'abord vous y préparer. Avant le début de la réunion, le leader doit clarifier les questions suivantes pour lui-même :

• quels objectifs sont poursuivis et quelles tâches la réunion résout.
• quel est le format de la réunion, quels sont les rôles des participants à la réunion. Les rôles des employés sont attribués à l'avance : il doit y avoir un président et un secrétaire. Déterminez également les heures exactes de début et de fin de la réunion.
• quelle est la structure de la réunion. Une structure typique ressemble à ceci :
• les salutations;
• annonce des objectifs de la réunion, des tâches définies, du format de la réunion ;
• discussion et analyse des problèmes existants;
• recevoir les commentaires des artistes interprètes ou exécutants ;
• analyse des résultats et définition des tâches pour un avenir proche ;
• résumer.
• quel est le programme de la réunion. Déterminez le moment exact pour travailler sur chaque point de l'ordre du jour, prévoyez du temps pour les pauses si la réunion va être longue.
• quels documents seront nécessaires. Préparez toutes les informations nécessaires qui intéresseront les participants, envoyez des documents afin qu'ils puissent être étudiés à l'avance.
• si une réunion est nécessaire. Avant d'envoyer des invitations à une réunion, vérifiez si cela est vraiment nécessaire.

Répondez vous-même aux questions suivantes :

• Avez-vous besoin de résoudre les tâches que vous vous êtes fixées aujourd'hui ?
• Que doivent retenir les participants de la réunion ?
• Comment leur travail devrait-il évoluer après la réunion ?
• Toutes les informations nécessaires ont-elles été collectées ? Obtenez-vous une réponse « Je ne sais pas » à une question ?
• Existe-t-il un autre moyen de résoudre le problème sans avoir de réunion ?

Rappelez-vous les règles simples pour des réunions efficaces, gardez le public concentré sur l'objectif principal, donnez à la discussion un ton positif ou neutre et encouragez-le à exprimer ses propres opinions.

Vous obtiendrez alors une augmentation de l'efficacité de vos employés tout en réduisant le temps perdu.